ZoneTechEmail báo cáo tiếng Anh: cách viết báo cáo công việc kèm câu mẫu
Một email báo cáo tiếng Anh tốt đặt kết quả chính ngay câu đầu, sau đó chia 5 mục ngắn: số liệu, việc xong, việc vướng, kế hoạch tới và điều cần quyết. Câu ngắn, thì động từ đúng và ngày tháng viết bằng chữ giúp người đọc nước ngoài không hiểu nhầm.
Bài này dành cho nhân viên và quản lý ở doanh nghiệp nhỏ cần báo cáo cho sếp, đối tác hoặc công ty mẹ dùng tiếng Anh.
Mục lục
Cấu trúc email báo cáo tiếng Anh
Khung của email báo cáo tiếng Anh giống bản tiếng Việt, chỉ đổi tên mục và cách mở đầu thư.
BLUF là viết tắt của “bottom line up front”, tức đặt thông tin chính ở đầu thư. Cách viết này bắt nguồn từ quân đội Mỹ. Trong thư công việc, BLUF nghĩa là nêu mục đích và việc cần người nhận làm ngay ở mấy câu đầu (Wikipedia).
Subject là dòng tiêu đề thư, nên giữ cố định mỗi kỳ để người nhận lọc và tìm lại trong hộp thư.
| Phần | Tên mục tiếng Anh | Viết gì |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Subject | Loại báo cáo, bộ phận, kỳ |
| Câu đầu | Summary | Một câu kết quả chính so với mục tiêu |
| 1 | Key numbers | 2-3 con số kèm mục tiêu |
| 2 | Done this week | 3-5 việc có kết quả |
| 3 | Issues | Việc vướng, lý do, hướng xử lý |
| 4 | Next week | 3-5 việc có hạn |
| 5 | Decision needed | Câu hỏi có hoặc không |
Thứ tự 5 mục của email báo cáo tiếng Anh lấy theo bài email báo cáo công việc. Giữ đúng thứ tự giúp người đọc quen, tuần nào cũng tìm được số ở cùng một chỗ.
Câu mẫu cho từng mục
Các câu mẫu dưới do ZoneTech tự soạn cho email báo cáo tiếng Anh, bạn chỉ cần thay phần trong ngoặc vuông. Số trong ngoặc là số giả định để minh họa.
| Mục | Câu mẫu tiếng Anh | Nghĩa |
|---|---|---|
| Mở đầu | Sales reached [103%] of target this week. | Doanh số tuần này đạt 103% mục tiêu. |
| Số liệu | New customers: [18] (target [20]). | Khách mới 18, mục tiêu 20. |
| Việc xong | We signed [two] new dealers in [Bac Giang]. | Đã ký thêm 2 đại lý ở Bắc Giang. |
| Việc vướng | Delivery was [two days] late because we ran out of boxes. | Giao chậm 2 ngày do hết hộp. |
| Hướng xử lý | We have ordered [500] more, arriving on [Tuesday]. | Đã đặt thêm 500 hộp, về thứ Ba. |
| Tuần tới | We will send the price list to [15] wholesale customers by [Thursday]. | Gửi bảng giá cho 15 khách sỉ trước thứ Năm. |
| Cần quyết | Could you approve [a 5% discount] by [Tuesday]? | Anh duyệt giảm 5% trước thứ Ba được không? |
| Kết thư | If I don’t hear back by [Wednesday], I will go with option A. | Nếu chưa có phản hồi trước thứ Tư, em làm theo phương án A. |
Thì động từ là dạng của động từ cho biết việc đã xong, đang làm hay sắp làm. Việc đã xong trong tuần dùng thì quá khứ, như signed hoặc sent. Việc đang làm dùng “is/are” cộng động từ thêm đuôi -ing. Việc của tuần tới dùng “will” đặt trước động từ. Một email báo cáo tiếng Anh thường chỉ cần ba thì này.
Mẫu email báo cáo tuần bằng tiếng Anh
Mẫu email báo cáo tiếng Anh dưới là ví dụ giả định. Người gửi là nhân viên bán hàng online ở một cửa hàng trà, người nhận là quản lý người nước ngoài.
Subject: [Weekly report] Lan – Online sales – Week 45
Hi David,
Sales reached 103% of target this week (VND 31M / 30M).
Key numbers: 18 new customers (target 20). Return rate 4% (target under 5%).
Done: signed two new dealers in Bac Giang. Replied to all Shopee reviews.
Issues: two orders were late because we ran out of gift boxes. 500 boxes arrive on Tuesday, November 10.
Next week: send the Tet price list to 15 wholesale customers by Thursday, November 12.
Decision needed: could you approve a 5% discount for wholesale orders over 10 kg by Tuesday?
Details: [link to the weekly sheet]
Best regards,
Lan
Thư trên dài khoảng 90 chữ và đọc hết trong một phút. Số liệu chi tiết nằm ở link bảng tính dùng chung, không đính kèm file.
5 lỗi người Việt hay gặp
Năm lỗi dưới làm email báo cáo tiếng Anh dài hơn cần thiết hoặc khiến người đọc nước ngoài hiểu sai.
- Mở đầu dài như “I am writing this email to report…” Hãy vào thẳng con số.
- Viết ngày bằng số như 10/11. Người Mỹ đọc theo thứ tự tháng trước ngày sau, nên dễ hiểu nhầm (Wikipedia). Viết “November 10” cho an toàn.
- Dịch từng chữ câu rào đón như “Kính mong anh xem xét”. Câu hỏi có hạn rõ ràng hơn.
- Viết tắt nội bộ như “KH”, “ĐL”. Người đọc nước ngoài không hiểu, hãy viết “customers”, “dealers”.
- Ghi số tiền không đơn vị. Luôn ghi “VND” trước số tiền.
Lỗi số 2 hay gây chuyện nhất, vì một hạn chót đọc sai có thể lệch cả tháng. Khi dùng công cụ dịch, bạn vẫn nên đọc lại ngày, số tiền và tên riêng bằng mắt.
Cùng nhóm: email báo cáo thử việc.
Câu hỏi thường gặp
Email báo cáo tiếng Anh mở đầu bằng “Dear” hay “Hi”?
Thư nội bộ định kỳ thường dùng “Hi” kèm tên. “Dear” hợp hơn với thư gửi đối tác lần đầu.
Có nên dùng công cụ dịch để viết báo cáo công việc bằng tiếng Anh?
Được, nếu bạn viết câu tiếng Việt ngắn trước. Câu ngắn dịch ít sai hơn. Sau đó tự kiểm số, ngày và tên riêng.
Email báo cáo tiếng Anh nên dài bao nhiêu?
Email báo cáo tiếng Anh hằng tuần nên đọc hết trong 1-2 phút. Nếu thư vượt quá một màn hình, hãy chuyển phần chi tiết sang bảng tính.
Có cần viết song ngữ không?
Chỉ khi người nhận gồm cả người Việt và người nước ngoài. Khi đó để tiếng Anh trước, tiếng Việt sau.
Cần người kèm đội bán hàng?
Báo cáo, tiếng Việt hay tiếng Anh, chỉ gọn khi công việc có quy trình và chỉ số rõ. Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech có quy trình mẫu theo phòng ban. Nếu cần người cùng theo dõi số và họp tuần, xem dịch vụ vận hành ZoneOps. Bạn có thể bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành miễn phí, rồi tải quy trình mẫu. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.
Cập nhật lần cuối: 03/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận