ZoneTechPhần mềm KPI: khi nào doanh nghiệp nhỏ nên thay bảng Excel
Phần mềm KPI là công cụ lưu bộ chỉ số của từng vị trí, tự lấy số liệu và tính điểm theo kỳ. Doanh nghiệp nhỏ nên thay bảng Excel khi việc gom số mỗi tháng tốn quá nhiều giờ, hoặc khi điểm KPI bắt đầu bị tranh cãi vì sai công thức. Nếu chưa gặp hai dấu hiệu đó, Excel vẫn đủ.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh đang quản lý KPI bằng Excel và phân vân có nên chuyển.
Mục lục
Phần mềm KPI làm được gì mà Excel khó làm?
Khác biệt lớn nhất nằm ở nguồn số liệu.
KPI là chỉ số đo hiệu quả, dùng để đánh giá một tổ chức, hoạt động hay quy trình có đạt mục tiêu không (Wikipedia). Cùng bài viết đó lưu ý rằng nhập liệu tay và định nghĩa không thống nhất có thể làm sai kết quả. Đây cũng là điểm yếu của bảng Excel khi đội lớn dần.
Với Excel, mỗi người tự điền số, quản lý chép công thức qua từng sheet. Phần mềm KPI làm ba việc gọn hơn:
- Khóa công thức, để không ai sửa nhầm cách tính.
- Lấy số từ nguồn khác, như phần mềm bán hàng hay chấm công.
- Lưu lịch sử từng kỳ, để so tháng này với các tháng trước.
Kết nối dữ liệu là việc phần mềm KPI tự đọc số từ hệ thống khác thay cho nhập tay. Không có kết nối thì phần mềm chỉ là bảng tính đẹp hơn.
5 dấu hiệu nên chuyển từ Excel
Gặp từ hai dấu hiệu trở lên thì nên bắt đầu tìm phần mềm KPI.
- Gom số cuối tháng mất hơn một ngày làm việc của quản lý.
- Có hơn một bản file KPI đang lưu hành, không ai chắc bản nào đúng.
- Nhân viên khiếu nại điểm vì công thức bị sửa hoặc kéo sai ô.
- Số liệu nằm sẵn trong phần mềm bán hàng nhưng vẫn phải chép tay sang Excel.
- Muốn xem KPI trên điện thoại khi không ở cửa hàng.
Dấu hiệu 3 nghiêm trọng nhất khi KPI gắn với thưởng. Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai. Điểm tính sai thì quy chế cũng mất tác dụng. Phần mềm KPI không thay được quy chế, nó chỉ giúp tính đúng theo quy chế.
Excel và phần mềm KPI: so sánh theo việc
Bảng dưới so theo việc hằng tháng, không so theo danh sách tính năng.
| Việc | Bảng Excel | Phần mềm KPI |
|---|---|---|
| Nhập số | Từng người tự điền | Lấy từ hệ thống khác nếu có kết nối |
| Công thức | Dễ bị sửa, kéo sai | Khóa theo thẻ định nghĩa |
| Phân quyền xem | Khó, thường ai cũng thấy hết | Mỗi người xem phần của mình |
| Nhắc cập nhật | Nhắc tay qua Zalo | Tự gửi nhắc |
| Chi phí | Gần như bằng 0 | Thuê bao, thường tính theo người dùng |
| Hợp với | Dưới khoảng 20 người, ít chỉ số | Nhiều vị trí, số liệu có sẵn trên máy |
Mốc 20 người lấy theo gợi ý trong bài phần mềm OKR. Đây là mốc tham khảo, không phải ngưỡng cứng. Giá phần mềm KPI trong nước thường báo theo số người và phân hệ, nên xin báo giá bằng văn bản đúng số người của bạn.
Chuẩn bị gì trước khi chuyển
Đưa bộ KPI chưa chuẩn vào phần mềm thì chỉ sai nhanh hơn. Làm xong 4 việc dưới đây trước khi ký hợp đồng.
- Mỗi KPI có thẻ định nghĩa: công thức, nguồn số, kỳ đo, ngưỡng, người phụ trách.
- Mỗi vị trí giữ 3-5 KPI, bỏ chỉ số không ai dùng để ra quyết định.
- Ghi rõ số nào lấy tự động, số nào vẫn nhập tay.
- Giữ file Excel 2-3 tháng gần nhất để đối chiếu khi chạy song song.
Cách rà từng chỉ số theo 8 tiêu chí có trong bài tiêu chuẩn KPI là gì. Rà xong rồi mới so phần mềm KPI.
Ví dụ giả định: cửa hàng điện thoại 15 người
Ví dụ dưới là giả định để minh họa. Chuỗi 2 cửa hàng điện thoại có 15 người, KPI đang nằm trong một file Excel 15 sheet.
| Mốc | Việc làm | Kết quả cần thấy |
|---|---|---|
| Tháng 1 | Viết thẻ định nghĩa, gộp còn 4 KPI mỗi vị trí | Hai cửa hàng tính cùng một công thức |
| Tháng 2 | Dùng thử phần mềm KPI cho một cửa hàng | Doanh thu lấy thẳng từ phần mềm bán hàng |
| Tháng 3 | Chạy song song với Excel, so điểm từng người | Điểm khớp, không còn khiếu nại công thức |
| Tháng 4 | Mở cho cửa hàng thứ hai, dừng file Excel | Quản lý gom số trong vài giờ |
Nếu tháng 3 điểm hai bên lệch, lỗi thường nằm ở thẻ định nghĩa chứ không ở phần mềm. Khi đó dừng lại sửa thẻ rồi chạy thêm một tháng.
Cùng nhóm: phần mềm okr miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm KPI và phần mềm đánh giá nhân viên khác nhau thế nào?
Phần mềm KPI tập trung vào chỉ số và cách tính. Phần mềm đánh giá còn có nhận xét, năng lực, kỳ đánh giá. Nhiều bộ quản trị gộp cả hai, xem thêm bài phần mềm đánh giá nhân viên.
Hộ kinh doanh vài nhân viên có cần phần mềm KPI không?
Thường là chưa. Vài người, mỗi người 3 chỉ số, một bảng tính dùng chung là đủ.
Có nên dùng một phần mềm cho cả KPI và OKR?
Được, nếu phần mềm tách hai bảng. KPI đo việc đang chạy, OKR đặt thay đổi trong quý. Trộn chung thì mỗi người có quá nhiều dòng.
Phần mềm KPI có tự tính thưởng không?
Một số có. Nhưng tỷ lệ thưởng phải nằm trong quy chế đã công bố, phần mềm chỉ áp công thức đó.
Dùng mẫu quy trình có sẵn của ZoneKit
Trước khi chọn phần mềm KPI, mỗi vị trí cần quy trình và việc rõ. Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech có quy trình mẫu theo phòng ban để làm nền cho bộ chỉ số. Bạn có thể bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành miễn phí, rồi tải quy trình mẫu. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.
Số liệu trong ví dụ là giả định để minh họa.
Cập nhật lần cuối: 03/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận