ZoneTechBáo cáo bán hàng hằng tuần cho cửa hàng nhỏ: chỉ số, mẫu và cách làm
Báo cáo bán hàng là bảng tổng hợp số liệu bán ra trong một kỳ: bán được bao nhiêu, qua kênh nào, lãi ra sao, cần sửa gì. Cửa hàng nhỏ bán tại quầy, website và sàn chỉ cần làm mỗi tuần một lần, mất khoảng nửa giờ. Bài này dành cho chủ cửa hàng, hộ kinh doanh và quản lý bán hàng. Phần số liệu tài chính tổng thể nằm ở bài báo cáo doanh thu.
Tóm tắt nhanh
- Báo cáo bán hàng tuần trả lời 3 câu: bán được bao nhiêu, lãi ở đâu, tuần tới sửa gì.
- 8 chỉ số tối thiểu: doanh thu, số đơn, giá trị đơn trung bình, tỷ lệ hoàn hủy, mã sắp hết, doanh thu theo kênh, lãi gộp theo kênh, khách mới và khách mua lại.
- Chốt số cố định một ngày trong tuần, làm trong khoảng 30 phút.
- Doanh thu tăng chưa chắc lãi tăng: phải xem lãi gộp theo từng kênh.
- Báo cáo bán hàng là công cụ quản lý, không thay sổ kế toán mà hộ kinh doanh phải ghi theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Báo cáo bán hàng là gì và vì sao nên làm hằng tuần
Báo cáo bán hàng gom số từ mọi nơi bán về một trang, phục vụ quyết định kinh doanh chứ không phục vụ nộp thuế.
Tuần là nhịp hợp lý cho cửa hàng nhỏ. Số theo ngày nhảy lên xuống vì mưa, vì ngày lễ. Số theo tháng lại quá chậm: chương trình giảm giá lỗ vốn chạy 4 tuần mới bị phát hiện thì tiền đã mất. Ghi đều 4 đến 6 tuần sẽ thấy xu hướng: mã nào bán đều, kênh nào kéo lãi xuống.
Báo cáo ngày, tuần, tháng khác nhau thế nào
Mỗi loại phục vụ một mục đích, nên không cần làm cả ba với cùng độ chi tiết: báo cáo ngày để ghi chép, tuần để phân tích, tháng để tổng kết.
| Tiêu chí | Báo cáo ngày | Báo cáo tuần | Báo cáo tháng |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Kiểm tiền, kiểm đơn trong ngày | Phát hiện vấn đề, chọn việc tuần tới | Tổng kết, so với mục tiêu, đối chiếu kế toán |
| Người đọc | Nhân viên ca, quản lý cửa hàng | Chủ cửa hàng, quản lý | Chủ, kế toán, đối tác góp vốn |
| Chỉ số chính | Doanh thu, số đơn, tiền mặt cuối ca | 8 chỉ số trong bài này | Doanh thu, lãi gộp, chi phí, tồn kho cuối kỳ |
| Thời gian làm | 5-10 phút cuối ca | Khoảng 30 phút | 1-2 giờ |
8 chỉ số cần có trong báo cáo bán hàng tuần
Tám chỉ số dưới đây đủ cho phần lớn cửa hàng nhỏ. Mỗi chỉ số có cột tuần này, tuần trước và chênh lệch.
| # | Chỉ số | Cách tính | Đọc thế nào |
|---|---|---|---|
| 1 | Doanh thu | Tổng tiền hàng của đơn đã giao thành công, trừ đơn hoàn, hủy | Không nói gì về lãi |
| 2 | Số đơn | Số đơn giao thành công trong tuần | Đơn tăng, doanh thu đứng yên: khách mua ít hơn mỗi lần |
| 3 | Giá trị đơn trung bình | Doanh thu ÷ số đơn | Đo hiệu quả bán kèm, combo |
| 4 | Tỷ lệ hoàn hủy | (Đơn hoàn + đơn hủy) ÷ tổng đơn tạo | Tăng thì xem lại xác nhận đơn, đóng gói |
| 5 | Mã hàng sắp hết | Số mã có tồn dưới mức tối thiểu | Danh sách cần đặt hàng trong tuần |
| 6 | Doanh thu theo kênh | Doanh thu tách theo quầy, website, từng sàn, mạng xã hội | Kênh nào đang lớn lên |
| 7 | Lãi gộp theo kênh | Doanh thu kênh − giá vốn − phí trực tiếp của kênh | Kênh nào mang tiền về |
| 8 | Khách mới, khách mua lại | Đếm theo số điện thoại; tỷ lệ mua lại = đơn của khách cũ ÷ tổng đơn | Đo sức giữ khách |
Ba chỉ số đầu luôn đọc cùng nhau: doanh thu tăng vì nhiều đơn thì lo đủ hàng; tăng vì đơn to hơn thì giữ cách bán kèm. Lãi gộp chỉ cần một dòng mỗi kênh; bóc tách phí sàn và giao chỉ tiêu cho nhân viên là việc của bài riêng.
Báo cáo doanh thu bán hàng khác báo cáo bán hàng ở đâu
Báo cáo bán hàng đếm theo đơn, còn báo cáo doanh thu theo kế toán ghi theo chứng từ. Vì vậy hai con số của cùng một tuần thường không khớp.
Doanh thu theo kế toán và doanh số theo đơn
Đơn tạo thứ Bảy, giao thứ Hai có thể rơi vào hai tuần khác nhau. Đơn sàn còn trong hạn trả hàng chưa chắc thành doanh thu. Báo cáo bán hàng dùng doanh số theo đơn để phản ứng nhanh; kế toán dùng doanh thu có hóa đơn, chứng từ. Cách lập báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày và cách khớp với sổ có bài riêng.
Khi nào cần đối chiếu với kế toán
Nên đối chiếu mỗi tháng, trước khi kê khai thuế. Với hộ kinh doanh, sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC. Hộ không chịu thuế GTGT và TNCN dùng sổ doanh thu mẫu S1a-HKD, gồm ngày ghi sổ, diễn giải và số tiền bán hàng (Sapo). Doanh thu tháng trên báo cáo bán hàng, sau khi trừ hoàn hủy, phải gần khớp sổ này; lệch lớn thường do sót đơn ngoài hệ thống hoặc ghi trùng.
Cách làm báo cáo bán hàng hằng tuần trong 30 phút
Làm nhanh được nhờ chốt sẵn nguồn số, người làm và giờ làm. Lần đầu dựng bảng mất lâu hơn, từ tuần thứ hai chỉ còn điền số.
Số lấy từ ba nguồn: phần mềm bán tại quầy (doanh thu, số đơn, tồn kho), kênh người bán trên sàn và trang quản trị website (đơn, hoàn hủy, tiền về sau phí), sổ quỹ hoặc sao kê ngân hàng (tiền thực thu). Một người cố định làm, thường là quản lý cửa hàng, chốt số cùng một thời điểm mỗi tuần, ví dụ sáng thứ Hai cho tuần trước đó. Đổi ngày chốt giữa chừng thì các tuần không còn so được với nhau.
Phần chữ quan trọng không kém phần số: 3 dòng nhận xét (số nào đổi nhiều nhất, vì sao, có đáng lo không) và 3 việc tuần tới, mỗi việc có người làm và hạn xong.
Checklist làm báo cáo tuần:
- [ ] Xuất số từ phần mềm bán tại quầy, từng sàn và website
- [ ] Đối chiếu tổng tiền với sổ quỹ hoặc sao kê, ghi chênh lệch
- [ ] Điền 8 chỉ số, cột tuần này và tuần trước
- [ ] Đánh dấu chỉ số đổi trên 20% so với tuần trước
- [ ] Viết 3 dòng nhận xét, 3 việc tuần tới có người và hạn
- [ ] Gửi báo cáo trước buổi họp tuần
Hướng dẫn từng bước kèm công thức có trong bài cách làm báo cáo bán hàng.
Mẫu báo cáo bán hàng cho cửa hàng nhỏ
Mẫu tốt là mẫu vừa một trang A4 hoặc một màn hình điện thoại, nhìn là thấy số nào xấu đi.
Mẫu 1 trang: bảng số và nhận xét
| Chỉ số | Tuần trước | Tuần này | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | ||||
| Số đơn | ||||
| Giá trị đơn trung bình | ||||
| Tỷ lệ hoàn hủy | ||||
| Số mã sắp hết | Liệt kê mã | |||
| Doanh thu theo kênh | Tách dòng từng kênh | |||
| Lãi gộp theo kênh | Tách dòng từng kênh | |||
| Khách mới / khách mua lại | ||||
| Nhận xét (3 dòng) | ||||
| Việc tuần tới (3 việc) | Người làm, hạn |
Mẫu theo nhân viên và theo kênh
Từ 2 nhân viên bán trở lên, thêm bảng phụ: mỗi dòng một nhân viên, cột số đơn, doanh thu, tỷ lệ hoàn hủy. Bảng theo kênh làm tương tự. File mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel có sẵn công thức nằm ở bài riêng.
Làm báo cáo bằng Excel hay bằng phần mềm quản lý bán hàng
Excel hoặc Google Sheets đủ dùng khi bán 1-2 kênh và một người nhập số. Khi bán nhiều kênh, nhiều nhân viên, phần mềm đỡ phần nhập tay.
Khi Excel còn đủ, khi nên chuyển sang phần mềm
Excel còn đủ nếu mỗi tuần dán số mất dưới 30 phút và không ai phải nhập một đơn hai lần. Google Sheets có bảng tổng hợp (pivot table) để gom doanh thu theo kênh hoặc nhân viên, tự cập nhật khi dữ liệu nguồn đổi (Trợ giúp Google Trang tính). Nên chuyển khi phải nhập tay đơn từ nhiều sàn, hoặc tồn trên bảng thường lệch với kho thật.
Báo cáo trong phần mềm quản lý bán hàng gồm những gì
Phần lớn phần mềm có báo cáo theo thời gian, sản phẩm, kênh và nhân viên. Ví dụ, Sapo có báo cáo "Doanh thu theo nhân viên phụ trách" gồm số đơn, tiền hàng, doanh thu thuần, tổng doanh thu, lọc theo thời gian và kênh bán (Sapo). Nếu phần mềm không tính lãi gộp theo kênh sau phí sàn, cần thêm bảng phụ. Cách đọc từng loại báo cáo trong phần mềm quản lý bán hàng có ở bài riêng.
Ví dụ: đọc báo cáo tuần và ra quyết định
Ví dụ giả định (số minh họa, không phải doanh nghiệp thật): một cửa hàng trà bán tại quầy, website và Shopee.
| Kênh | Doanh thu tuần trước | Doanh thu tuần này | Lãi gộp tuần trước | Lãi gộp tuần này |
|---|---|---|---|---|
| Quầy | 20 triệu | 19 triệu | 8 triệu | 7,6 triệu |
| Website | 10 triệu | 10 triệu | 3,5 triệu | 3,5 triệu |
| Shopee | 15 triệu | 26 triệu | 3 triệu | 2,6 triệu |
| Tổng | 45 triệu | 55 triệu | 14,5 triệu | 13,7 triệu |
Doanh thu tổng tăng khoảng 22%, lãi gộp giảm khoảng 5,5%. Nguyên nhân ở Shopee: doanh thu tăng mạnh nhờ giảm giá kèm quảng cáo, nhưng lãi gộp trên doanh thu sàn rơi từ 20% xuống 10%.
Ba việc chủ cửa hàng chốt cho tuần tới:
- Dừng mức giảm giá trên sàn, chỉ giữ ưu đãi cho combo.
- Giới hạn ngân sách quảng cáo sàn theo lãi gộp, không theo doanh thu.
- Làm ưu đãi cho khách cũ ở quầy và website.
Buổi họp tuần xoay quanh 3 việc này, không đọc lại từng con số.
Zonetech hỗ trợ gì?
Zonetech vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA. Với giải pháp ZoneOps của Zonetech, gói 3,5 triệu đồng/tháng có họp và báo cáo tháng, gói 5,5 triệu có KPI tuần, gói 10 triệu họp tuần và kèm 1-2 nhân sự; giá đã gồm thuế, tối thiểu 3 tháng, không cam kết doanh thu. Gọi 0828.229.666 hoặc 0976.179.886 để nhận tư vấn vận hành cùng từ 3,5 triệu/tháng.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo bán hàng gồm những nội dung gì?
Tối thiểu gồm 8 chỉ số ở bảng trên, kèm 3 dòng nhận xét và 3 việc cần làm tuần tới.
Cửa hàng 1-2 nhân viên có cần báo cáo tuần không?
Có, ở dạng gọn. Một bảng 8 dòng điền trong 20-30 phút đủ để biết tiền về đủ chưa và mã nào sắp hết.
Làm báo cáo bán hàng bằng Excel có đủ không?
Đủ khi bán 1-2 kênh và một người nhập số. Khi phải nhập tay đơn từ nhiều sàn, nên dùng phần mềm.
Nên chốt số báo cáo tuần vào ngày nào?
Chọn một ngày cố định và giữ nguyên, ví dụ sáng thứ Hai cho tuần trước đó để kịp họp đầu tuần.
Báo cáo bán hàng có thay được sổ sách kế toán không?
Không. Đây là công cụ quản lý nội bộ; hộ kinh doanh vẫn phải ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Số liệu sàn và số liệu phần mềm lệch nhau thì lấy số nào?
Tiền thực nhận thì lấy số sàn và sao kê ngân hàng. Với đơn và tồn, tìm nguyên nhân lệch trước: đơn hủy chưa cập nhật, đơn hoàn chưa nhập kho hoặc lỗi đồng bộ, rồi ghi vào phần ghi chú.
Đọc tiếp: cách đặt KPI bán hàng cho cửa hàng nhỏ, và cách tính chi phí sàn Shopee để ra lợi nhuận từng kênh.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.