ZoneTechDashboard quản lý đơn hàng: 6 chỉ số và cách dựng trên Excel
Dashboard quản lý đơn hàng là một sheet tổng hợp, nhìn trong một phút là biết tuần này bán ra sao. Với shop nhỏ, 6 chỉ số là đủ: số đơn, doanh thu đã giao, giá trị đơn trung bình, tỷ lệ hủy, tỷ lệ hoàn, tiền chưa về. Bảng nhập đơn và công thức gốc nằm ở bài quản lý đơn hàng bằng Excel, bài này chỉ dựng trang biểu đồ.
Tóm tắt nhanh
- Dashboard chỉ đọc số, không nhập tay, lấy dữ liệu từ sheet Đơn hàng.
- Thêm một cột phụ đánh dấu dòng đầu của mỗi đơn để đếm đúng số đơn.
- 6 ô chỉ số dùng COUNTIFS, SUMIFS; biểu đồ dùng PivotChart.
- Slicer lọc theo kênh, Timeline lọc theo ngày từ Excel 2016 trở lên.
- PivotTable không tự cập nhật, phải bấm Làm mới tất cả sau khi nhập đơn.
Mục lục
6 chỉ số nên có trên dashboard quản lý đơn hàng
Mỗi chỉ số trả lời một câu hỏi mà chủ shop hay hỏi mỗi sáng thứ Hai.
| Chỉ số | Câu hỏi | Cách tính |
|---|---|---|
| Số đơn | Tuần này có bao nhiêu đơn? | Đếm mã đơn, không đếm dòng |
| Doanh thu đã giao | Bán được bao nhiêu tiền thật? | Cộng thành tiền đơn Giao thành công và Đã đối soát |
| Giá trị đơn trung bình | Mỗi khách mua bao nhiêu? | Doanh thu đã giao chia số đơn đã giao |
| Tỷ lệ hủy | Bao nhiêu đơn mất trước khi gửi? | Đơn Hủy chia tổng số đơn |
| Tỷ lệ hoàn | Bao nhiêu đơn gửi đi rồi quay về? | Đơn Hoàn chia tổng số đơn |
| Tiền chưa về | Còn bao nhiêu tiền nằm ở bên giao hàng? | Cộng thành tiền đơn Giao thành công chưa đối soát |
Dashboard quản lý đơn hàng chỉ tính doanh thu của đơn đã giao, không tính đơn mới đặt. Cách này tránh con số đẹp mà tiền không về. Giá trị đơn trung bình là doanh thu đã giao chia cho số đơn đã giao. Bảy trạng thái đơn dùng ở đây theo bài tổng quan quản lý đơn hàng.
Chuẩn bị dữ liệu: cột phụ đếm đơn
Sheet Đơn hàng của bài cha ghi mỗi sản phẩm một dòng, nên một đơn ba món có ba dòng. Nếu đếm dòng, dashboard quản lý đơn hàng sẽ ra số đơn sai.
Thêm cột T tên DauDon, công thức ở T2 rồi kéo xuống: =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;1;0). Dòng đầu của mỗi mã đơn ra 1, các dòng sau ra 0. Cộng cột này là ra số đơn.
Sau đó chọn vùng dữ liệu, bấm Ctrl+T để chuyển thành Table. Table tự mở rộng khi thêm dòng, nên dashboard quản lý đơn hàng lấy dữ liệu từ đây sẽ không sót đơn mới.
Công thức 6 ô chỉ số
Đặt 6 ô chỉ số ở hàng trên cùng của sheet Dashboard. Giả định cột C là kênh, K là thành tiền, O là trạng thái, T là DauDon. Hàm COUNTIFS đếm dòng thỏa nhiều điều kiện cùng lúc.
| Ô | Chỉ số | Công thức |
|---|---|---|
| B2 | Số đơn | =SUM(DonHang!T:T) |
| C2 | Doanh thu đã giao | =SUMIFS(DonHang!K:K;DonHang!O:O;"Giao thành công")+SUMIFS(DonHang!K:K;DonHang!O:O;"Đã đối soát") |
| D2 | Giá trị đơn trung bình | =C2/(COUNTIFS(DonHang!T:T;1;DonHang!O:O;"Giao thành công")+COUNTIFS(DonHang!T:T;1;DonHang!O:O;"Đã đối soát")) |
| E2 | Tỷ lệ hủy | =COUNTIFS(DonHang!T:T;1;DonHang!O:O;"Hủy")/B2 |
| F2 | Tỷ lệ hoàn | =COUNTIFS(DonHang!T:T;1;DonHang!O:O;"Hoàn")/B2 |
| G2 | Tiền chưa về | =SUMIFS(DonHang!K:K;DonHang!O:O;"Giao thành công") |
Hai ô E2, F2 cần định dạng phần trăm. Muốn xem dashboard quản lý đơn hàng theo một kênh, thêm điều kiện DonHang!C:C;"Facebook" vào từng hàm.
Biểu đồ và bộ lọc
Biểu đồ dùng PivotChart để lọc được bằng một cú bấm. PivotTable là bảng tổng hợp tự nhóm dữ liệu theo hàng và cột, làm nguồn cho PivotChart. Ba biểu đồ là vừa cho một màn hình.
- Số đơn theo ngày: PivotTable với Ngày đặt ở hàng, tổng DauDon ở giá trị, vẽ biểu đồ đường.
- Trạng thái theo kênh: Kênh ở hàng, Trạng thái ở cột, vẽ cột chồng.
- Doanh thu theo mã hàng: 10 mã bán nhiều nhất, vẽ cột ngang.
Thêm Slicer cho cột Kênh. Theo Hỗ trợ Microsoft, dùng Kết nối Báo cáo để một Slicer lọc nhiều PivotTable cùng nguồn. Lọc theo ngày thì chèn Timeline. Trang Microsoft về Timeline ghi tính năng này áp dụng từ Excel 2016, lọc theo năm, quý, tháng, ngày (đọc ngày 17/10/2026).
6 ô chỉ số dùng hàm thường nên không chạy theo Slicer. Đặt chúng ở vị trí riêng, ghi rõ "toàn bộ dữ liệu" để người xem dashboard quản lý đơn hàng không hiểu nhầm.
Ví dụ giả định: một tuần của shop trà
Ví dụ minh họa, số liệu giả định: tuần có 200 đơn, 160 đơn đã giao, 12 đơn đang giao.
| Chỉ số | Kết quả | Đọc thế nào |
|---|---|---|
| Số đơn | 200 | Mốc để so tuần sau |
| Doanh thu đã giao | 56.000.000đ | Tính trên 160 đơn |
| Giá trị đơn trung bình | 350.000đ | 56 triệu chia 160 |
| Tỷ lệ hủy | 6% (12 đơn) | Xem cột lý do hủy |
| Tỷ lệ hoàn | 8% (16 đơn) | Lọc theo kênh xem hoàn dồn ở đâu |
| Tiền chưa về | 9.800.000đ | Đối chiếu bảng kê bên giao hàng |
Bấm Slicer kênh Facebook, nếu phần lớn đơn hoàn nằm ở đó thì thêm bước gọi xác nhận đơn COD. Ngưỡng cảnh báo trên dashboard quản lý đơn hàng do chủ shop tự đặt sau vài tuần có số.
Muốn thêm ô "đơn đã giao chưa có hóa đơn", lấy từ sổ trong bài quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel.
Dashboard chỉ hiện số tổng, còn sheet gốc chứa tên, số điện thoại khách. Đây là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. Khi gửi file cho người chỉ cần xem dashboard quản lý đơn hàng, nên ẩn và khóa sheet gốc. Dashboard cũng không thay sổ kế toán: hộ kinh doanh ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Cần người kèm đội bán hàng?
Dashboard chỉ có ích khi có người xem số đều và đổi việc theo số. ZoneOps là dịch vụ vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp, theo cách ZoneTech đang làm cho TRAVINA. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Làm dashboard quản lý đơn hàng trên Google Sheets được không?
Được, vì Google Sheets có bảng tổng hợp và biểu đồ, công thức COUNTIFS, SUMIFS dùng tương tự. Bộ lọc thì khác tên, cần dựng lại.
Bao lâu nên cập nhật dashboard quản lý đơn hàng?
Mỗi ngày sau lượt xử lý đơn cuối. Bấm Dữ liệu, Làm mới tất cả để PivotTable lấy dòng mới.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận