ZoneTechQuản lý đơn hàng trên Haravan: xác nhận, giao, đối soát mỗi ngày
Quản lý đơn hàng trên Haravan mỗi ngày gồm bốn việc lặp lại: xác thực đơn mới, giao hàng, xác nhận thanh toán và đối soát tiền thu hộ. Xen giữa là hủy đơn, hoàn trả và sửa đơn lỗi. Bài Haravan hướng dẫn dừng ở lúc mở bán. Bài này bắt đầu từ đơn đầu tiên về trang quản trị.
Tóm tắt nhanh
- Quản lý đơn hàng trên Haravan nên xác thực đơn trước khi giao, làm từng đơn hoặc hàng loạt.
- Giao hàng hàng loạt xử lý tối đa 200 đơn theo một thiết lập giao hàng.
- Đơn chuyển khoản chưa xác nhận mà đem giao sẽ bị tính toàn bộ là COD.
Mục lục
Đọc trạng thái khi quản lý đơn hàng trên Haravan
Mỗi đơn có nhiều nhóm trạng thái chạy song song. Bảng dưới lấy tên trạng thái từ trang các trạng thái đơn hàng, đọc ngày 17/10/2026.
| Nhóm | Giá trị hay gặp | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Xác thực | Chưa xác thực | Gọi hoặc nhắn khách, rồi xác thực |
| Giao hàng | Chờ lấy hàng, Đang giao hàng, Đã giao hàng, Chuyển hoàn | Theo dõi đơn chậm, đơn hoàn |
| Thanh toán | Chờ xử lý, Đã thanh toán, Đã nhập trả | Xác nhận khi đã nhận tiền |
| COD | Chưa nhận COD, Đã nhận COD | Đối soát với hãng giao |
| Đơn hàng | Không hủy, Hủy, Lưu trữ | Lọc bỏ đơn hủy khi làm hàng loạt |
Trạng thái "Lỗi giao hàng" xuất hiện khi tạo vận đơn thất bại. Mở đơn, kéo xuống mục Lịch sử, bấm vào dòng lỗi để xem nguyên nhân.
Lịch quản lý đơn hàng trên Haravan trong một ngày
Ví dụ giả định: cửa hàng trà nhận khoảng 30 đơn mỗi ngày từ website và Shopee. Một người lo hết phần quản lý đơn hàng trên Haravan.
| Giờ | Việc | Bộ lọc dùng |
|---|---|---|
| 8:00 | Gọi xác thực đơn đêm qua | Chưa xác thực, đơn Không hủy |
| 9:00 | Giao hàng loạt cho hãng giao | Đơn đã xác thực, chưa giao hàng |
| 9:30 | In vận đơn, đóng gói, bàn giao | Lịch sử giao hàng hàng loạt |
| 14:00 | Xử lý đơn lỗi giao hàng | Tab Lỗi giao hàng |
| 16:30 | Xác nhận thanh toán đơn chuyển khoản | Thanh toán Chờ xử lý |
| Thứ Hai | Đối soát COD tuần trước | Quản lý thu hộ |
Đơn từ Shopee về cùng danh sách và lọc theo kênh bán hàng. Nhờ vậy, quản lý đơn hàng trên Haravan cho cả web và sàn chỉ cần một màn hình. Phần nối gian hàng có ở bài kết nối Haravan với Shopee.
Xác thực và giao hàng
Xác thực đơn là bước shop xác nhận đơn với khách trước khi đem giao. Đây là việc đầu tiên khi quản lý đơn hàng trên Haravan mỗi sáng.
Theo trang quy trình xử lý đơn hàng, bạn làm bốn bước.
- Vào Đơn hàng, Tất cả đơn hàng, chọn đơn, bấm Xác thực đơn hàng.
- Làm hàng loạt: lọc đơn chưa xác thực và không hủy, tích chọn, vào Thao tác, chọn Xác thực đơn hàng đã chọn.
- Ở đơn chưa giao, bấm Giao hàng, chọn Kho xuất hàng và Nhà vận chuyển.
- Kiểm khối lượng, người trả phí, kích thước gói, rồi bấm Giao hàng.
Tạo vận đơn xong, đơn chuyển sang Chờ giao hàng. Báo "Đơn hàng không có địa chỉ giao hàng" thì bổ sung phường, xã cho đơn.
Nhiều đơn thì dùng Đơn hàng, Giao hàng hàng loạt. Theo trang giao hàng hàng loạt, mỗi thiết lập xử lý tối đa 200 đơn. Đơn đủ điều kiện nằm ở mục Có thể giao. Hãng giao chưa kết nối thì xem bài cài đặt vận chuyển trên Haravan.
Xác nhận thanh toán và đối soát COD
COD là tiền hãng giao thu hộ của khách khi giao hàng. Đơn tự giao hoặc chuyển khoản thì phải xác nhận thanh toán để doanh thu vào báo cáo. Lọc trạng thái thanh toán Chờ xử lý, vào Thao tác, chọn Xác nhận thanh toán. Với COD của VNPost, GHN, GHTK, Ahamove, Grab, trạng thái tự cập nhật khi COD được ghi nhận.
Đối soát COD là việc so tiền thu hộ hãng giao chuyển về với từng vận đơn. Trạng thái tự cập nhật chưa có nghĩa là tiền đã đúng. Theo trang đối soát vận đơn, bạn làm như sau.
- Vào Quản lý thu hộ, Nhập danh sách đối soát, tải file mẫu.
- Điền mã vận đơn, số tiền COD đã nhận và phí ship thực trả, tối đa 500 dòng.
- Nhập file, xuất danh sách đơn bị lệch để làm việc với hãng giao.
- Chọn các đơn khớp, bấm Xác nhận thanh toán.
Hệ thống tạo phiếu thu cho tiền COD và phiếu chi cho phí vận chuyển. Nhờ đó, tiền COD và phí ship được ghi vào sổ quỹ. Sổ quỹ trên Haravan là dữ liệu quản lý, không thay sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC cho hộ kinh doanh.
Hủy, hoàn trả và đơn chuyển hoàn
Ba thao tác này dễ nhầm khi quản lý đơn hàng trên Haravan.
- Hủy: mở đơn, Thao tác, Hủy đơn hàng, ghi lý do. Đơn đã có vận đơn thì tùy hãng giao có nhận hủy không.
- Hoàn trả: mở đơn, Thao tác, Hoàn trả, nhập số lượng và giá trị. Thao tác này nhập lại tồn kho.
- Xóa: chỉ đơn đã hủy, chỉ tài khoản chủ sở hữu, xóa từng đơn và mất vĩnh viễn.
Hàng hoàn về kho nên kiểm trước khi bấm hoàn trả, để tồn trên máy không tính cả hộp móp. Cách kiểm kho có ở bài cách nhập hàng trên Haravan.
Làm website bán hàng cùng ZoneWeb
Lịch quản lý đơn hàng trên Haravan chỉ chạy đều khi có người theo dõi hằng ngày. Dịch vụ thiết kế website bán hàng ZoneWeb có mức dựng quy trình đơn, kho, giao, đối soát và báo cáo ngày. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Giao đơn khi khách chưa chuyển khoản đủ thì sao?
Đơn vẫn giao được, phần tiền còn thiếu tự chuyển sang COD. Đơn chuyển khoản thủ công chưa xác nhận sẽ bị tính toàn bộ là COD. Vì vậy, khi quản lý đơn hàng trên Haravan nên xác nhận thanh toán trước khi giao.
Hãng giao trả thiếu tiền COD thì ghi nhận thế nào?
Xuất danh sách đơn lệch để làm việc với hãng. Khi hai bên đã thỏa thuận số tiền, xác nhận theo số đó.
Cập nhật lần cuối: 31/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận