ZoneTechPhần mềm mã vạch quốc gia: khai báo và tra cứu mã trên cổng
“Phần mềm mã vạch quốc gia” thường là cách gọi chung của ba hệ thống. Cổng dịch vụ công quốc gia để xin cấp mã. Hệ thống VNPC để kê khai sản phẩm. Công cụ tra cứu để kiểm tra mã sau khi kê khai. Hồ sơ và phí thuộc bài thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm.
Mục lục
Phần mềm mã vạch quốc gia gồm những phần nào?
Có ba phần, do một cơ quan quản lý. Điều 24 Nghị định 37/2026/NĐ-CP giao Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cấp và quản lý mã số, mã vạch. Ủy ban cũng vận hành cơ sở dữ liệu mã số, mã vạch quốc gia. Cơ sở dữ liệu này là một phần của Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia.
| Hệ thống | Dùng để làm gì | Ai dùng |
|---|---|---|
| Cổng dịch vụ công quốc gia | Nộp hồ sơ xin cấp mã, nhận thông báo, nộp phí | Cơ sở xin mã |
| VNPC (vnpc.gs1.gov.vn) | Kê khai, cập nhật thông tin từng sản phẩm | Cơ sở đã được cấp mã |
| Công cụ tra cứu | Kiểm tra một mã có hợp lệ, của ai | Người mua, nhà bán lẻ, sàn |
Bước 1: xin cấp mã trên Cổng dịch vụ công quốc gia
Đây là cửa đầu tiên của phần mềm mã vạch quốc gia. Hồ sơ nộp trực tuyến, gồm tờ khai điện tử theo Mẫu số 5 Phụ lục VII. Có thể dùng tài khoản VNeID đã định danh. Giấy tờ chưa có trên VNeID thì tải bản điện tử lên (Thư Viện Pháp Luật).
Lúc khai, bạn chọn độ dài mã doanh nghiệp: 12, 10, 9, 8 hoặc 7 số. Hồ sơ thiếu được báo qua cổng trong 1 ngày làm việc. Hồ sơ đủ, đã nộp phí thì được cấp trong 7 ngày làm việc.
Bước 2: kê khai sản phẩm trên VNPC
VNPC là hệ thống kê khai sản phẩm tại vnpc.gs1.gov.vn, phần cơ sở dùng nhiều nhất trong phần mềm mã vạch quốc gia. Theo khoản 2 Điều 28 Nghị định 37/2026, thông tin phải kê khai vào đây trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Các bước dưới tổng hợp từ hướng dẫn của Kế toán Anpha. Giao diện có thể đổi theo thời gian.
- Vào VNPC, chọn “Đăng nhập”, dùng tài khoản mã số mã vạch đã được cấp.
- Bấm vào tên đơn vị ở góc phải, chọn “Quản trị doanh nghiệp”.
- Mở “Thông tin tài khoản”, đối chiếu tên, địa chỉ với giấy đăng ký kinh doanh.
- Chọn “Sản phẩm”, rồi “Thêm mới”, điền thông tin và bấm “Lưu”.
- Phát hành, công bố sản phẩm đã kê khai.
Thông tin tối thiểu cho mỗi sản phẩm
Điều 28 liệt kê 7 nhóm nội dung tối thiểu phải kê khai. Bảng dưới kèm ví dụ giả định cho một gói chè.
| Thông tin | Ví dụ giả định |
|---|---|
| Mã GTIN | Mã 13 số, bắt đầu bằng 893 và mã doanh nghiệp được cấp |
| Tên sản phẩm, nhãn hiệu | Chè móc câu túi 200 g |
| Mô tả sản phẩm | Chè búp sao khô, đóng túi zip |
| Nhóm sản phẩm | Chè, trà |
| Tên doanh nghiệp | Đúng tên trên giấy đăng ký |
| Thị trường mục tiêu | Việt Nam |
| Hình ảnh sản phẩm | Ảnh mặt trước bao bì thật |
GTIN là mã định danh thương phẩm, mỗi quy cách hàng có một mã riêng. Theo quy tắc GTIN của GS1, đổi khối lượng tịnh in trên bao bì thì cần GTIN mới. Túi 200 g và hộp 500 g là hai mã, hai lần kê khai.
Bước 3: tra cứu mã sau khi kê khai
Bước cuối của phần mềm mã vạch quốc gia là tra cứu. Scan and Check là ứng dụng được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng giới thiệu năm 2018. Ứng dụng cho người dùng quét mã và xem thông tin chủ mã đã kê khai (Tạp chí Công Thương). Ứng dụng có thể đã đổi tên hoặc giao diện, nên tải từ kho ứng dụng chính thức.
Sau khi kê khai trên phần mềm mã vạch quốc gia, hãy tự quét thử từng sản phẩm. Tên hiện ra phải khớp nhãn. Ảnh phải đúng bao bì đang bán.
Lỗi hay gặp khi dùng phần mềm mã vạch quốc gia
- Tên đơn vị trên VNPC khác tên trên giấy đăng ký kinh doanh mới.
- Dùng ảnh minh họa, không phải ảnh bao bì thật.
- Hai quy cách gói dùng chung một mã.
- Đổi bao bì, đổi trọng lượng nhưng không cập nhật thông tin.
- Cho xưởng gia công dùng mã mà không có văn bản ủy quyền.
Mục cuối là nghĩa vụ trong Điều 28. Ủy quyền cho đối tác dùng mã phải có văn bản hoặc hợp đồng, và phải khai vào cơ sở dữ liệu.
Làm tem QR truy xuất cùng ZoneQR
Phần mềm mã vạch quốc gia trả lời câu hỏi “mã này của ai, sản phẩm gì”. Muốn khách biết gói hàng thuộc lô nào, cần thêm tem riêng. Giải pháp ZoneQR của ZoneTech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc theo lô và QR dẫn khách về Zalo OA.
Bạn có thể quét thử tem mẫu qua số 0976.179.886 (gọi hoặc Zalo). Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm mã vạch quốc gia
Quên mật khẩu VNPC thì làm thế nào?
Chọn “Đăng nhập”, rồi “Quên mật khẩu”. Nhập tên đăng nhập là mã số trên giấy đăng ký kinh doanh. Mở email đã đăng ký và bấm liên kết để đặt lại.
Dùng mã vạch nước ngoài có phải khai báo không?
Có. Khoản 3 Điều 28 yêu cầu tổ chức hoạt động tại Việt Nam dùng mã GS1 nước ngoài khai báo, cập nhật thông tin. Mã phải do nước ngoài cấp hoặc được chủ mã ủy quyền.
Chưa có mã vạch thì có cần vào phần mềm mã vạch quốc gia không?
Không. Mã vạch không bắt buộc với mọi sản phẩm, xem bài mã vạch có bắt buộc không. Kiến thức nền có ở bài mã vạch trên sản phẩm.
Khai sai thông tin thì sửa ở đâu?
Thông tin sản phẩm sửa trong mục “Sản phẩm” trên VNPC rồi lưu lại. Đổi tên, địa chỉ doanh nghiệp là trường hợp riêng tại Điều 29 Nghị định 37/2026, nên hỏi cơ quan cấp mã trước.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận