ZoneTechMẫu số S1 HKD và bộ sổ kế toán hộ kinh doanh 2026 theo Thông tư 152
Mẫu số S1-HKD là mẫu sổ của Thông tư 88/2021/TT-BTC, đã hết hiệu lực từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh hiện dùng bộ mẫu mới của Thông tư 152/2025/TT-BTC, trong đó hộ không chịu thuế chỉ cần một sổ doanh thu mẫu S1a-HKD. Bài này dành cho chủ hộ kinh doanh cá thể không có kế toán riêng, cần biết dùng sổ nào và ghi từng dòng ra sao.
Tóm tắt nhanh
- Thông tư 152/2025/TT-BTC ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay toàn bộ Thông tư 88/2021/TT-BTC.
- Hộ không chịu thuế GTGT, TNCN (doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống) dùng một sổ: S1a-HKD, gồm ngày, diễn giải, số tiền.
- Hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu dùng S2a-HKD; hộ nộp TNCN trên thu nhập dùng bốn sổ S2b đến S2e.
- Sổ được ghi trên giấy hoặc điện tử, kể cả Excel; tài liệu kế toán lưu tối thiểu 5 năm.
- Chủ hộ, người thân hoặc nhân viên bán hàng đều ghi sổ được, không cần chứng chỉ hành nghề kế toán.
Mẫu số S1-HKD là gì và năm 2026 còn dùng không
Năm 2026 không còn dùng mẫu S1-HKD cũ. Theo Điều 8 Thông tư 152/2025/TT-BTC, Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực từ ngày 01/01/2026, cùng ngày bộ mẫu mới có hiệu lực (Công báo Chính phủ).
Theo Thông tư 88/2021, S1-HKD là "Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ" trong bộ 7 sổ, bắt buộc với hộ, cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai; hộ khoán được khuyến khích dùng (Hoatieu). Người tìm "mẫu số S1 HKD" thường cần sổ doanh thu cho hộ nhỏ; mẫu tương ứng năm 2026 là S1a-HKD "Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ", gọn hơn mẫu cũ với đúng 3 cột.
Hộ kinh doanh dùng sổ nào: bảng tra theo doanh thu và cách nộp thuế
Thông tư 152 chia nhóm theo cách nộp thuế, không ghi mốc doanh thu. Mốc doanh thu đến từ quy định thuế: Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng không chịu thuế lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 01/01/2026.
| Doanh thu năm | Cách tính thuế | Sổ bắt buộc theo Thông tư 152 |
|---|---|---|
| Từ 1 tỷ đồng trở xuống | Không nộp GTGT, TNCN | S1a-HKD (Điều 4) |
| Trên 1 tỷ đến 3 tỷ, chọn cách tính theo tỷ lệ | GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | S2a-HKD (Điều 5) |
| Trên 1 tỷ đến 3 tỷ, chọn cách tính trên thu nhập | GTGT theo tỷ lệ, TNCN = (doanh thu − chi phí) × 15% | S2b, S2c, S2d, S2e-HKD (Điều 6) |
| Trên 3 tỷ | GTGT theo tỷ lệ, TNCN trên thu nhập (17% hoặc 20%) | S2b, S2c, S2d, S2e-HKD (Điều 6) |
| Có thuế khác | Theo từng luật thuế | Thêm S3a-HKD (Điều 7) |
Nguồn: Điều 4-7 Thông tư 152/2025/TT-BTC; nhóm doanh thu và thuế suất theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP (Thư viện Pháp luật).
Nhiều bài viết đầu năm 2026 còn ghi mốc 500 triệu đồng cho sổ S1a-HKD; mốc này đã thành 1 tỷ đồng từ Nghị định 141/2026 (ký 29/4/2026). Doanh thu cộng dồn vượt 1 tỷ giữa năm thì hộ chuyển nhóm và mở sổ mới.
Sổ sách kế toán của hộ kinh doanh cá thể gồm những gì
Tùy nhóm, bộ sổ có từ 1 đến 5 quyển, theo dõi 4 thứ: doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền.
| Mẫu | Tên sổ | Theo dõi gì |
|---|---|---|
| S1a-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Doanh thu theo ngày, làm căn cứ xác định có chịu thuế không |
| S2a-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Doanh thu theo ngành nghề, thuế GTGT, TNCN phải nộp |
| S2b-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Doanh thu theo ngành nghề và thuế GTGT |
| S2c-HKD | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | Doanh thu, chi phí hợp lý, chênh lệch, TNCN |
| S2d-HKD | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Nhập, xuất, tồn theo số lượng và giá trị |
| S2e-HKD | Sổ chi tiết tiền | Tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn thu vào, chi ra |
| S3a-HKD | Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác | Thuế tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, sử dụng đất |
Theo Điều 2 Thông tư 152, người ghi sổ có thể là chủ hộ, người thân, người quản lý, thủ quỹ, thủ kho kiêm nhiệm hoặc dịch vụ kế toán. Hộ được thêm sổ hoặc sửa mẫu, miễn sổ ghi rõ tên, ngày lập, chữ ký người đại diện (Điều 3). Hướng dẫn chọn người ghi và sắp xếp bộ sổ có trong bài sổ sách kế toán của hộ kinh doanh cá thể.
Cách ghi sổ doanh thu hộ kinh doanh kèm ví dụ
Sổ S1a-HKD chỉ có 3 cột: A "Ngày tháng", B "Diễn giải", 1 "Số tiền", cuối sổ là dòng "Tổng cộng". Phần đầu sổ ghi tên hộ, địa chỉ, mã số thuế, địa điểm kinh doanh, kỳ kê khai và đơn vị tính.
Cách điền theo hướng dẫn trong mẫu:
- Cột A: ngày ghi sổ.
- Cột B: nội dung bán hàng. Được ghi từng giao dịch hoặc gộp theo kỳ, ví dụ cả ngày.
- Cột 1: số tiền doanh thu.
Ví dụ giả định: cửa hàng tạp hóa bán tại quầy, nhận tiền mặt và chuyển khoản, thêm ít đơn qua Zalo. Chủ hộ ghi gộp theo ngày, tách nguồn tiền trong diễn giải để dễ đối chiếu sao kê.
| Ngày tháng | Diễn giải | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| 01/10/2026 | Bán lẻ tại quầy, tiền mặt | 2.450.000 |
| 01/10/2026 | Bán lẻ tại quầy, chuyển khoản | 1.320.000 |
| 02/10/2026 | Bán lẻ tại quầy, tiền mặt | 2.180.000 |
| 02/10/2026 | Đơn giao qua Zalo, chuyển khoản | 640.000 |
| … | … | … |
| 31/10/2026 | Bán lẻ tại quầy, tiền mặt và chuyển khoản | 3.050.000 |
| Tổng cộng tháng 10 | 78.900.000 |
Cuối tháng cộng sổ, rồi cộng dồn từ đầu năm; lũy kế tiến gần 1 tỷ đồng thì chuẩn bị chuyển sang S2a hoặc S2b-S2e. Tổng cả năm là số dùng để thông báo doanh thu. Cách ghi khi bán đa kênh, có hàng trả lại có trong bài sổ doanh thu hộ kinh doanh.
So sánh sổ sách theo Thông tư 88 và Thông tư 152
Thông tư 152 đổi cách chia nhóm: sổ theo cách nộp thuế, không còn một bộ chung cho mọi hộ kê khai.
| Tiêu chí | Thông tư 88/2021/TT-BTC | Thông tư 152/2025/TT-BTC |
|---|---|---|
| Hiệu lực | 01/01/2022 đến hết 31/12/2025 | Từ 01/01/2026 |
| Số sổ | 7 sổ (doanh thu, chi phí, vật liệu, tiền, thuế, lương…) | 1 sổ (S1a hoặc S2a), 4 sổ (S2b-S2e), thêm S3a nếu có thuế khác |
| Chứng từ | Có danh mục và mẫu phiếu thu, chi, nhập, xuất kho | Không ban hành bộ mẫu chứng từ riêng |
| Tiền mặt, tiền gửi | Hai sổ riêng | Gộp trong sổ chi tiết tiền S2e |
| Giá xuất kho | Bình quân gia quyền cả kỳ hoặc nhập trước xuất trước | Bình quân gia quyền, tính riêng từng mặt hàng |
Nguồn: Sapo so sánh hai thông tư; công thức giá xuất kho đối chiếu mẫu S2d-HKD trong văn bản gốc.
Sổ năm 2025 theo mẫu cũ vẫn giữ nguyên để lưu trữ; sổ mới mở từ 01/01/2026. Phần chuyển tiếp có trong bài sổ sách theo thông tư 88.
Ghi sổ giấy, Excel hay phần mềm
Cả ba cách đều hợp lệ. Khoản 1 Điều 3 Thông tư 152 cho phép hộ lưu tài liệu kế toán "trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy", và văn bản không đặt điều kiện kỹ thuật riêng cho sổ điện tử.
Sổ cần đủ thông tin của mẫu, ghi tên sổ, ngày lập, có chữ ký người đại diện khi in. Với Excel, gợi ý một trang tính gồm các cột: Ngày, Diễn giải, Kênh (quầy, chuyển khoản, sàn), Số tiền, Lũy kế. Cột lũy kế dùng công thức cộng dồn, ví dụ =SUM($D$2:D2); trang tổng hợp dùng SUMIFS theo tháng để ra số cộng sổ. Mỗi tháng lưu một bản PDF có chữ ký.
| Cách ghi | Hợp với | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Sổ giấy | Ít giao dịch, chủ hộ tự ghi | Dễ thất lạc, khó cộng dồn |
| Excel, Google Sheets | Có chuyển khoản, cần đối chiếu sao kê | Khóa dòng đã chốt, sao lưu hằng tháng |
| Phần mềm bán hàng | Bán nhiều kênh, có hóa đơn điện tử | Kiểm báo cáo xuất ra đúng cột của mẫu |
Quy trình ghi sổ hằng ngày và cuối tháng cho hộ không có kế toán
Hộ không có kế toán vẫn giữ được sổ sạch nếu chia việc theo nhịp ngày, tuần, tháng.
- [ ] Cuối ngày: ghi doanh thu vào S1a, đếm tiền mặt cho khớp.
- [ ] Cuối tuần: đối chiếu sao kê ngân hàng với các dòng chuyển khoản.
- [ ] Cuối tuần: cộng doanh thu sàn theo báo cáo đối soát của sàn.
- [ ] Cuối tháng: cộng sổ, ghi lũy kế từ đầu năm.
- [ ] Cuối tháng: gom hóa đơn mua vào, bảng kê, sao kê vào một thư mục theo tháng.
- [ ] Cuối tháng: xuất PDF, chủ hộ ký.
Lưu trữ và sửa sai sổ kế toán
Tài liệu kế toán của hộ lưu tối thiểu 5 năm (khoản 2 Điều 3 Thông tư 152); riêng hóa đơn lưu theo pháp luật thuế.
Khi ghi nhầm, không tẩy xóa che số cũ. Điều 27 Luật Kế toán 2015 nêu ba cách: ghi cải chính (gạch một đường vào chỗ sai, ghi số đúng phía trên, ký bên cạnh), ghi số âm (ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc trong ngoặc đơn, rồi ghi số đúng) và ghi điều chỉnh bằng chứng từ điều chỉnh (Thư viện Pháp luật). Với Excel, giữ dòng sai và thêm dòng điều chỉnh có ghi chú, thay vì sửa đè.
Zonetech hỗ trợ gì?
Zonetech vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA: gom đơn các kênh, đối soát tiền và báo cáo tháng, để số doanh thu ghi sổ khớp với tiền thực nhận. Gói quản lý bán hàng ZoneOps từ 3,5 triệu đồng/tháng, đã gồm thuế, tối thiểu 3 tháng, không cam kết doanh thu. Gọi 0828.229.666 hoặc 0976.179.886 để nhận tư vấn vận hành cùng từ 3,5 triệu/tháng.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh dưới 500 triệu có bắt buộc ghi sổ không?
Có. Thông tư 152 áp dụng cho mọi hộ; hộ không chịu thuế (năm 2026 là từ 1 tỷ đồng trở xuống) dùng sổ S1a-HKD làm căn cứ kê khai.
Mẫu S1-HKD cũ còn dùng được không?
Không. Thông tư 88/2021 hết hiệu lực từ 01/01/2026; sổ năm 2026 phải theo mẫu Thông tư 152, với hộ nhỏ là S1a-HKD.
Có được ghi sổ kế toán hộ kinh doanh trên Excel không?
Được. Thông tư 152 cho lưu sổ trên phương tiện điện tử hoặc giấy. Nên chốt và xuất PDF có chữ ký mỗi tháng.
Sổ sách hộ kinh doanh phải lưu trong bao lâu?
Tối thiểu 5 năm theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hóa đơn lưu theo pháp luật về thuế.
Người thân có được ghi sổ thay chủ hộ không?
Được. Điều 2 Thông tư 152 cho chủ hộ giao người thân làm kế toán, hoặc giao người quản lý, thủ quỹ, thủ kho kiêm nhiệm.
Không ghi sổ kế toán thì hộ kinh doanh bị phạt không?
Các nguồn đã kiểm không nêu mức phạt riêng cho hộ không ghi sổ. Không có sổ thì hộ khó chứng minh doanh thu khi bị kiểm tra; muốn biết mức xử phạt cụ thể, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý.
Đọc tiếp: thủ tục đăng ký hộ kinh doanh và khi nào nên chuyển hộ kinh doanh thành doanh nghiệp.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.