ZoneTechLàm giấy ủy quyền: 6 bước soạn, ký, chứng thực và lỗi hay gặp
Làm giấy ủy quyền gồm 6 bước: chọn đúng hình thức, chuẩn bị thông tin, soạn, ký, chứng thực chữ ký nếu nơi nhận yêu cầu, rồi giao và theo dõi đến khi thu hồi. Phần lớn trường hợp tự làm trong một buổi; nếu cần chứng thực chữ ký thì mang giấy chưa ký đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, thường nhận lại trong ngày. Bài này đi sâu phần thủ tục trong chủ đề giấy ủy quyền, viết cho chủ doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh và người làm hành chính.
Tóm tắt nhanh
- Tự soạn, tự ký là đủ cho phần lớn việc; chỉ chứng thực khi nơi nhận giấy yêu cầu.
- Chứng thực chữ ký: ký trước mặt người chứng thực, lệ phí 10.000 đồng/trường hợp, nộp sau 15 giờ thì nhận ngày làm việc tiếp theo.
- Từ 01/11/2025, chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú; giấy tờ đã tích hợp trên VNeID không phải xuất trình bản chính.
- Việc có thù lao hoặc liên quan nhà đất, xe thì phải làm hợp đồng ủy quyền, không làm giấy ủy quyền.
- Lưu một bản, ghi sổ, thu hồi khi xong việc hoặc khi người nhận quyền nghỉ việc.
Cần chuẩn bị gì trước khi làm giấy ủy quyền?
Chuẩn bị đủ thông tin hai bên và mô tả việc thật cụ thể. Thiếu một dòng thông tin là phải viết lại.
| Cần có | Cá nhân ủy quyền | Công ty ủy quyền |
|---|---|---|
| Thông tin bên ủy quyền | Họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú | Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, họ tên và chức danh người đại diện theo pháp luật |
| Thông tin bên được ủy quyền | Họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại | Như bên trái, thêm chức danh nếu là nhân viên |
| Mô tả việc | Tên việc, nơi làm, số hồ sơ hoặc số đơn | Như bên trái, thêm hạn mức giá trị nếu được ký hợp đồng |
| Thời hạn | Ngày bắt đầu, ngày kết thúc | Như bên trái |
| Khi đi chứng thực | Thẻ căn cước bản gốc hoặc VNeID | Người đại diện mang căn cước; dấu công ty nếu dùng dấu |
Chưa rõ nên dùng giấy ủy quyền hay hợp đồng thì đọc bài giấy ủy quyền cá nhân trước.
Các bước làm giấy ủy quyền
Sáu bước dưới đây áp dụng cho cả cá nhân và công ty.
Bước 1: Chọn đúng hình thức
Giấy ủy quyền chỉ hợp với việc không thù lao, bên nhận quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (LuatVietnam). Ngoài các trường hợp đó phải làm hợp đồng ủy quyền.
Bước 2: Hỏi nơi sẽ nhận giấy
Gọi hoặc hỏi trực tiếp nơi nhận: có mẫu riêng không, có cần chứng thực chữ ký không. Ngân hàng, bưu cục và nhiều cơ quan có mẫu của họ; dùng đúng mẫu đó thì đỡ bị trả lại.
Bước 3: Soạn giấy
Dùng khung 7 phần: bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung, phạm vi, thời hạn, cam kết, chữ ký. Mẫu để chép có trong bài mẫu giấy ủy quyền. Nội dung viết bằng động từ cụ thể, ví dụ “nộp hồ sơ … tại …”, “ký nhận hàng theo đơn số …”.
Bước 4: Ký
Nếu cần chứng thực thì chưa ký ở nhà, vì người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu không cần chứng thực, người ủy quyền ký, ghi rõ họ tên; công ty đóng dấu nếu đang dùng dấu.
Bước 5: Chứng thực chữ ký nếu cần
Mang giấy chưa ký và căn cước đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 23/2015 cho phép chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú (Tạp chí Luật sư), và người chứng thực không được yêu cầu xuất trình bản chính, bản sao giấy tờ đã tích hợp trên VNeID (Báo Pháp luật).
Bước 6: Giao, lưu và thu hồi
Giao bản gốc cho người được ủy quyền, lưu một bản sao, ghi vào sổ theo dõi (ngày cấp, người nhận, ngày hết hạn). Xong việc thì thu lại bản gốc.
Khi hai bên ở hai tỉnh
Với giấy ủy quyền, người ủy quyền tự ký, chứng thực ở nơi mình đang ở rồi gửi bản gốc cho người được ủy quyền. Với hợp đồng ủy quyền, Điều 57 Luật Công chứng 2024 (hiệu lực 01/7/2025) cho phép công chứng hợp đồng ủy quyền khi bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng có mặt ở một nơi (Sở Tư pháp Đắk Lắk).
Thời gian và chi phí ước tính
| Việc | Thời gian | Chi phí |
|---|---|---|
| Soạn và ký tại nhà | 15-30 phút | 0 đồng |
| Chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc công chứng | Trong ngày; nộp sau 15 giờ thì nhận ngày làm việc tiếp theo | 10.000 đồng/trường hợp |
| Gửi bản gốc cho người ở tỉnh khác | 1-3 ngày tùy dịch vụ chuyển phát | Theo bảng giá chuyển phát |
| Hợp đồng ủy quyền có công chứng | Theo lịch tổ chức công chứng | Từ 50.000 đồng phí công chứng, chưa gồm chi phí khác |
Nguồn: thời gian và phí chứng thực theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk; phí công chứng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC. Thời gian soạn và chuyển phát là ước tính. Chi tiết các khoản có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Mẹo làm nhanh, làm đúng
- Soạn sẵn một mẫu trong máy cho các việc lặp lại (nhận hàng, nộp hồ sơ thuế), mỗi lần chỉ đổi số đơn và ngày.
- In 2 bản giống nhau nếu nơi nhận giữ lại bản gốc.
- Đi chứng thực buổi sáng để nhận trong ngày.
- Với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, kiểm tra trước tài khoản định danh điện tử của hai bên, vì cả hai phải xác thực điện tử.
- Công ty cấp giấy cho nhân viên nên đánh số giấy để dễ thu hồi; cách chọn hình thức cho từng vị trí có trong bài giấy ủy quyền công ty.
Lỗi thường gặp khi làm giấy ủy quyền
| Lỗi | Hậu quả | Cách sửa |
|---|---|---|
| Ký sẵn ở nhà rồi mới đi chứng thực | Không chứng thực được chữ ký đã ký trước | Mang giấy chưa ký, ký tại chỗ |
| Ghi “giải quyết mọi việc” | Nơi nhận yêu cầu ghi lại | Ghi tên việc, nơi làm |
| Dùng giấy ủy quyền cho việc bán xe, nhà đất | Không chứng thực chữ ký được | Làm hợp đồng ủy quyền |
| Sai một số trên căn cước | Bị trả lại | Chép từ VNeID hoặc ảnh thẻ, đọc lại hai lần |
| Không ghi thời hạn | Hiệu lực 01 năm, lâu hơn cần | Ghi ngày kết thúc hoặc “đến khi xong việc” |
“Đơn xin ủy quyền” thực chất cũng là giấy ủy quyền. Không có cơ quan nào duyệt đơn này; chỉ cần người ủy quyền ký và nơi nhận chấp nhận.
Checklist trước khi làm
- [ ] Việc này dùng giấy ủy quyền hay phải làm hợp đồng?
- [ ] Đã hỏi nơi nhận có mẫu riêng, có cần chứng thực không?
- [ ] Thông tin hai bên khớp với căn cước.
- [ ] Nội dung có động từ cụ thể, nơi làm, số hồ sơ hoặc số đơn.
- [ ] Có thời hạn và phạm vi được làm, không được làm.
- [ ] Nếu cần chứng thực: chưa ký, mang căn cước, đi trước 15 giờ.
- [ ] Đã ghi sổ theo dõi và hẹn ngày thu hồi.
Tìm hiểu thêm theo trường hợp
- Hợp tác xã: làm giấy ủy quyền cho hợp tác xã và checklist làm giấy ủy quyền cho hợp tác xã.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: làm giấy ủy quyền cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và checklist làm giấy ủy quyền cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Xưởng sản xuất nhỏ: làm giấy ủy quyền cho xưởng sản xuất nhỏ.
- Doanh nghiệp nông sản: làm giấy ủy quyền cho doanh nghiệp nông sản.
Zonetech hỗ trợ gì?
Việc cấp, theo dõi, thu hồi giấy ủy quyền nên nằm trong quy trình hành chính của công ty. ZoneKit có bộ quy trình mẫu cho 15 phòng ban với 90 quy trình (SOP), tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu tại trang quy trình sop là gì và bộ ZoneKit.
Câu hỏi thường gặp
Làm giấy ủy quyền ở đâu?
Tự soạn và ký ở nhà là được. Cần chứng thực chữ ký thì đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú.
Làm giấy ủy quyền mất bao lâu?
Tự soạn khoảng 15-30 phút. Chứng thực chữ ký trả trong ngày nếu nộp trước 15 giờ.
Người được ủy quyền có phải có mặt khi chứng thực không?
Thường không, vì chứng thực chữ ký là chứng thực chữ ký của người ủy quyền. Riêng hợp đồng ủy quyền thì cả hai bên cùng ký, có thể ký ở hai nơi khác nhau.
Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân làm thế nào?
Từ 01/7/2025, số định danh cá nhân 12 số được dùng thay mã số thuế theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (Cổng thông tin Hà Tĩnh). Nếu nhờ công ty hoặc người khác làm thủ tục thuế thay, ghi rõ tên thủ tục và cơ quan thuế, rồi hỏi cơ quan thuế quản lý có cần chứng thực không.
Có làm giấy ủy quyền online được không?
Với thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp trực tuyến, hai bên xác thực điện tử thay cho việc ký giấy chứng thực. Các việc khác vẫn cần bản giấy có chữ ký, trừ khi nơi nhận chấp nhận văn bản điện tử.
Đọc tiếp: giấy tờ kèm theo và cách ghi khi nộp hồ sơ đăng ký, hồ sơ thuế trong bài mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.