ZoneTechQuản lý đơn hàng trên Zalo: thẻ phân loại, nhóm và bảng theo dõi
Quản lý đơn hàng trên Zalo cần ba thứ: thẻ phân loại, tin nhắn nhanh và một bảng đơn có mã riêng. Zalo cá nhân hợp shop một người trả lời. Zalo OA hợp khi nhiều nhân viên cùng chăm khách. Phần dựng danh sách đơn chung cho mọi kênh có ở bài cách quản lý đơn hàng online.
Tóm tắt nhanh
- Mỗi thẻ phân loại ứng với một trạng thái đơn, không dùng thẻ để chia nhóm bạn bè.
- Lưu tin nhắn chốt đơn thành tin nhắn nhanh, gọi ra bằng dấu "/".
- Đại lý đặt hàng trong nhóm Zalo thì phải chép đơn sang bảng trong ngày.
Mục lục
Quản lý đơn hàng trên Zalo cá nhân hay Zalo OA
Quản lý đơn hàng trên Zalo cá nhân và Zalo OA khác nhau ở số người trả lời. Zalo OA là tài khoản chính thức của doanh nghiệp trên Zalo, cho nhiều nhân viên cùng trả lời khách. Bảng giá Zalo OA áp dụng từ 01/6/2026 (đọc ngày 17/10/2026).
| Tiêu chí | Zalo cá nhân | Zalo OA |
|---|---|---|
| Người trả lời | Chủ tài khoản | Tài khoản nhân viên: 3 (Cơ bản), 5 (Tiêu chuẩn), 15 (Tăng trưởng), 100 (gói cao nhất) |
| Nhắn lại khách sau 48 giờ | Không áp khung tin tư vấn của OA | Gói Tăng trưởng có 500 tin tư vấn ngoài khung 48 giờ mỗi tháng |
| Chi phí | Miễn phí | Gói Tiêu chuẩn 1.000.000 đồng/năm, giá Zalo ghi đã gồm thuế GTGT 10% |
| Hợp với | Shop 1 người, khách quen, đại lý ít | Shop có từ 2 người chăm khách trở lên |
Quá số tin tư vấn của gói, mỗi tin tính 55 đồng theo cùng bảng giá. Giá theo công bố tại thời điểm đọc, nên kiểm tra lại trước khi mua.
Dùng thẻ phân loại theo trạng thái đơn
Thẻ phân loại là nhãn màu gắn lên hội thoại Zalo để lọc nhanh nhóm khách. Khi quản lý đơn hàng trên Zalo, mỗi thẻ nên ứng với một trạng thái đơn.
Trên Zalo máy tính, bấm dấu ba chấm ở hội thoại, chọn Phân loại rồi chọn thẻ. Đây là hướng dẫn năm 2022 của Viettel Store, giao diện có thể khác theo phiên bản. Đặt quy ước cho cả nhóm bán hàng như sau:
- Chờ chốt: khách đang hỏi, chưa đủ thông tin.
- Đã chốt: đủ thông tin và đã có dòng trong bảng đơn.
- Đã chuyển khoản: đã nhận ảnh chuyển khoản và đối chiếu sao kê.
- Đã gửi: có mã vận đơn, đã gửi lại cho khách.
- Hoàn: khách từ chối nhận hoặc trả hàng.
Mỗi tối, lọc thẻ "Chờ chốt" và "Đã chốt". Hội thoại "Đã chốt" mà không có dòng trong bảng là đơn bị sót. Soát vậy mỗi tối giúp quản lý đơn hàng trên Zalo không sót khách.
Tin nhắn nhanh để chốt đủ thông tin
Tin nhắn nhanh là mẫu tin lưu sẵn trong Zalo, gọi ra khi đang chat. Theo bài năm 2022 của Viettel Store, vào Cá nhân, Cài đặt, Tin nhắn, chọn Quản lý tin nhắn nhanh để tạo mẫu. Khi chat, gõ "/" để gọi mẫu đã lưu. Ba mẫu nên có:
- /chot: xin tên, số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm, số lượng.
- /ck: gửi số tài khoản, nội dung chuyển khoản ghi mã đơn.
- /gui: báo mã vận đơn và ngày dự kiến giao.
Nội dung chuyển khoản ghi mã đơn, ví dụ ZL1710-03, giúp đối chiếu sao kê nhanh hơn tên khách. Khi quản lý đơn hàng trên Zalo, ba mẫu tin nhắn nhanh này đủ cho phần lớn đơn lẻ.
Nhóm Zalo cho đơn đại lý
Đại lý hay đặt hàng trong nhóm chung, xen giữa tin nhắn khác. Quản lý đơn hàng trên Zalo cho đại lý cần thêm vài quy ước:
- Mỗi đại lý một nhóm riêng, gồm chủ shop, người soạn hàng và người nhận hàng của đại lý.
- Ghim một tin nhắn quy ước đặt hàng: mã sản phẩm, số lượng, ngày cần hàng.
- Người soạn hàng trả lời từng tin đặt hàng bằng mã đơn đã tạo.
- Không nhận đơn qua tin nhắn thoại, vì khó tìm lại khi đối chiếu.
Bảng theo dõi đơn Zalo
Ví dụ giả định: cửa hàng trà có 4 đại lý đặt qua nhóm và khoảng 15 khách lẻ nhắn Zalo mỗi tuần. Bảng dùng khi quản lý đơn hàng trên Zalo có thêm vài cột riêng.
| Cột | Ví dụ (giả định) | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Mã đơn | ZL1710-03 | Ghi vào nội dung chuyển khoản |
| Tên Zalo và tên thật | "Hà Trà Quán", chị Hà | Tên Zalo hay đổi |
| Nguồn | Nhóm đại lý A hoặc chat lẻ | Biết đơn sỉ hay lẻ |
| Thẻ hiện tại | Đã chuyển khoản | Khớp với hội thoại |
| Tiền đã nhận | 1.200.000 đồng | Đối chiếu sao kê |
| Ảnh chuyển khoản | Thư mục theo mã đơn | Không phải lục lại chat |
Thông tin khách trong bảng quản lý đơn hàng trên Zalo là dữ liệu cá nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026. Chỉ chia sẻ bảng cho người cần, khóa cột số điện thoại với người chỉ soạn hàng.
Khiếu nại qua Zalo cũng ghi vào bảng. Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, Điều 31, yêu cầu báo đã tiếp nhận khiếu nại trong 3 ngày làm việc. Cách xử lý đơn hủy, hoàn dùng chung cho mọi kênh có ở bài quản lý đơn hàng.
Cần người kèm đội bán hàng?
Khi đơn Zalo đã nhiều, quy trình cần người rà đều mỗi tháng. Giải pháp vận hành bán hàng ZoneOps cùng shop rà quy trình quản lý đơn hàng trên Zalo, từ thẻ phân loại tới bảng đơn. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Khách chuyển khoản qua Zalo thì lưu chứng từ thế nào?
Lưu ảnh vào thư mục theo mã đơn, rồi đối chiếu với sao kê ngân hàng. Chỉ đổi thẻ sang "Đã chuyển khoản" khi tiền đã vào tài khoản.
Đơn đặt trong nhóm Zalo có cần chép ra bảng không?
Có, đây là quy tắc quan trọng khi quản lý đơn hàng trên Zalo. Tin nhắn trong nhóm trôi rất nhanh. Chép trong ngày và trả lời lại bằng mã đơn để đại lý biết đơn đã được nhận.
Khách đặt trước hàng chưa về thì ghi thế nào?
Đơn chờ hàng cần thêm cột tiền cọc và ngày hàng về. Xem cách quản lý đơn hàng order.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận