ZoneTechPhần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí: giới hạn gói free và chi phí thật
Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí đủ cho cửa hàng nhỏ lưu danh sách khách, lịch sử mua và lịch nhắc chăm sóc, với 1 đến 3 người dùng tùy phần mềm. Phần thường phải trả tiền là gửi tin nhắn tự động tới khách (tin ZNS tính theo từng tin) và thêm người dùng. Lịch chăm sóc 30 ngày và mẫu tin đã có ở bài chăm sóc khách hàng. Bài này chỉ bàn công cụ miễn phí, giới hạn và tiền phát sinh.
Tóm tắt nhanh
- Zoho CRM Free cho 3 người dùng; Bitrix24 Free cho 1 đến 2 người dùng, 5 GB lưu trữ; HubSpot công bố CRM miễn phí không thời hạn (đọc trang giá ngày 13/10/2026).
- Zalo OA gói Cơ bản là gói mặc định, nhưng tin ZNS gửi tới số điện thoại khách tính 200 đến 300 đồng một tin, chưa gồm VAT.
- Chi phí thật nằm ở tin nhắn, người dùng thêm và giờ nhập dữ liệu, không nằm ở phí phần mềm.
- Chọn phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí theo số người cùng chăm khách và kênh khách hay nhắn.
- Gửi tin quảng cáo phải có sự đồng ý của khách, trong khung 7 giờ đến 22 giờ, dù dùng phần mềm nào.
Mục lục
Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí dùng được đến đâu?
Bản miễn phí làm tốt ba việc. Đó là lưu khách tập trung, đặt lịch nhắc và ghi lại mỗi lần liên lạc. Thông tin khách gồm tên, số điện thoại, kênh mua và lần mua gần nhất.
Việc thứ tư là tự gửi tin hàng loạt theo lịch. Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí ít khi làm được việc này, vì nó tốn phí tin nhắn.
CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, lưu mọi lần mua và mọi lần liên lạc của từng khách. Với cửa hàng nhỏ, phần mềm chăm sóc khách hàng thường là một CRM bản miễn phí. Cũng có thể là phần quản lý khách trong phần mềm bán hàng, hoặc chỉ là một bảng tính.
Cái nào cũng được, miễn mọi nhân viên ghi vào cùng một chỗ. Điều cần tránh là mỗi người giữ khách trong Zalo cá nhân.
Bảng phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí 2026
Thông tin chép từ trang giá chính thức, đọc ngày 13/10/2026.
| Lựa chọn | Phần miễn phí | Giới hạn chính | Khi cần trả phí |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM Free | Quản lý liên hệ, nhắc việc, tự động hóa quy trình, tối đa 10 mẫu email | 3 người dùng; gửi email hàng loạt, tích hợp email từ gói Standard | Cần gửi email hàng loạt, nhiều phễu bán |
| Bitrix24 Free | CRM cơ bản (giao dịch, liên hệ), chat, gọi video | 1 đến 2 người dùng, 5 GB lưu trữ | Gói Basic 49 USD/tháng tính theo năm, 5 người dùng |
| HubSpot CRM | Trang giá HubSpot công bố miễn phí không thời hạn, kèm công cụ chat, biểu mẫu | Trang giá không nêu giới hạn cụ thể | Gói Starter, giá xem trên trang hãng |
| Zalo OA Cơ bản | Gói mặc định, tối đa 3 tài khoản nhân sự | Không có bài đăng, tin truyền thông, chatbot (bảng giá từ 01/6/2026) | Gói Tiêu chuẩn 1.000.000đ/năm, Tăng trưởng, Toàn diện (giá đã gồm VAT); ZNS tính theo tin |
| Google Sheets | Bảng khách, cột ngày nhắc | Nhập tay, không gửi tin | Khi khách nhiều, nhiều người cùng ghi |
Ba CRM nước ngoài có giao diện chính là tiếng Anh, nên cho nhân viên thử trước khi chọn. Giá và giới hạn có thể đổi sau ngày đọc, nên mở lại trang giá của hãng trước khi đăng ký.
Zalo OA là tài khoản Zalo chính thức đứng tên cửa hàng, cho nhiều nhân viên cùng trả lời khách. Zalo OA không phải CRM đầy đủ, nên hiếm khi là phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí duy nhất của cửa hàng. OA thường được dùng kèm một bảng khách. Cách tạo tài khoản có ở bài tạo Zalo OA.
Chọn phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí theo quy mô
Không có lựa chọn tốt nhất cho mọi cửa hàng. Cách chọn nhanh là nhìn số người cùng chăm khách và cách khách liên lạc với cửa hàng.
| Tình huống | Lựa chọn hợp lý | Vì sao |
|---|---|---|
| Một người chăm khách, khách chủ yếu nhắn Zalo | Google Sheets + Zalo OA Cơ bản | Không tốn phí phần mềm, đủ cột nhắc lịch |
| Hai người, cần nhắc việc tự động | Bitrix24 Free hoặc Zoho CRM Free | Có nhắc việc, có ứng dụng điện thoại |
| Ba người cùng chăm một danh sách | Zoho CRM Free | Gói free cho đúng 3 người dùng |
| Cần gửi tin tự động tới số điện thoại khách | CRM free + tin ZNS trả theo tin | Phần mềm miễn phí, tin nhắn tính phí |
| Từ 4 người trở lên | Gói trả phí của CRM đang dùng | Vượt giới hạn người dùng của gói free |
Nếu cửa hàng đã dùng phần mềm bán hàng, xem mục khách hàng trong đó trước khi tìm phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí riêng. Dùng chung một phần mềm cho đơn và khách sẽ bớt việc chép tay giữa hai nơi.
Các khoản phát sinh khi dùng phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí
Phí phần mềm bằng 0, nhưng các khoản dưới đây vẫn có.
Tin ZNS là tin nhắn mẫu do doanh nghiệp gửi qua Zalo tới số điện thoại của khách, như tin cảm ơn hay báo giao hàng. Mẫu tin phải được Zalo duyệt trước, và tiền tính theo từng tin gửi thành công.
| Khoản | Mức phí | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tin ZNS (cảm ơn, báo giao, nhắc mua lại) | 200đ/tin; 300đ/tin với mẫu voucher, yêu cầu chuyển khoản | Chưa VAT, tính theo tin xử lý thành công (Zalo Solutions) |
| Thêm người dùng | Theo giá gói trả phí | Gói free dừng ở 1 đến 3 người |
| Nối Zalo, sàn vào CRM | Thường cần gói trả phí hoặc công cụ trung gian | Không có thì nhân viên chép tay |
| Nhập dữ liệu khách cũ | Giờ công | Lấy từ sổ, Zalo cá nhân, file đơn |
| Bảo vệ dữ liệu cá nhân | Giờ công soạn nội dung xin đồng ý, quy trình xóa dữ liệu | Bắt buộc với mọi phần mềm |
Phí từng loại tin của Zalo được tách riêng ở bài phí Zalo OA.
Nghĩa vụ pháp lý không phụ thuộc phần mềm
Dùng phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí hay bản trả phí thì nghĩa vụ với khách vẫn như nhau. Tin nhắn quảng cáo chỉ được gửi khi người nhận đã đồng ý trước. Mỗi người nhận tối đa 3 tin trong 24 giờ, trong khung 7 giờ đến 22 giờ, theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP (tóm tắt tại Luật Minh Khuê).
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/1/2026 (VCCI). Khi chọn phần mềm, hỏi rõ dữ liệu khách lưu ở đâu và xóa được không. Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 cũng có quy định về bảo vệ thông tin của người tiêu dùng.
Yếu tố đẩy chi phí khi dùng phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí
Bốn yếu tố quyết định bạn trả bao nhiêu:
- Số người cùng chăm sóc khách. Với Zoho CRM và Bitrix24, vượt 3 hoặc 2 người là phải lên gói trả phí.
- Số tin tự động mỗi tháng. Phí ZNS tăng theo số đơn và số lần chạm trong lịch chăm sóc.
- Số kênh cần gom. Khách đến từ sàn, Zalo, Facebook, cửa hàng; càng nhiều kênh càng cần tích hợp trả phí.
- Mức tự động. Nhắc việc cho nhân viên rẻ hơn nhiều so với tự gửi tin cho khách.
Hai yếu tố đầu tăng theo quy mô bán. Hai yếu tố sau do cửa hàng tự chọn, nên đây là chỗ dễ tiết kiệm nhất.
Cách tính chi phí cho cửa hàng nhỏ
Chi phí thật của phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí gồm ba phần. Công thức là: chi phí tháng = phí phần mềm + (số đơn x số tin mỗi đơn x đơn giá tin) + giờ công.
Ví dụ giả định: cửa hàng trà 300 đơn/tháng, 2 nhân viên chăm sóc. Cửa hàng chạy theo lịch 30 ngày ở bài cha, gồm cảm ơn, hỏi trải nghiệm và nhắc mua lại.
| Phương án | Phí phần mềm | Phí tin nhắn | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Google Sheets + nhân viên nhắn tay qua Zalo OA | 0đ | 0đ khi trả lời trong trò chuyện | Tốn giờ công, dễ sót lịch nhắc |
| CRM free (3 người) + ZNS cho 3 lần chạm | 0đ | 300 x 3 x 200đ = 180.000đ/tháng | Chưa VAT; nhắc việc tự động cho nhân viên |
| CRM free + ZNS, lần nhắc mua lại kèm voucher | 0đ | 300 x 2 x 200đ + 300 x 300đ = 210.000đ/tháng | Chưa VAT |
Ở quy mô này, phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí cộng tiền tin nhắn tốn vài trăm nghìn đồng mỗi tháng. Số tiền này nhỏ hơn giá trị một vài đơn mua lại. Câu hỏi cần trả lời là tỷ lệ mua lại có tăng không. Nên đo trước và sau khi áp dụng ít nhất 2 tháng.
Đừng quên giờ công khi so phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí với bản trả phí. Phương án nhắn tay không mất phí tin, nhưng mỗi tin tốn thời gian của nhân viên. Khi số đơn tăng, giờ công này thường lớn hơn tiền tin ZNS.
Thử phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí trong 2 tuần
Gói free cho phép thử thật mà không tốn tiền. Hãy thử có kế hoạch để tránh chọn theo cảm giác.
- Chọn tối đa 2 phần mềm để thử song song, cộng với bảng tính đang dùng làm mốc.
- Nhập khoảng 50 khách gần nhất, đủ các cột tên, số điện thoại, ngày mua, sản phẩm.
- Đặt lịch nhắc cho khách mới và khách đến hạn mua lại trong 2 tuần.
- Cho nhân viên cập nhật trên điện thoại ngay sau mỗi lần gọi hoặc nhắn.
- Cuối tuần thứ hai, xuất toàn bộ dữ liệu ra file để kiểm tra có lấy lại được không.
Ghi lại ba điều sau khi thử: nhân viên có chịu dùng không, có sót lịch nhắc nào không, và xuất file có đủ cột không. Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí nào trượt một trong ba điều này thì bỏ.
Cách tiết kiệm và checklist chọn phần mềm
Tiết kiệm bằng cách tự động phần nhắc việc, chỉ trả phí tin cho lần chạm có tác dụng. Checklist trước khi chọn phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí như sau.
- [ ] Số người dùng của gói free đủ cho nhân viên chăm sóc hiện tại.
- [ ] Nhập được danh sách khách từ file, xuất được ra file bất cứ lúc nào.
- [ ] Có trường ngày mua gần nhất và lọc khách đến hạn nhắc.
- [ ] Có cột ghi khách đã đồng ý nhận tin quảng cáo hay chưa.
- [ ] Có ứng dụng điện thoại cho nhân viên cập nhật ngay sau cuộc gọi.
- [ ] Biết rõ dữ liệu lưu ở đâu và cách xóa khi khách yêu cầu.
Dấu hiệu nên lên gói trả phí: thêm người chăm khách vượt giới hạn, nhân viên chép tay từ Zalo sang CRM mỗi ngày, hoặc cần gửi email hàng loạt. Khi đó, so giá gói trả phí với giờ công đang mất cho việc chép tay.
Cách soạn nội dung từng lần chạm có ở bài mẫu chăm sóc khách hàng. Các bước làm theo thứ tự có ở bài cách chăm sóc khách hàng. Nếu không đủ người tự làm, so phương án thuê ngoài trong bài dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Cửa hàng có nhiều điểm bán
Chuỗi vài cửa hàng cần một danh sách khách chung giữa các điểm. Với mô hình này, giới hạn người dùng của phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí sẽ đến sớm hơn. Nên tính sẵn chi phí gói trả phí ngay từ đầu.
Cần người kèm đội bán hàng?
ZoneTech không bán phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí hay trả phí. ZoneTech vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp, theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt.
- Gói 3,5 triệu đồng/tháng có họp tháng và báo cáo tháng.
- Gói 5,5 triệu đồng/tháng có KPI tuần.
- Giá chưa gồm VAT, tối thiểu 3 tháng, không cam kết doanh thu.
- Tài khoản phần mềm và dữ liệu khách là của khách.
Xem dịch vụ quản lý bán hàng ZoneOps, đọc về đội ngũ ở trang giới thiệu hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí
Có phần mềm CRM miễn phí bằng tiếng Việt không?
Các CRM có gói free trong bài chủ yếu là sản phẩm nước ngoài, giao diện chính tiếng Anh. Phần mềm bán hàng trong nước thường có phần quản lý khách bằng tiếng Việt nhưng nằm trong gói trả phí. Hãy hỏi hãng về gói miễn phí nếu có.
Zalo OA có thay được phần mềm chăm sóc khách hàng không?
Chỉ một phần. OA cho nhiều nhân viên trả lời và gắn nhãn khách, nhưng không thay được bảng khách có lịch sử mua và lịch nhắc. Nhiều cửa hàng dùng OA để nhắn và một bảng khách hoặc CRM để theo dõi.
Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí có tự gửi tin nhắc mua lại không?
Thường chỉ nhắc nhân viên. Tự gửi tin tới khách cần tin ZNS hoặc tính năng gửi hàng loạt, đều tính phí.
Lưu số điện thoại khách vào phần mềm có cần xin phép không?
Cần xin đồng ý trước khi gửi tin quảng cáo, và nên ghi lại khách đã đồng ý hay chưa. Từ 1/1/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực. Chi tiết áp dụng cho cửa hàng nhỏ nên hỏi người tư vấn pháp lý.
Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí có bị giới hạn thời gian dùng không?
Trang giá HubSpot ghi CRM miễn phí không thời hạn. Với các hãng khác, đọc kỹ điều khoản gói free trước khi nhập dữ liệu thật, vì hãng có thể đổi chính sách.
Lên gói trả phí có mất dữ liệu đang có không?
Thường dữ liệu được giữ khi nâng gói trong cùng một phần mềm. Rủi ro lớn hơn nằm ở việc đổi sang phần mềm khác, nên hãy thử xuất file ngay từ tuần đầu.
Có nên dùng hai phần mềm cùng lúc không?
Chỉ nên có một nơi lưu khách chính. Có thể dùng Zalo OA để nhắn và một CRM để lưu, nhưng mỗi khách chỉ được cập nhật ở một chỗ. Hai danh sách song song sẽ lệch nhau sau vài tuần.
Đọc tiếp: lịch chăm sóc 30 ngày và 4 chỉ số đo hiệu quả ở bài chăm sóc khách hàng sau bán.
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận