ZoneTechQuản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel: mẫu sổ và công thức đối chiếu
Quản lý hóa đơn bằng Excel là giữ một sổ theo dõi hóa đơn bán hàng đã xuất. Mỗi dòng một hóa đơn, nối với mã đơn hàng. Từ đó, công thức báo ba việc: đơn đã giao mà chưa có hóa đơn, hóa đơn trùng số, tiền hóa đơn lệch tiền đơn. Sổ đơn hàng nằm ở bài quản lý đơn hàng bằng Excel, bài này chỉ bàn phần hóa đơn.
Tóm tắt nhanh
- Sổ hóa đơn là sổ nội bộ để đối chiếu hóa đơn với đơn, không thay hóa đơn điện tử gốc.
- Mẫu gồm 3 sheet: HoaDon, DonHang (lấy từ sổ đơn), DoiChieu.
- Hóa đơn bị thay thế giữ dòng, đổi trạng thái, không xóa.
- Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Mục lục
Sổ hóa đơn khác sổ đơn hàng ở đâu?
Sổ hóa đơn là sổ nội bộ ghi mỗi hóa đơn đã lập một dòng, nối với mã đơn. Sổ đơn hàng theo dõi hàng đi tới đâu, tiền về chưa. Sổ hóa đơn theo dõi chứng từ đã lập cho đơn đó.
| Điểm | Sổ đơn hàng | Sổ hóa đơn |
|---|---|---|
| Mỗi dòng là | Một sản phẩm trong đơn | Một hóa đơn |
| Khóa chính | Mã đơn | Ký hiệu và số hóa đơn |
| Câu hỏi chính | Đơn đang ở đâu? | Đơn đã có hóa đơn đúng chưa? |
| Khi có sai | Đổi trạng thái đơn | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, giữ dòng cũ |
Từ 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn. Theo khoản 1 Điều 9, hóa đơn bán hàng hóa lập lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua. Việc này không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Vì thế, quản lý hóa đơn bằng Excel cần bắt được đơn đã giao mà chưa lập hóa đơn.
Các cột của sheet HoaDon
Quản lý hóa đơn bằng Excel ghi mỗi hóa đơn một dòng, kể cả hóa đơn đã bị thay thế.
| Cột | Nội dung | Cách nhập |
|---|---|---|
| A | Ký hiệu hóa đơn | Chép từ phần mềm hóa đơn |
| B | Số hóa đơn | Chép, định dạng chữ để giữ số 0 đầu |
| C | Ngày lập | Chọn ngày |
| D | Mã đơn | Đúng mã trong sổ đơn hàng |
| E | Người mua, mã số thuế | Theo hóa đơn |
| F | Tiền chưa thuế | Số trên hóa đơn |
| G | Thuế suất | Theo hóa đơn |
| H | Tiền thuế | Số trên hóa đơn |
| I | Tổng tiền | Số trên hóa đơn |
| J | Trạng thái | Chọn: Đã cấp mã, Điều chỉnh, Thay thế, Bị thay thế |
| K | Hóa đơn liên quan | Số hóa đơn gốc hoặc hóa đơn thay thế |
Các số tiền chép đúng từ hóa đơn, không tính lại bằng công thức. Khi quản lý hóa đơn bằng Excel, sổ dùng để soát lỗi, nên số phải là số đã phát hành.
Công thức đối chiếu khi quản lý hóa đơn bằng Excel
Sheet DoiChieu là sheet có mỗi dòng một mã đơn, cột A ghi mã đơn, bắt đầu từ dòng 2. Giả định sổ đơn dùng khung của bài cha: cột A mã đơn, cột K thành tiền đã gồm thuế, cột O trạng thái.
| Cột | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| B | Tiền đơn | =SUMIFS(DonHang!K:K;DonHang!A:A;A2) |
| C | Tiền trên hóa đơn còn hiệu lực | =SUMIFS(HoaDon!I:I;HoaDon!D:D;A2;HoaDon!J:J;"<>Bị thay thế") |
| D | Chênh lệch | =B2-C2 |
| E | Đơn đã giao | =COUNTIFS(DonHang!A:A;A2;DonHang!O:O;"Giao thành công")+COUNTIFS(DonHang!A:A;A2;DonHang!O:O;"Đã đối soát") |
| F | Cảnh báo | =IF(AND(E2>0;C2=0);"Đã giao, chưa có hóa đơn";IF(C2=0;"";IF(D2<>0;"Lệch tiền";"Khớp"))) |
Hàm COUNTIFS là hàm đếm theo nhiều điều kiện cùng lúc. Trong sheet HoaDon, thêm cột L báo trùng số: =IF(COUNTIFS(A:A;A2;B:B;B2)>1;"Trùng số";""). Cách dùng có ở hướng dẫn COUNTIFS của Microsoft. Máy dùng dấu phẩy làm dấu thập phân thì giữ dấu chấm phẩy giữa các đối số.
Ví dụ giả định: 5 đơn của shop trà
Ví dụ minh họa, số liệu giả định, mã đơn theo quy ước của bài cha.
| Mã đơn | Tiền đơn | Hóa đơn | Tiền trên hóa đơn | Kết quả |
|---|---|---|---|---|
| WEB-1510-001 | 650.000đ | 0000121, Đã cấp mã | 650.000đ | Khớp |
| ZL-1510-002 | 360.000đ | 0000122, Đã cấp mã | 340.000đ | Lệch tiền |
| FB-1510-003 | 240.000đ | Chưa có | 0đ | Đã giao, chưa có hóa đơn |
| WEB-1510-004 | 1.200.000đ | 0000123 Bị thay thế, 0000125 Thay thế | 1.200.000đ | Khớp |
| FB-1510-005 | 120.000đ, đơn Hủy | Chưa có | 0đ | Để trống |
Đơn ZL-1510-002 lệch 20.000 đồng, cần mở hóa đơn xem sai số lượng hay đơn giá. Đơn FB-1510-003 cần báo kế toán ngay. Đơn WEB-1510-004 khớp vì công thức bỏ qua hóa đơn bị thay thế. Năm dòng này cho thấy quản lý hóa đơn bằng Excel bắt lỗi ngay khi đối chiếu hóa đơn.
Tổng hợp theo tháng và lưu trữ
Khi quản lý hóa đơn bằng Excel, tiền thuế tháng 10/2026 trên các hóa đơn còn hiệu lực tính bằng công thức dưới đây.
=SUMIFS(HoaDon!H:H;HoaDon!C:C;">="&DATE(2026;10;1);HoaDon!C:C;"<"&DATE(2026;11;1);HoaDon!J:J;"<>Bị thay thế").
Số tổng nên khớp báo cáo trong phần mềm hóa đơn. Lệch thì tra từng hóa đơn trên Cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
File quản lý hóa đơn bằng Excel chỉ là bản theo dõi. Theo Einvoice, hóa đơn dùng ghi sổ kế toán phải lưu ít nhất 10 năm, dạng dữ liệu điện tử. Căn cứ là điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015. File cũng không thay sổ kế toán: hộ kinh doanh ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Có sẵn sổ bán hàng thì quản lý hóa đơn bằng Excel ngay trong file đó, thêm sheet HoaDon. Quy trình xử lý đơn từ lúc nhận tới lúc đối soát có ở bài quản lý đơn hàng. Muốn xem số hóa đơn, đơn hủy trên biểu đồ, xem bài dashboard quản lý đơn hàng.
Cần người làm cùng? Xem ZoneOps – vận hành bán hàng cùng bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần sổ Excel khi đã dùng phần mềm hóa đơn điện tử?
Có, vì phần mềm hóa đơn không biết đơn nào chưa xuất hóa đơn. Quản lý hóa đơn bằng Excel nối hai nguồn để thấy chỗ hở.
Hóa đơn bị thay thế có xóa khỏi sổ không?
Không. Quản lý hóa đơn bằng Excel giữ mọi dòng, chỉ đổi trạng thái thành Bị thay thế và ghi số hóa đơn thay thế ở cột K. Công thức tự loại dòng đó.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận