Xử lý đơn hàng trên Sapo web: xác nhận, giao vận, hoàn đơn

Xử lý đơn hàng Sapo web gồm năm chặng: xác nhận đơn, đóng gói, bàn giao vận chuyển, giao xong rồi đối soát, và nhận lại hàng hoàn. Bài này chỉ đi khâu đơn. Các phần dựng cửa hàng có ở bài hướng dẫn sử dụng sapo web.

Tóm tắt nhanh
Quy trình xử lý đơn hàng Sapo web chọn ở Cấu hình, Xử lý đơn hàng; mặc định là Tiêu chuẩn.
Quy trình Nâng cao có màn riêng, quét mã khi đóng gói và kiểm hàng theo SKU.
Hàng hoàn được quét, chọn Nhập kho hoặc Không nhập kho kèm lý do.

Mục lục

Chọn quy trình xử lý đơn hàng Sapo web: Tiêu chuẩn hay Nâng cao?

Sapo có hai quy trình đơn. Theo bài cập nhật của Sapo ngày 11/7/2025, chế độ này bật ở Cấu hình, Xử lý đơn hàng. Cả hai đều có trạng thái Chờ xác nhận và Đã hoàn thành.

Quy trình Tiêu chuẩn là cách xử lý đơn hàng Sapo web ngay trên danh sách đơn, đổi trạng thái từng đơn. Quy trình Nâng cao là chế độ có màn Xử lý đơn hàng riêng, quét mã từ đóng gói đến bàn giao.

Tiêu chí	Tiêu chuẩn	Nâng cao
Đóng gói	Đổi trạng thái từng đơn	Quét mã kiện, mã vận đơn hoặc mã đơn
Kiểm hàng	Bằng mắt	Quét từng sản phẩm, so theo SKU, báo khi sai
Hợp với	Dưới vài chục đơn mỗi ngày, một người làm	Có người đóng gói riêng, nhiều mã dễ nhầm

Chế độ Nâng cao còn in phiếu nhặt hàng hàng loạt. Bộ lọc gồm ngày hẹn giao, kênh bán, loại kiện, ghim được tối đa 15 bộ lọc.

Bước 1: Xác nhận đơn trước khi đóng gói

Đơn mới nằm ở Chờ xác nhận. Khi xử lý đơn hàng Sapo web, người bán kiểm ba thứ: số điện thoại, địa chỉ, tồn kho.

Xử lý đơn hàng Sapo web: kiểm số điện thoại và địa chỉ trước

Đơn thu hộ giá trị lớn nên gọi hoặc nhắn khách trước khi xác nhận. Đơn đã chuyển khoản thì đối chiếu tiền về trước.

Theo bài nâng cấp đơn hàng ngày 26/3/2025, đơn đã thanh toán vẫn sửa được thông tin và giá từng sản phẩm. Thao tác "Hủy và xóa" hủy đơn trước, trả tồn kho, rồi mới xóa.

Bước 2: Đóng gói và bàn giao vận chuyển

Xác nhận xong thì tạo yêu cầu đóng gói và giao hàng. Ở chặng này của xử lý đơn hàng Sapo web, hàng sang Đang đóng gói, tồn kho tổng chưa giảm.

Đường đi của đơn hàng trên Sapo web: chờ xác nhận, đóng gói, xuất kho, đang giao, hoàn thành hoặc hoàn hàng

Theo bài cập nhật ngày 26/2/2026, tồn kho tổng chỉ giảm ở bước xuất kho. Nhờ vậy, đơn đóng dở rồi hủy không làm lệch số trên kệ.

Ở chế độ Nâng cao, nhân viên quét mã đơn để xác nhận đã đóng gói. Hệ thống báo bằng âm thanh và lưu lịch sử quét theo nhân viên.

Trang giao hàng của Sapo ghi kết nối Giao hàng nhanh, Viettel, Sapo Express và các đơn vị khác. Trạng thái giao tự cập nhật, phí giao và phí thu hộ được thống kê.

Bước 3: Giao xong và đối soát

Đơn giao xong và thu đủ tiền thì sang Đã hoàn thành. Đối soát thu hộ là việc khớp tiền thu hộ với số đơn vị giao chuyển về.

Bài cập nhật ngày 24/7/2025 thêm bộ lọc ngày giao hàng thành công. Lọc theo tuần để đối soát thu hộ và phát hành hóa đơn điện tử. File xuất đơn hàng có cột tổng tiền đã trừ hàng trả, cột ngày hẹn giao và nhân viên phụ trách.

File này có tên, số điện thoại, địa chỉ khách. Đó là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, nên lưu ở nơi có phân quyền.

Ví dụ giả định về xử lý đơn hàng Sapo web: một shop trà nhận 25 đơn web mỗi ngày, đối soát thu hộ thứ Hai hằng tuần.

Thứ Hai	Việc	Đạt khi
Bước 1	Lọc đơn giao thành công tuần trước	Có danh sách và tổng thu hộ
Bước 2	Mở bảng đối soát của đơn vị giao	Số đơn hai bên bằng nhau
Bước 3	Đánh dấu đơn lệch tiền hoặc thiếu	Mỗi đơn lệch có người phụ trách
Bước 4	Xuất file đơn hàng lưu sổ	File có cột tiền đã trừ hàng trả

Hoàn đơn: quét hàng hoàn và hoàn tiền

Hoàn đơn là chặng dễ sót nhất khi xử lý đơn hàng Sapo web. Hàng hoàn về kho cần được quét, không nhập tay. Theo bài cập nhật ngày 15/9/2026, màn quét hàng hoàn có hai lựa chọn: Nhập kho hoặc Không nhập kho.

Sản phẩm không nhập kho phải chọn một trong bốn lý do: thiếu hàng hoặc thất lạc, hư hỏng, tráo hàng, không xác định.

Có thể bật tự động hoàn tiền trong cài đặt quét hàng hoàn. Người quét cần quyền hoàn tiền tại chi nhánh đó.

Tình trạng hàng về	Chọn	Ghi chú
Còn nguyên, bán lại được	Nhập kho	Số có thể bán tăng lại
Móp hộp, ướt, hỏng	Không nhập kho, lý do Hư hỏng	Chụp ảnh lưu cùng đơn
Thiếu so với phiếu giao	Không nhập kho, lý do Thiếu hàng	Khiếu nại đơn vị giao

Quầy dùng chung kho với web, nên hàng hoàn nhập kho cũng bán lại được ở quầy. Cách bán tại quầy có ở bài hướng dẫn sử dụng Sapo POS.

ZoneWeb: website bán hàng trên tên miền của bạn

Xử lý đơn hàng Sapo web chạy đều khi quy trình đã viết ra giấy và có biên bản bàn giao. Dịch vụ thiết kế website bán hàng ZoneWeb có mức kèm quy trình đơn, kho, giao, đối soát. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.

Câu hỏi thường gặp

Đơn sàn và đơn web có xử lý chung một chỗ không?

Có. Khi xử lý đơn hàng Sapo web ở chế độ Nâng cao, bộ lọc kênh bán tách được đơn theo kênh. Hàng hoàn của đơn Shopee FBS, Lazada FBL có thẻ "Được xử lý bởi sàn", lọc ở Đơn hàng, Trả hàng.

Xem và xác nhận đơn trên điện thoại được không?

Được. Một phần việc xử lý đơn hàng Sapo web làm được trên app. Màn Tổng quan của app Sapo đếm đơn Chờ thanh toán, Chưa giao hàng, Đang giao. Cách dùng app có ở bài hướng dẫn sử dụng Sapo trên điện thoại.

Cập nhật lần cuối: 31/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận