ZoneTechVốn kinh doanh: tính đủ chi phí thật và tránh sai lầm khi mới bắt đầu (2026)
Vốn kinh doanh là toàn bộ tiền và tài sản bạn bỏ ra để mở và giữ cho việc kinh doanh chạy được tới khi tự nuôi được mình. Con số cần có không nằm ở một mức chung nào, mà bằng chi phí đầu tư ban đầu cộng tiền vận hành trong vài tháng đầu và một khoản dự phòng. Bài này dành cho người sắp mở cửa hàng, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ đang khởi nghiệp, muốn tính vốn sát thực tế hơn.
Tóm tắt nhanh
- Vốn cần có = chi phí đầu tư ban đầu + chi phí vận hành của những tháng chưa có lãi + dự phòng.
- Luật Doanh nghiệp 2020 không đặt mức vốn điều lệ tối thiểu chung; chỉ một số ngành có điều kiện mới có vốn pháp định.
- Công ty phải góp đủ vốn điều lệ trong 90 ngày kể từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Từ 1/1/2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không còn khai, nộp lệ phí môn bài; hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán.
- Sai lầm hay gặp nhất là tiêu hết vốn vào mặt bằng, trang trí và hàng nhập đầu, không chừa tiền cho vài tháng vận hành.
Vốn kinh doanh là gì và gồm những phần nào?
Vốn kinh doanh là phần tiền và tài sản dùng để tạo ra doanh thu. Với cửa hàng nhỏ, dễ hiểu nhất là chia làm hai phần: vốn cố định (thứ dùng lâu, như kệ, tủ, máy tính tiền, cải tạo mặt bằng) và vốn lưu động (thứ quay vòng, như tiền nhập hàng, tiền thuê, lương, quảng cáo).
| Cách chia | Loại vốn | Ví dụ ở cửa hàng nhỏ |
|---|---|---|
| Theo thời gian sử dụng | Vốn cố định | Kệ, tủ mát, máy in hóa đơn, biển hiệu, cải tạo mặt bằng |
| Theo thời gian sử dụng | Vốn lưu động | Hàng nhập, tiền thuê tháng, lương, điện nước, quảng cáo |
| Theo nguồn | Vốn chủ sở hữu | Tiền tiết kiệm, góp của người thân cùng làm chủ |
| Theo nguồn | Vốn vay | Vay ngân hàng, vay người thân, mua chịu của nhà cung cấp |
Nhiều người chỉ tính phần vốn cố định và lô hàng khai trương, rồi bất ngờ khi tháng thứ hai không đủ tiền nhập lại hàng. Vốn lưu động mới là phần quyết định cửa hàng có trụ được qua giai đoạn đầu hay không.
Vốn trên giấy đăng ký và vốn thực tế khác nhau thế nào?
Vốn ghi trên giấy đăng ký là con số bạn cam kết với Nhà nước; vốn thực tế là tiền bạn thật sự có để chi. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa chung, trừ một số ngành nghề có điều kiện yêu cầu vốn pháp định hoặc ký quỹ (LuatVietnam).
Cùng nguồn trên: công ty TNHH và công ty cổ phần phải góp đủ vốn điều lệ trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quá hạn mà không điều chỉnh vốn có thể bị phạt 30-50 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Vì vậy đừng đăng ký vốn cao hơn số tiền mình thật sự có chỉ để "trông lớn".
Quy định về thuế và phí ảnh hưởng tới vốn năm 2026
Năm 2026 có ba thay đổi làm thay đổi cách tính chi phí của cửa hàng nhỏ. Hãy đưa chúng vào bảng tính vốn ngay từ đầu.
| Thay đổi | Nội dung | Nguồn |
|---|---|---|
| Bỏ lệ phí môn bài | Chấm dứt thu, nộp lệ phí môn bài từ 1/1/2026 với doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh (khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15) | VnEconomy, 24/01/2026 |
| Bỏ thuế khoán | Hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15 | VnEconomy, 19/06/2025 |
| Ngưỡng doanh thu chịu thuế | Theo Thư Viện Pháp Luật, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT, TNCN; Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026 nâng mức này từ 500 triệu lên 1 tỷ đồng, áp dụng từ 01/01/2026 (Tạp chí Công Thương) | Thư Viện Pháp Luật |
Nghị định 141/2026/NĐ-CP ban hành ngày 29/4/2026 nhưng áp dụng từ 01/01/2026, nên hộ đã lỡ nộp thuế quý I/2026 theo ngưỡng cũ 500 triệu có thể đề nghị bù trừ hoặc hoàn lại. Chi tiết cách tính thuế từng mức doanh thu có trong bài hộ kinh doanh cá thể.
Bỏ thuế khoán nghĩa là hộ kinh doanh phải tự ghi doanh thu, giữ chứng từ. Hãy dành một khoản trong vốn ban đầu cho phần mềm ghi đơn, hóa đơn và vài buổi làm quen sổ sách.
Sai lầm khi bắt đầu: 7 lỗi làm cạn vốn sớm
Phần lớn cửa hàng cạn vốn không vì một khoản lớn, mà vì nhiều khoản nhỏ không có trong kế hoạch. Bảy lỗi dưới đây hay gặp ở người mới; mỗi lỗi có cách phòng cụ thể. Bài riêng về sai lầm khi bắt đầu phân tích kỹ từng lỗi và cách sửa khi đã lỡ mắc.
| Sai lầm | Hậu quả | Cách phòng |
|---|---|---|
| Dồn vốn vào trang trí, mặt bằng đẹp | Hết tiền nhập hàng lần hai | Đặt trần cho vốn cố định, phần còn lại để vận hành |
| Nhập quá nhiều mã hàng ngay từ đầu | Hàng tồn, hàng hết hạn | Bắt đầu với nhóm hàng bán chạy, nhập lại theo số bán thực |
| Không tính lương cho chính mình | Tưởng có lãi nhưng thực ra đang lỗ công | Ghi lương chủ vào chi phí tháng |
| Không có quỹ dự phòng | Một tháng doanh thu thấp là phải vay nóng | Giữ riêng một khoản không đụng tới |
| Bán chịu không giới hạn | Tiền nằm ở khách, không quay vòng | Đặt hạn mức và thời hạn nợ cho từng khách |
| Trộn tiền nhà và tiền cửa hàng | Không biết lãi hay lỗ | Mở tài khoản riêng cho cửa hàng |
| Vay lãi cao để nhập hàng | Lãi vay ăn hết biên lợi nhuận | Tính lãi vay vào giá vốn trước khi vay |
Lỗi "không tính lương cho chính mình" khó thấy nhất. Một cửa hàng lãi đúng bằng mức lương chủ có thể nhận nếu đi làm thuê thì thực chất là hòa vốn công sức.
Chi phí thật khi mở cửa hàng: lấy tạp hóa nông thôn làm ví dụ
Chi phí thật là tổng mọi khoản phải trả tới khi cửa hàng có lãi đều, chứ không dừng ở tiền nhập lô hàng khai trương. Tạp hóa ở nông thôn là ví dụ dễ hình dung vì mặt bằng thường rẻ hoặc là nhà mình, nhưng vốn hàng và bán chịu lại chiếm phần lớn. Bài chi phí mở cửa hàng tạp hoá ở nông thôn đi chi tiết từng khoản.
Các nhóm chi phí cần liệt kê
| Nhóm | Khoản chi | Một lần hay hằng tháng | Cách ước tính |
|---|---|---|---|
| Mặt bằng | Tiền thuê, cọc, cải tạo | Cọc một lần, thuê hằng tháng | Hỏi giá 3 nơi cùng khu vực |
| Trang thiết bị | Kệ, tủ mát, cân, máy tính tiền | Một lần | Báo giá đồ mới và đồ cũ |
| Hàng hóa | Lô hàng khai trương, hàng nhập lại | Lần đầu và lặp lại | Số mã hàng × số lượng × giá nhập |
| Nhân sự | Lương người phụ, lương chủ | Hằng tháng | Theo giờ mở cửa thực tế |
| Vận hành | Điện, nước, internet, phần mềm, túi đựng | Hằng tháng | Lấy hóa đơn 3 tháng của nhà ở cùng khu |
| Bán hàng | Biển hiệu, khai trương, quảng cáo | Một lần và hằng tháng | Ngân sách cố định, đo hiệu quả |
| Pháp lý | Đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép theo ngành | Một lần | Hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã |
| Dự phòng | Hư hỏng, hết hạn, bán chịu không thu được | Giữ sẵn | Tỷ lệ cố định trên tổng vốn |
Công thức tính vốn cần có
Vốn cần có = vốn cố định + (chi phí vận hành mỗi tháng × số tháng chưa có lãi) + vốn hàng hóa + dự phòng.
Ví dụ minh họa với số giả định, chỉ để thấy cách tính, không phải mức giá thị trường: một tạp hóa có vốn cố định 40 triệu đồng, vốn hàng hóa 60 triệu, chi phí vận hành 8 triệu mỗi tháng và dự kiến 4 tháng chưa có lãi. Vốn cần có trước dự phòng là 40 + 60 + 8 × 4 = 132 triệu đồng. Nếu giữ dự phòng bằng 10% thì tổng khoảng 145 triệu. Hãy thay từng con số bằng báo giá thật ở nơi bạn mở cửa hàng.
Với tạp hóa nông thôn, hai khoản dễ bị đánh giá thấp là bán chịu (khách quen mua trước trả sau) và hàng hết hạn ở các mã bán chậm. Cả hai đều làm vốn lưu động đứng yên dù doanh thu trên sổ vẫn có.
Nguồn vốn: tự có, vay và mua chịu
Nguồn vốn quyết định áp lực trả nợ mỗi tháng. Vốn tự có không phải trả lãi nhưng có hạn; vốn vay giúp mở nhanh nhưng biến thành chi phí cố định hằng tháng.
| Nguồn | Ưu điểm | Rủi ro | Nên dùng cho |
|---|---|---|---|
| Tiền tiết kiệm | Không lãi, không áp lực | Mất tiền dự phòng của gia đình | Vốn cố định, lô hàng khai trương |
| Vay người thân | Lãi thấp hoặc không lãi | Ảnh hưởng quan hệ nếu chậm trả | Khoản nhỏ, có giấy tờ rõ ràng |
| Vay ngân hàng | Số tiền lớn hơn, kỳ hạn dài | Cần hồ sơ, tài sản bảo đảm, lãi cố định hằng tháng | Mở rộng khi đã có số liệu bán hàng |
| Mua chịu nhà cung cấp | Giãn dòng tiền | Phụ thuộc một nguồn hàng | Hàng bán chạy, quay vòng nhanh |
Thứ tự an toàn cho người mới: dùng vốn tự có để mở, dùng mua chịu để giãn dòng tiền, chỉ vay ngân hàng khi đã có ít nhất vài tháng số liệu bán hàng để chứng minh khả năng trả.
Bài học từ thực tế: ghi số trước, mở rộng sau
Điểm chung của các cửa hàng giữ được vốn là có số liệu hằng tuần: doanh thu, tiền hàng nhập, tiền mặt cuối ngày, công nợ khách. Không có số thì mọi quyết định mở rộng đều là đoán.
TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt thành lập năm 2024 ở Đại Từ, Thái Nguyên, có giấy chứng nhận VietGAP cho chè búp tươi và bán đa kênh qua website, Shopee, đại lý nhiều tỉnh và chi nhánh bán buôn ở Lào Cai. Mỗi kênh mới đều cần thêm vốn hàng, vốn cho công nợ đại lý và người vận hành.
Bắt đầu từ đâu cho doanh nghiệp?
Dành một tuần để làm 5 việc sau trước khi chi đồng vốn đầu tiên:
| Việc | Kết quả |
|---|---|
| Liệt kê đủ 8 nhóm chi phí ở bảng trên | Danh sách khoản chi, không bỏ sót |
| Lấy báo giá thật cho mỗi khoản, ít nhất 2 nơi | Bảng chi phí có số thật |
| Ước số tháng chưa có lãi, tính vốn lưu động cho cả giai đoạn đó | Biết cần giữ bao nhiêu tiền vận hành |
| Đặt quỹ dự phòng, mở tài khoản riêng cho cửa hàng | Tách tiền nhà, tiền cửa hàng |
| Chọn cách ghi doanh thu hằng ngày (sổ, Excel hay phần mềm) | Có số liệu từ ngày đầu, sẵn sàng cho kê khai thuế |
Sau khi mở, xem lại bảng vốn mỗi tháng: khoản nào vượt, khoản nào thừa, còn bao nhiêu tháng dự phòng.
Zonetech hỗ trợ gì?
Zonetech không hứa con số doanh thu, chỉ hứa việc làm. Zonetech giúp bạn chi vốn vào đúng chỗ: dựng website bán hàng với giá công khai, đã gồm thuế, từ 3 triệu đồng (ZoneWeb), và vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp từ 3,5 triệu đồng/tháng (ZoneOps), có biên bản cho mọi bàn giao. Zonetech chỉ bán những gì đội ngũ đang dùng cho TRAVINA. Xem trang khởi nghiệp và khách hàng của Zonetech. Kể cho Zonetech bài toán của bạn qua hotline 0828.229.666 hoặc 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Mở cửa hàng nhỏ cần bao nhiêu vốn?
Không có con số chung. Hãy tính theo công thức: vốn cố định + chi phí vận hành × số tháng chưa có lãi + vốn hàng + dự phòng, với báo giá thật ở khu vực của bạn.
Đăng ký hộ kinh doanh có cần chứng minh vốn không?
Quy định về vốn khi đăng ký hộ kinh doanh nên hỏi trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trước khi nộp hồ sơ; ngành nghề có điều kiện có thể có yêu cầu riêng.
Vốn điều lệ ghi cao có lợi gì không?
Vốn điều lệ cao có thể tạo ấn tượng với đối tác, nhưng công ty phải góp đủ trong 90 ngày. Ghi vượt khả năng góp thì phải làm thủ tục điều chỉnh và có thể bị phạt 30-50 triệu đồng nếu không điều chỉnh.
Năm 2026 cửa hàng nhỏ còn phải nộp thuế môn bài không?
Không. Lệ phí môn bài, hay thường gọi là thuế môn bài, chấm dứt thu từ 1/1/2026 theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, áp dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Nên giữ bao nhiêu tiền dự phòng?
Tùy ngành và mức ổn định của doanh thu. Cách làm thận trọng là giữ đủ chi phí vận hành cho vài tháng và không dùng khoản này để nhập thêm hàng.
Khi nào nên vay vốn để mở rộng?
Khi đã có số liệu bán hàng đều trong nhiều tháng, biết rõ biên lợi nhuận và khoản vay sẽ dùng vào việc gì. Hãy tính lãi vay vào chi phí trước khi ký, nếu lãi gần bằng phần lãi tăng thêm thì chưa nên vay.
Đọc tiếp: so sánh giá và tính năng phần mềm bán hàng để ghi số từ ngày đầu.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.