ZoneTechGiấy ủy quyền công bố mỹ phẩm: khi nào cần, ghi gì và hợp pháp hóa ra sao
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là văn bản nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm giao cho một tổ chức tại Việt Nam quyền đứng tên công bố và phân phối sản phẩm. Nó bắt buộc khi bên đứng tên công bố không phải nhà sản xuất: nhà nhập khẩu, hoặc thương hiệu Việt thuê nhà máy gia công. Với hàng nhập khẩu, giấy ủy quyền còn phải chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự. Công bố xong mới tới các bước như nhãn, tem và chống giả cho mỹ phẩm, đã nói ở bài chống giả cho mỹ phẩm.
Tóm tắt nhanh
- Cần giấy ủy quyền khi bên công bố không đồng thời là nhà sản xuất hay chủ sở hữu sản phẩm.
- Thông tư 06/2011/TT-BYT yêu cầu bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ.
- Hàng nhập khẩu: chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi điều ước quốc tế miễn.
- Ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ; phải có phạm vi, sản phẩm, thời hạn, cam kết cung cấp hồ sơ PIF.
- Dự thảo nghị định quản lý mỹ phẩm (13/5/2026) có thể cho miễn hợp pháp hóa nếu giấy tờ tra cứu được trực tuyến; chưa ban hành.
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm dùng khi nào?
Giấy ủy quyền chứng minh bên đứng tên phiếu công bố có quyền với sản phẩm. Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT đưa giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm vào hồ sơ công bố.
| Trường hợp | Cần giấy ủy quyền? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhà máy trong nước tự sản xuất, tự công bố | Không | Bên công bố là nhà sản xuất |
| Thương hiệu Việt thuê nhà máy gia công | Có | Nhà sản xuất ủy quyền cho bên đưa sản phẩm ra thị trường |
| Công ty nhập khẩu mỹ phẩm nước ngoài | Có | Kèm chứng thực chữ ký, hợp pháp hóa lãnh sự |
| Nhà phân phối mua lại từ nhà nhập khẩu đã công bố | Thường không công bố lại | Giữ hợp đồng, hóa đơn mua hàng |
Thủ tục nộp phiếu công bố, cơ quan tiếp nhận và cách tra số đã cấp nằm ở bài công bố mỹ phẩm. Bài này chỉ đi sâu vào giấy ủy quyền.
Giấy ủy quyền phải ghi những gì?
Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định nội dung bắt buộc. Thiếu một mục là lý do thường gặp khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
| Mục | Cần ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Bên ủy quyền | Tên, địa chỉ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu | Địa chỉ khác với giấy chứng nhận lưu hành tự do |
| Bên được ủy quyền | Tên, địa chỉ tổ chức tại Việt Nam | Sai tên so với giấy đăng ký doanh nghiệp |
| Phạm vi ủy quyền | Đứng tên công bố và phân phối sản phẩm tại Việt Nam | Chỉ ghi "phân phối", thiếu "công bố" |
| Sản phẩm | Nhãn hàng hoặc tên từng sản phẩm | Ghi chung chung "các sản phẩm của công ty" |
| Thời hạn | Thời hạn ủy quyền | Không ghi, hoặc hết hạn trước khi hồ sơ được xử lý |
| Cam kết | Cung cấp hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) | Bỏ sót câu cam kết |
| Chữ ký | Người đại diện có thẩm quyền của bên ủy quyền | Người ký không có thẩm quyền |
Ngôn ngữ trình bày là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ Việt Anh. Nếu nhà sản xuất chỉ cấp bản tiếng Hàn, tiếng Nhật, bạn cần đề nghị họ làm lại bản tiếng Anh thay vì tự dịch.
Một điểm dễ quên: số tiếp nhận phiếu công bố có giá trị 5 năm (Điều 10). Nếu giấy ủy quyền chỉ có thời hạn 1 đến 2 năm, nên ghi lịch xin gia hạn để quyền phân phối không bị gián đoạn giữa chừng.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền cho hàng nhập khẩu
Với mỹ phẩm nhập khẩu, Điều 4 yêu cầu giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Quy trình thường gồm 4 bước, tính từ phía nhà sản xuất ở nước ngoài:
- Nhà sản xuất soạn và ký giấy ủy quyền theo nội dung ở bảng trên.
- Chữ ký được chứng thực tại nước sở tại theo thủ tục của nước đó.
- Giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước đó, hoặc theo cơ chế hiện hành.
- Bên nhập khẩu nhận bản chính, làm bản sao có chứng thực nếu cần dùng cho nhiều hồ sơ.
Thời gian và phí từng bước phụ thuộc nước sở tại; nên hỏi đối tác hoặc đơn vị dịch vụ trước khi lên lịch nhập hàng.
Checklist trước khi nộp hồ sơ:
- [ ] Tên, địa chỉ bên ủy quyền khớp với giấy chứng nhận lưu hành tự do và nhãn sản phẩm.
- [ ] Tên bên được ủy quyền khớp giấy đăng ký doanh nghiệp.
- [ ] Phạm vi ghi đủ cả công bố và phân phối tại Việt Nam.
- [ ] Liệt kê đúng tên sản phẩm hoặc nhãn hàng sẽ công bố.
- [ ] Có thời hạn ủy quyền, còn hiệu lực đủ lâu.
- [ ] Có câu cam kết cung cấp hồ sơ PIF.
- [ ] Hàng nhập khẩu: đã chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự.
- [ ] Nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ.
Dự thảo nghị định quản lý mỹ phẩm 2026: điểm có thể thay đổi
Bộ Y tế đang xây dựng nghị định mới về quản lý mỹ phẩm. Bản dự thảo ngày 13/5/2026 chưa được ban hành và chưa có hiệu lực, nhưng cho thấy hướng thay đổi.
| Nội dung | Thông tư 06/2011 (đang áp dụng) | Dự thảo nghị định 2026 |
|---|---|---|
| Ai ủy quyền | Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu | Chủ sở hữu sản phẩm cho cơ sở công bố (Điều 13) |
| Phạm vi | Công bố và phân phối tại Việt Nam | Công bố, thay đổi phiếu công bố, đưa sản phẩm ra lưu thông (Điều 17) |
| Ngôn ngữ | Việt, Anh hoặc song ngữ | Việt, Anh hoặc song ngữ |
| Hợp pháp hóa lãnh sự | Bắt buộc với hàng nhập khẩu, trừ điều ước miễn | Bắt buộc với bản giấy, trừ khi tra cứu, xác thực được trực tuyến (Điều 17, 20) |
| Giấy ủy quyền điện tử | Không quy định riêng | Chấp nhận nếu có chữ ký số |
Theo khoản 2 Điều 20 dự thảo, tài liệu được công bố công khai trên hệ thống điện tử hoặc có chữ ký số xác thực có thể được miễn bản giấy và miễn hợp pháp hóa; bên công bố phải cung cấp đường dẫn tra cứu và chịu trách nhiệm về tính chính xác. Cho tới khi nghị định chính thức ban hành, vẫn làm theo Thông tư 06/2011/TT-BYT.
Ví dụ: thương hiệu nhỏ nhập serum từ Hàn Quốc
Ví dụ giả định: một công ty nhỏ ở Hà Nội nhập 3 loại serum của một nhà sản xuất Hàn Quốc để bán trên sàn và qua đại lý.
Công ty đề nghị nhà sản xuất cấp một giấy ủy quyền song ngữ Anh Việt, liệt kê đủ 3 tên sản phẩm, phạm vi "đứng tên công bố và phân phối tại Việt Nam", thời hạn 5 năm và câu cam kết cung cấp PIF. Giấy được chứng thực chữ ký, hợp pháp hóa lãnh sự rồi gửi bản chính về. Công ty làm 3 bản sao có chứng thực để nộp kèm 3 phiếu công bố.
Sau khi có số tiếp nhận, công ty làm nhãn phụ tiếng Việt và dán tem QR riêng từng hộp, để khách kiểm tra mỹ phẩm thật giả trước khi dùng. Ngôn ngữ trên nhãn mỹ phẩm theo Điều 19 Thông tư 06/2011/TT-BYT; Cục Hải quan đã chuyển các kiến nghị về nhãn mỹ phẩm sang Bộ Y tế (văn bản trả lời doanh nghiệp).
Hiểu sai thường gặp
- "Có hợp đồng phân phối là đủ." Hợp đồng không thay được giấy ủy quyền trong hồ sơ công bố.
- "Thương hiệu Việt thuê gia công thì không cần." Cần, nếu bên công bố không phải nhà sản xuất.
- "Một giấy ủy quyền dùng cho mọi sản phẩm sau này." Sản phẩm phải được liệt kê hoặc thuộc nhãn hàng được ủy quyền.
- "Bản scan có chữ ký là được." Hồ sơ cần bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ.
Zonetech hỗ trợ gì?
Sau khi có số công bố, giải pháp ZoneQR của Zonetech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc, QR dẫn khách về Zalo OA và gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT trên hệ thống VeriGoods. Nhận tư vấn qua 0828.229.666 hoặc 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm có thời hạn bao lâu?
Thông tư 06/2011 yêu cầu ghi thời hạn ủy quyền nhưng không quy định tối thiểu hay tối đa. Nên để thời hạn đủ dài so với 5 năm hiệu lực của số tiếp nhận phiếu công bố.
Giấy ủy quyền hết hạn thì số công bố còn dùng được không?
Quyền đứng tên và phân phối dựa trên giấy ủy quyền, nên khi hết hạn cần xin giấy mới. Cách xử lý với phiếu công bố đang có hiệu lực nên hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Mỹ phẩm sản xuất trong nước thuê gia công có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không, vì hợp pháp hóa lãnh sự áp dụng cho giấy tờ nước ngoài. Giấy ủy quyền vẫn phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ.
Một nhà sản xuất ủy quyền cho nhiều công ty tại Việt Nam được không?
Đây là thỏa thuận giữa nhà sản xuất và các bên phân phối; mỗi bên công bố theo phạm vi ghi trong giấy ủy quyền của mình. Trước khi nộp, nên hỏi cơ quan tiếp nhận về sản phẩm đã có bên khác công bố, và ghi rõ quyền độc quyền hay không trong hợp đồng.
Đọc tiếp: app kiểm tra mỹ phẩm thật giả và giới hạn của từng loại.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.