ZoneTechCách quản lý đơn hàng order: cọc, hàng về, giao lẻ không nhầm
Cách quản lý đơn hàng order là tách hai lớp đơn: đơn của khách và đơn nhập với nhà cung cấp. Mỗi đơn khách phải gắn với một lô nhập và có ba con số tiền: đã cọc, còn lại, đã hoàn. Shop có sẵn hàng thì xem bài cách quản lý đơn hàng online; bài này dành cho shop nhận cọc rồi chờ hàng về.
Tóm tắt nhanh
- Đơn order đi qua 8 trạng thái, từ nhận cọc tới tất toán.
- Mỗi đơn khách ghi mã lô nhập, để khi hàng về biết chia cho ai.
- Ghi rõ với khách trường hợp hàng về trễ hoặc không về thì xử lý cọc ra sao.
Mục lục
Đơn order khác đơn có sẵn hàng ở đâu
Đơn order là đơn khách đặt và cọc trước, khi shop chưa có hàng trong kho. Shop có sẵn hàng chỉ cần một vòng: nhận đơn, đóng gói, giao, đối soát. Shop order có hai vòng chạy song song.
| Điểm | Đơn có sẵn hàng | Đơn order |
|---|---|---|
| Lúc nhận đơn | Trừ tồn ngay | Chưa có tồn, chỉ ghi nhận nhu cầu |
| Tiền | Thu một lần khi giao | Thu cọc trước, thu phần còn lại sau |
| Thời gian chờ | Vài ngày | Vài tuần, tùy nhà cung cấp |
| Rủi ro chính | Giao sai, hoàn hàng | Hàng về trễ, thiếu, sai mẫu |
| Cần theo dõi | Trạng thái giao | Trạng thái lô nhập và trạng thái từng đơn khách |
Lô nhập là một lần shop gom đơn khách để đặt với nhà cung cấp, có mã riêng. Cách quản lý đơn hàng order đúng là nhìn được cả hai vòng trên cùng một bảng.
Cách quản lý đơn hàng order qua 8 trạng thái
Trong cách quản lý đơn hàng order, mỗi trạng thái là một mốc tiền hoặc mốc hàng.
- Mới: khách hỏi và chốt mẫu, chưa chuyển cọc.
- Đã cọc: tiền cọc đã vào tài khoản, đối chiếu sao kê xong.
- Đã đặt nhà cung cấp: đơn khách đã nằm trong một lô nhập có mã.
- Hàng về kho: lô đã về, đã đếm và kiểm mẫu.
- Đã chia: hàng đã tách theo từng đơn khách, dán mã đơn.
- Đã giao: đã gửi đơn vị vận chuyển hoặc khách tự lấy.
- Đã tất toán: tiền còn lại đã về đủ.
- Hủy, hoàn cọc: dùng khi khách hủy hoặc hàng không về.
Không cho đơn nhảy cóc. Đơn chưa "Đã cọc" thì không đưa vào lô nhập, tránh đặt hàng cho người không mua. Đây là quy tắc đầu tiên của cách quản lý đơn hàng order.
Ghi tiền cọc thế nào cho khỏi lệch
Tiền cọc là khoản khách chuyển trước để giữ đơn trong lúc chờ hàng. Mỗi đơn cần bốn cột tiền, đừng gộp vào một ô ghi chú.
| Cột | Cách tính | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Tổng đơn | Giá bán x số lượng + phí giao | 2.400.000 đồng |
| Đã cọc | Tiền khách chuyển lúc chốt | 720.000 đồng |
| Đã trả thêm | Tiền khách chuyển sau, nếu có | 0 đồng |
| Còn lại | Tổng đơn trừ đã cọc trừ đã trả thêm | 1.680.000 đồng |
Khi giao COD, số tiền thu hộ phải bằng đúng cột Còn lại. Nội dung chuyển khoản tiền cọc nên ghi mã đơn để đối chiếu sao kê nhanh. Cách quản lý đơn hàng order theo bốn cột này giúp không thu thừa hay thu thiếu.
Thỏa thuận cọc nên ghi rõ với khách
Khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 nêu rõ trường hợp bên đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng. Khi đó, tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận cọc. Bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và một khoản tiền tương đương, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Vì vậy, cách quản lý đơn hàng order cần tin nhắn chốt ghi đủ bốn điều:
- Số tiền cọc và mã đơn.
- Thời gian hàng về dự kiến, ghi bằng khoảng ngày.
- Nếu hàng về trễ quá hạn đó, khách được chọn chờ tiếp hay hoàn cọc.
- Nếu khách đổi ý sau khi shop đã đặt hàng, cọc xử lý thế nào.
Đơn giá trị lớn có thể lập thêm giấy biên nhận cọc. Thư viện Pháp luật có mẫu tham khảo, đăng ngày 9/4/2026. Điều khoản cụ thể nên hỏi luật sư.
Hàng về: chia theo lô, giao lẻ
Ví dụ giả định: shop order ấm chén mở lô L2510, chốt 40 đơn khách trong 10 ngày. Khi lô về, cách quản lý đơn hàng order đi theo thứ tự:
- Lọc bảng đơn theo mã lô L2510, in danh sách 40 đơn.
- Đếm hàng thực nhận theo mã sản phẩm, so với tổng đặt.
- Thiếu hàng thì đánh dấu đơn nào thiếu, theo thứ tự thời gian cọc.
- Chia hàng, dán mã đơn lên từng gói, chụp ảnh gói đã chia.
- Nhắn khách số tiền còn lại và ngày giao.
- Giao COD bằng đúng cột Còn lại, hoặc nhận chuyển khoản trước khi gửi.
Đơn thiếu hàng báo khách trong ngày lô nhập về. Cho khách chọn chờ đợt sau, đổi mẫu hoặc hoàn cọc.
Bán order trên sàn
Trên TikTok Shop, đơn đặt trước có mốc riêng. Theo nguyên tắc vận chuyển của sàn (cập nhật 25/8/2025), người bán chọn thời gian gửi từ 3 đến 30 ngày. Đơn bị hủy nếu chưa gửi trước ngày gửi dự kiến, tức thời gian đã chọn cộng 2 ngày. Mốc này theo công bố tại thời điểm cập nhật, nên xem lại trên trang sàn. Các mốc giờ khác có ở bài cách quản lý đơn hàng trên TikTok Shop.
Cần người kèm đội bán hàng?
Đơn order lệch thường do bảng đơn và lô nhập không ai đối chiếu. Giải pháp vận hành bán hàng ZoneOps cùng shop dựng cách quản lý đơn hàng order và rà số định kỳ. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Nên thu cọc bao nhiêu phần trăm?
Không có mức chung. Có thể tính theo phần tiền shop phải trả trước cho nhà cung cấp và rủi ro khách bỏ đơn. Dù chọn mức nào, cách quản lý đơn hàng order vẫn cần ghi rõ mức đó trong tin nhắn chốt.
Khách order qua Facebook thì ghi đơn ở đâu?
Vẫn ghi theo cách quản lý đơn hàng order ở trên, cột kênh ghi Facebook. Cách giữ đơn từ inbox có ở bài cách quản lý đơn hàng trên Facebook.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận