ZoneTechNhật ký sản xuất thực phẩm: ghi mẻ, nguyên liệu, kiểm tra để truy lô
Nhật ký sản xuất thực phẩm là sổ ghi theo từng mẻ sản xuất: dùng những lô nguyên liệu nào của ai, làm theo công thức nào, kiểm soát nhiệt độ, thời gian ra sao, kiểm tra kết quả thế nào và ra bao nhiêu thành phẩm mang mã lô gì. Khác nhật ký trồng trọt ghi theo thửa và theo vụ, nhật ký thực phẩm ghi theo mẻ, vì một lô thành phẩm có thể ghép từ nhiều lô nguyên liệu. Bài này dành cho xưởng chế biến nhỏ, hộ kinh doanh và HTX làm sản phẩm chế biến; vai trò và các phần của một cuốn sổ có trong bài sổ nhật ký sản xuất.
Tóm tắt nhanh
- Ghi theo mẻ, mỗi mẻ một mã; mã mẻ in hoặc ghi lên bao bì thành phẩm.
- Cột bắt buộc: mã mẻ, lô nguyên liệu và nhà cung cấp, công thức, nhiệt độ và thời gian, kiểm tra, sản lượng, người ký.
- Thông tư 17/2021 yêu cầu lưu thông tin lô nhận, lô sản xuất và lô giao.
- Thời gian lưu tối thiểu: 2 năm với thực phẩm đông lạnh, chế biến không bắt buộc ghi hạn; 12 tháng kể từ ngày hết hạn nếu có hạn sử dụng.
- Diễn tập truy một lô để biết sổ có dùng được không.
Nhật ký sản xuất thực phẩm khác nhật ký nông nghiệp ở đâu?
| Tiêu chí | Nhật ký trồng trọt, chăn nuôi | Nhật ký sản xuất thực phẩm |
|---|---|---|
| Đơn vị ghi | Thửa, ao, chuồng theo vụ hoặc lứa | Mẻ sản xuất theo ngày, ca |
| Đầu vào chính | Giống, phân bón, thuốc, thức ăn | Nhiều lô nguyên liệu, phụ gia, bao bì |
| Điểm kiểm soát | Thời gian cách ly thuốc | Nhiệt độ, thời gian, vệ sinh, kiểm tra thành phẩm |
| Truy xuất | Một lô hàng về một thửa | Một lô thành phẩm về nhiều lô nguyên liệu |
Quy định về thông tin phải lưu
Với thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của ngành nông nghiệp, Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT (hiệu lực từ 02/02/2022) yêu cầu mỗi cơ sở lưu thông tin tối thiểu cho từng lô hàng (Thông tư 17/2021, Điều 6):
- Lô nhận vào: tên, địa chỉ, mã số (nếu có) của cơ sở cung cấp; thời gian, địa điểm giao nhận; tên hoặc chủng loại, khối lượng, mã nhận diện lô.
- Lô sản xuất: thông tin ở từng công đoạn gồm thời gian, tên hoặc chủng loại, khối lượng, mã nhận diện lô hoặc mẻ.
- Lô giao đi: tên, địa chỉ, mã số (nếu có) của cơ sở nhận; thời gian, địa điểm giao; tên, khối lượng, mã nhận diện lô.
Thời gian lưu tối thiểu tính từ ngày sản xuất: 6 tháng với thực phẩm tươi sống, 2 năm với thực phẩm đông lạnh, chế biến; sản phẩm có ghi hạn sử dụng thì lưu ít nhất 12 tháng kể từ ngày hết hạn của lô. Thực phẩm thuộc quản lý của bộ khác có văn bản riêng, xem bài truy xuất nguồn gốc thực phẩm.
Mẫu bảng ghi theo mẻ
| Cột | Cách ghi |
|---|---|
| Mã mẻ | Ngày + ca + số thứ tự, ví dụ 241026-S-01 |
| Sản phẩm, công thức | Tên sản phẩm, mã hoặc phiên bản công thức |
| Nguyên liệu dùng | Tên, mã lô nguyên liệu, nhà cung cấp, khối lượng |
| Thông số chế biến | Nhiệt độ, thời gian ở các công đoạn quan trọng |
| Kiểm tra | Cảm quan, khối lượng tịnh, kết quả đo; đạt hay không đạt |
| Sản lượng | Số đơn vị thành phẩm, số hỏng, số loại bỏ |
| Bao gói | Lô bao bì, hạn sử dụng in trên sản phẩm |
| Người làm, người kiểm | Họ tên, ký |
Với cơ sở vừa trồng vừa chế biến, nhật ký mẻ nối tiếp với nhật ký sản xuất ở vườn: lô nguyên liệu tự trồng mang mã thửa và ngày thu. Kèm theo nhật ký mẻ là sổ nhận nguyên liệu (ghi lô nhận vào) và sổ xuất hàng (ghi lô giao đi), để nối đủ ba bước theo Thông tư 17/2021.
Nối nhật ký với mã lô trên bao bì
Nhật ký chỉ có ích khi mã mẻ đi theo sản phẩm. Ví dụ giả định một xưởng làm ruốc:
- Sáng 24/10, mẻ 241026-S-01 dùng thịt lô T-1020 của nhà cung cấp A và gia vị lô G-08.
- Mẻ ra 120 hũ, in mã 241026-S-01 cùng hạn sử dụng lên nắp hũ.
- Sổ xuất hàng ghi: 60 hũ mẻ này giao đại lý B ngày 25/10, 60 hũ giao cửa hàng C ngày 26/10.
- Khi khách phản ánh một hũ, xưởng đọc mã trên nắp, mở nhật ký thấy lô thịt T-1020, biết ngay hai nơi đã nhận hàng cùng mẻ.
Nếu mã mẻ không in lên bao bì, việc truy ngược gần như không làm được, dù sổ ghi rất đầy đủ.
Lưu trữ và diễn tập
- Lưu sổ giấy theo tháng, có nhãn; ghi trên bảng tính thì sao lưu ít nhất mỗi tuần.
- Mỗi quý chọn ngẫu nhiên một lô thành phẩm, thử truy về lô nguyên liệu và nơi đã giao, ghi lại thời gian mất bao lâu.
- Khi đổi nhà cung cấp hay đổi công thức, cập nhật mẫu ngay để không thiếu cột.
Xưởng làm sản phẩm phi thực phẩm có thể tham khảo cách ghi nhật ký sản xuất công nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh làm thực phẩm quy mô nhỏ có cần nhật ký không?
Nên có, vì phải chứng minh được nguồn gốc nguyên liệu khi bị kiểm tra hoặc khi khách phản ánh. Bản đơn giản gồm sổ nhận nguyên liệu, nhật ký mẻ và sổ xuất hàng là đủ để bắt đầu.
Một ngày làm nhiều mẻ cùng sản phẩm có cần ghi riêng?
Có, nếu dùng lô nguyên liệu khác nhau hoặc khác ca. Ghi chung một mẻ lớn thì khi có sự cố phải thu hồi nhiều hàng hơn.
Có cần phần mềm không?
Chưa cần lúc đầu. Sổ giấy hoặc bảng tính làm đúng cột là đủ; khi số mẻ và nơi giao tăng lên mới nên tính tới phần mềm và tem QR.
Nếu cơ sở cần dựng sổ theo lô và tem truy xuất cho sản phẩm, xem giải pháp truy xuất cho nông sản của ZoneTech.
Cập nhật lần cuối: 24/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận