ZoneTechXây dựng bản mô tả công việc: 6 bước làm từ việc thật, không chép mẫu
Xây dựng bản mô tả công việc là đi từ việc người đó đang làm thật, gom thành nhiệm vụ, gắn tiêu chuẩn đo được, rồi đọc lại với người làm trước khi chủ doanh nghiệp duyệt. Doanh nghiệp nhỏ không có phòng nhân sự vẫn tự làm được. Với công ty khoảng 10 người, ước tính mất 3-4 tuần.
Bài này đi qua 6 bước xây dựng bản mô tả công việc, kèm ví dụ cho vị trí chuyên viên đào tạo. Khái niệm JD và các mục của một bản JD có trong bài JD là gì.
Tóm tắt nhanh
- Nguyên liệu tốt nhất để xây dựng bản mô tả công việc là nhật ký công việc 2 tuần của chính người đang làm, không phải mẫu trên mạng.
- Mỗi nhiệm vụ viết theo dạng động từ + đối tượng + kết quả, kèm một tiêu chuẩn đo được.
- Một bản mô tả dùng được thường có 5-8 nhiệm vụ chính, gói trong 1-2 trang.
- Đọc lại với người làm và người quản lý trực tiếp trước khi duyệt. Sau đó ký nhận và lưu hồ sơ.
- Yêu cầu năng lực chỉ ghi điều công việc cần, không ghi giới tính, ngoại hình, tuổi khi không liên quan.
Mục lục
Cần chuẩn bị gì trước khi xây dựng bản mô tả công việc
Trước khi xây dựng bản mô tả công việc, cần ba thứ: sơ đồ tổ chức hiện tại (dù chỉ vẽ tay), danh sách quy trình đang có, và nhật ký công việc của từng người.
Nhật ký công việc là bản ghi theo ngày những việc một người đã làm, gồm giờ làm, việc, kết quả và ai giao. Phân tích công việc là quá trình thu thập và sắp xếp thông tin về một vị trí, làm nền cho bản mô tả.
| Cần có | Dùng để | Nếu chưa có |
|---|---|---|
| Sơ đồ tổ chức | Biết ai báo cáo ai, vị trí nào kiêm nhiệm | Vẽ tay trên một tờ A4 |
| Danh sách quy trình | Biết việc nào đã có cách làm chuẩn | Ghi tên các việc lặp lại hằng tuần |
| Nhật ký công việc 2 tuần | Nguyên liệu để viết nhiệm vụ | Phát mẫu ghi: giờ, việc, kết quả, ai giao |
| KPI hoặc chỉ tiêu đang dùng | Viết phần tiêu chuẩn | Ghi tạm, sửa sau khi có KPI |
| Hợp đồng lao động hiện tại | Đối chiếu tên công việc, địa điểm | Lấy từ hồ sơ nhân sự |
Theo cách tiếp cận phân tích công việc mà Luật Minh Khuê tổng hợp, thông tin có thể thu bằng quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn hoặc bảng câu hỏi. Các cách này dùng riêng hay kết hợp tùy độ chính xác cần có và ngân sách. Với doanh nghiệp nhỏ, nhật ký 2 tuần cộng một buổi phỏng vấn ngắn là đủ để xây dựng bản mô tả công việc.
6 bước xây dựng bản mô tả công việc
Sáu bước xây dựng bản mô tả công việc dưới đây đi từ dữ liệu thật đến bản đã ký. Người làm chính là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý trực tiếp.
Bước 1: Thu nhật ký công việc 2 tuần
Mỗi người ghi việc đã làm mỗi ngày, kể cả việc vặt và việc không ai giao. Hai tuần đủ để thấy việc lặp lại. Việc theo tháng hoặc theo mùa thì hỏi thêm trong buổi phỏng vấn.
Mẫu ghi dưới đây dùng được ngay khi xây dựng bản mô tả công việc cho bất kỳ vị trí nào. Các dòng là ví dụ giả định.
| Giờ | Việc đã làm | Kết quả | Ai giao |
|---|---|---|---|
| 8:00 | Kiểm hàng nhập từ nhà cung cấp | Đủ hàng, thiếu 2 hộp, đã báo chủ | Chủ cửa hàng |
| 10:30 | Gọi khách hẹn giờ giao | Hẹn được 12 khách | Tự làm theo lệ |
Bước 2: Gom việc thành nhiệm vụ
Gom các dòng nhật ký có cùng mục đích thành một nhiệm vụ. Ví dụ “gọi khách hẹn giao”, “in phiếu giao”, “bàn giao cho shipper” gom thành “Điều phối giao hàng trong ngày”.
Nhiệm vụ là nhóm việc có cùng mục đích, là đơn vị cơ bản khi xây dựng bản mô tả công việc. Bảng dưới là ví dụ giả định cho vị trí kho kiêm giao hàng.
| Dòng nhật ký (ví dụ giả định) | Gom thành nhiệm vụ |
|---|---|
| Gọi khách hẹn giờ giao; in phiếu giao; bàn giao cho shipper | Điều phối giao hàng trong ngày |
| Kiểm hàng nhập; ghi phiếu nhập; báo hàng thiếu cho chủ | Nhận hàng nhập kho |
| Đếm tồn cuối tuần; báo mã sắp hết | Kiểm tồn và đề xuất nhập hàng |
Bước 3: Viết mục đích vị trí trong một câu
Câu này trả lời: nếu bỏ vị trí này, công ty mất gì? Ví dụ: “Đảm bảo đơn trong ngày được đóng đúng và giao đúng hạn.”
Bước 4: Viết nhiệm vụ và tiêu chuẩn đo
Mỗi nhiệm vụ một dòng: động từ, đối tượng, kết quả, rồi một tiêu chuẩn có số hoặc có hạn. Giữ 5-8 nhiệm vụ chính, sắp theo tỷ lệ thời gian. Phần tiêu chuẩn được bàn kỹ trong bài bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
Bước 5: Ghi quyền hạn, quan hệ công việc, yêu cầu năng lực
Quyền hạn ghi rõ được tự quyết gì, ví dụ duyệt đổi trả dưới một mức tiền. Yêu cầu năng lực chỉ ghi điều công việc cần.
Luật Việc làm 2025 (số 74/2025/QH15, hiệu lực 01/01/2026) cấm phân biệt đối xử trong việc làm (LuatVietnam). Bộ luật Lao động 2019 cũng cấm phân biệt đối xử trong lao động (Thư viện Pháp luật). Vì vậy nên tránh ghi giới tính, ngoại hình, tuổi khi không gắn với công việc.
Bước 6: Đọc lại, duyệt, ký nhận
Người làm và người quản lý trực tiếp cùng đọc, sửa chỗ chưa đúng. Khi giao kết hợp đồng, hai bên thỏa thuận nội dung công việc trước khi ký (Thư viện Pháp luật). Đưa bản mô tả cho người lao động đọc trước giúp phần này rõ ràng. Chủ doanh nghiệp duyệt, người lao động ký nhận một bản, công ty lưu một bản.
Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hợp đồng lao động ghi công việc và địa điểm làm việc (điểm c khoản 1 Điều 21, đối chiếu Tạp chí Luật sư). Khi xây dựng bản mô tả công việc, nên dùng cùng tên công việc với hợp đồng.
Cách mô tả công việc bằng câu nhiệm vụ
Phần khó nhất khi xây dựng bản mô tả công việc là viết câu nhiệm vụ. Câu tốt cho người đọc biết làm gì và đạt khi nào. Câu chung chung khiến mỗi người hiểu một kiểu.
| Viết chung chung | Viết theo động từ + đối tượng + kết quả |
|---|---|
| Phụ trách kho | Nhận hàng nhập, ghi phiếu nhập trong ngày, báo hàng thiếu trước 17 giờ |
| Chăm sóc khách hàng | Trả lời tin nhắn khách trên fanpage và Zalo trong giờ làm |
| Hỗ trợ bán hàng | Đóng gói đơn online nhận trước 15 giờ, giao cho đơn vị vận chuyển trong ngày |
| Làm các việc khác khi được giao | Thay ca thu ngân khi thiếu người, tối đa 2 ca mỗi tuần |
Các mức trong bảng là ví dụ minh họa. Một mẹo trong cách làm bản mô tả công việc: đọc câu nhiệm vụ cho người mới nghe. Nếu họ hỏi lại “làm đến đâu là xong”, câu đó còn thiếu phần kết quả.
Ví dụ: bản mô tả công việc của chuyên viên đào tạo
Ví dụ xây dựng bản mô tả công việc cho một chuỗi 4 cửa hàng trà, số liệu giả định. Chuỗi có một chuyên viên đào tạo phụ trách nhân viên bán hàng mới.
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Vị trí | Chuyên viên đào tạo, báo cáo cho chủ chuỗi |
| Mục đích | Nhân viên mới bán được hàng độc lập sau 2 tuần, nhân viên cũ nắm sản phẩm mới trước ngày mở bán |
| Nhiệm vụ 1 | Tổ chức đào tạo nhập môn cho nhân viên mới; tiêu chuẩn: 100% người mới qua bài kiểm tra sản phẩm trong tuần đầu |
| Nhiệm vụ 2 | Soạn và cập nhật tài liệu sản phẩm, quy trình bán hàng; tiêu chuẩn: cập nhật trong 3 ngày khi có sản phẩm mới |
| Nhiệm vụ 3 | Dự giờ bán hàng tại cửa hàng, góp ý trực tiếp; tiêu chuẩn: mỗi cửa hàng 2 buổi/tháng |
| Nhiệm vụ 4 | Theo dõi kết quả sau đào tạo; tiêu chuẩn: báo cáo tháng gồm điểm kiểm tra và doanh số người mới |
| Quyền hạn | Đề xuất gia hạn thử việc; dùng ngân sách in tài liệu theo hạn mức chủ duyệt |
| Yêu cầu | Đã bán hàng ít nhất 1 năm, nói trước nhóm tự tin, dùng được bảng tính |
Các con số trong bảng là ví dụ minh họa. Cùng cách xây dựng bản mô tả công việc này áp dụng được cho vị trí quản lý. Bản dành cho người đứng đầu có trong bài mô tả công việc của giám đốc công ty.
Vị trí kiêm nhiệm viết thế nào?
Ở doanh nghiệp nhỏ, một người thường giữ hai vai. Khi xây dựng bản mô tả công việc cho người kiêm nhiệm, viết riêng từng vai rồi ghép lại.
| Phần | Vai 1: Bán hàng (60% thời gian) | Vai 2: Kho (40% thời gian) |
|---|---|---|
| Nhiệm vụ chính | Tư vấn khách tại quầy, chốt quỹ cuối ca | Nhận hàng nhập, kiểm tồn cuối tuần |
| Tiêu chuẩn | Quỹ cuối ca không lệch | Phiếu nhập ghi trong ngày |
| Báo cáo cho | Quản lý cửa hàng | Chủ cửa hàng |
Tỷ lệ thời gian trong bảng là giả định. Ghi tỷ lệ giúp hai việc: biết vai nào đang quá tải, và tách vai dễ khi tuyển thêm người.
Thời gian và chi phí ước tính
Chi phí chủ yếu là thời gian. Với cửa hàng hay công ty khoảng 10 người, có thể xây dựng bản mô tả công việc trong 3-4 tuần mà không thuê ngoài.
| Việc | Thời gian ước tính | Ai làm |
|---|---|---|
| Thu nhật ký | 2 tuần, mỗi ngày 10 phút | Từng nhân viên |
| Gom nhiệm vụ, viết bản nháp | 1-2 giờ mỗi vị trí | Quản lý trực tiếp |
| Đọc lại với người làm | 30 phút mỗi người | Quản lý và nhân viên |
| Duyệt, ký nhận, lưu hồ sơ | 1 buổi cho cả công ty | Chủ doanh nghiệp |
Đây là ước tính của bài cho việc xây dựng bản mô tả công việc, không phải chuẩn. Có sẵn khung 8 mục giúp rút ngắn bước viết. Xem bài mẫu mô tả công việc.
Mẹo làm nhanh và lỗi thường gặp
Lỗi hay gặp khi xây dựng bản mô tả công việc là viết theo những gì chủ nghĩ người đó làm, không theo việc thật.
- Chép mẫu mạng nguyên văn. Mẫu chỉ dùng làm khung, nội dung phải từ nhật ký.
- Viết nhiệm vụ chung chung như “hỗ trợ các công việc khác”. Nếu cần, ghi rõ loại việc và giới hạn thời gian.
- Không có tiêu chuẩn. Nhiệm vụ không đo được thì không đánh giá được.
- Vị trí kiêm nhiệm viết một bản lẫn lộn. Nên viết bản cho từng vai trò, ghi tỷ lệ thời gian mỗi vai.
- Viết xong không cập nhật. Xem lại khi đổi quy trình, thêm kênh bán, hoặc ít nhất mỗi năm một lần.
Mẹo làm nhanh: xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí đông người nhất trước. Bản đầu tiên thành khung cho các vị trí sau.
Checklist trước khi ban hành
Xây dựng bản mô tả công việc xong, dò 8 điểm dưới đây trước khi chủ doanh nghiệp ký.
- [ ] Nội dung lấy từ nhật ký công việc thật.
- [ ] Mục đích vị trí viết trong một câu.
- [ ] Có 5-8 nhiệm vụ chính, mỗi nhiệm vụ có tiêu chuẩn đo.
- [ ] Quyền hạn ghi rõ được tự quyết gì.
- [ ] Yêu cầu năng lực không có điều kiện phân biệt đối xử.
- [ ] Tên công việc khớp hợp đồng lao động.
- [ ] Người làm và quản lý trực tiếp đã đọc lại.
- [ ] Đã ký nhận và lưu hồ sơ.
Sau khi ban hành: dùng vào đâu?
Xây dựng bản mô tả công việc chỉ có giá trị khi bản đó được dùng. Có bốn chỗ dùng chính.
- Tuyển dụng. Rút gọn thành tin tuyển một trang, gửi ngay khi ứng viên hỏi xin JD.
- Đào tạo người mới. Dùng danh sách nhiệm vụ làm lịch kèm cặp tuần đầu.
- Đánh giá. So kết quả với cột tiêu chuẩn mỗi tháng hoặc mỗi quý.
- Bàn giao khi nghỉ việc. Người nghỉ bàn giao theo đúng danh sách nhiệm vụ.
Nếu ai đó trong đội còn chưa rõ JD là gì, bài JD là viết tắt của từ gì giải thích tên gọi và các chữ dễ nhầm.
Bộ quy trình ZoneKit cho việc này
Xây dựng bản mô tả công việc nhanh hơn khi đã có quy trình cho từng phòng ban. ZoneKit của ZoneTech có bộ quy trình mẫu (SOP) chia theo phòng ban và bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày. Hãy chấm điểm vận hành miễn phí và xem bộ quy trình mẫu.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần tư vấn, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp về xây dựng bản mô tả công việc
Ai nên xây dựng bản mô tả công việc?
Người quản lý trực tiếp viết bản nháp từ nhật ký của nhân viên, nhân viên đọc lại, chủ doanh nghiệp duyệt. Ở cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng làm cả ba vai.
Bản mô tả công việc có bắt buộc theo luật không?
Bộ luật Lao động 2019 không bắt buộc có bản mô tả riêng, nhưng hợp đồng lao động phải ghi công việc và địa điểm làm việc. Bản mô tả giúp phần “công việc” đó rõ ràng, làm căn cứ khi giao việc và đánh giá.
Cách làm JD công việc cho người làm nhiều việc thế nào?
Viết theo từng vai trò, ghi tỷ lệ thời gian, ví dụ 60% bán hàng, 40% kho. Rồi ghép vào một bản có hai phần nhiệm vụ. Như vậy khi tuyển thêm người, bạn tách được vai trò dễ dàng.
Bao lâu nên cập nhật bản mô tả công việc?
Ít nhất mỗi năm một lần, và ngay khi quy trình, kênh bán hay sơ đồ tổ chức thay đổi. Mỗi lần sửa ghi ngày và người duyệt.
Có nên dùng mẫu có sẵn khi xây dựng bản mô tả công việc?
Nên dùng mẫu làm khung để không sót mục. Nhưng nội dung nhiệm vụ và tiêu chuẩn phải lấy từ việc thật của vị trí đó.
Nhân viên không chịu ghi nhật ký thì làm sao?
Rút gọn mẫu ghi còn bốn cột và cho ghi cuối ngày. Có thể thay bằng một buổi phỏng vấn 30 phút, hỏi lần lượt việc trong ngày, trong tuần và trong tháng.
Xây dựng bản mô tả công việc cho hộ kinh doanh có khác không?
Cách làm giống nhau. Hộ kinh doanh ít người nên mỗi vị trí chỉ cần một trang, nhiệm vụ và tiêu chuẩn gộp chung một bảng.
Cách làm bản mô tả công việc khi chưa có KPI?
Ghi tạm tiêu chuẩn theo mức đang đạt trong 2 tuần nhật ký. Sau một quý, xây dựng bản mô tả công việc lần hai với mức đặt mới.
Đọc tiếp: mẫu mô tả công việc có khung 8 mục, và bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc để viết phần tiêu chuẩn.
Cập nhật lần cuối: 28/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận