ZoneTechOKR Excel: cách dựng mẫu theo dõi OKR quý với 3 sheet và công thức
OKR Excel là một bảng tính dùng chung để ghi mục tiêu quý, các kết quả then chốt, số cập nhật hằng tuần và điểm từ 0 đến 1. Với doanh nghiệp nhỏ có 1-3 nhóm đặt OKR, một file 3 sheet trên Excel hoặc Google Sheets là đủ, không cần mua phần mềm. Bài này hướng dẫn dựng mẫu từ đầu, kèm công thức và một ví dụ đã điền. Vị trí của OKR bên cạnh KPI trong cách quản trị bằng con số có trong bài KPI là gì.
Tóm tắt nhanh
- Mẫu OKR Excel gồm 3 sheet: OKR quý, cập nhật tuần, tổng kết cuối quý.
- Điểm mỗi kết quả then chốt = (số hiện tại trừ số đầu quý) chia (mục tiêu trừ số đầu quý), giới hạn trong khoảng 0 đến 1.
- Điểm mục tiêu là trung bình điểm các kết quả then chốt; Google coi 0,6-0,7 là vùng hợp lý.
- Một mục tiêu có khoảng 3 kết quả then chốt, mỗi kết quả một người phụ trách.
- Lưu file trên Google Drive hoặc OneDrive để cả nhóm xem cùng một bản.
Cấu trúc mẫu OKR Excel: 3 sheet là đủ
Mẫu gọn nhất có 3 sheet, mỗi sheet trả lời một câu hỏi: quý này muốn gì, tuần này đến đâu, cuối quý học được gì.
| Sheet | Trả lời câu hỏi | Các cột chính |
|---|---|---|
| 1. OKR quý | Quý này muốn thay đổi điều gì? | Mã, mục tiêu, kết quả then chốt, người phụ trách, đầu quý, mục tiêu cuối quý, hiện tại, điểm, mức tự tin |
| 2. Cập nhật tuần | Tuần này tiến tới đâu? | Mã kết quả then chốt, tuần 1 đến tuần 13, ghi chú vướng mắc |
| 3. Tổng kết quý | Đạt bao nhiêu, học được gì? | Điểm cuối quý, nguyên nhân, việc giữ lại, việc bỏ, đề xuất cho quý sau |
Các mẫu OKR Excel tiếng Anh mà ClickUp tổng hợp cũng chia theo tầng công ty, nhóm, cá nhân và có thêm cột mức tự tin, bảng tóm tắt (ClickUp). Với doanh nghiệp nhỏ, một tầng công ty kèm vài nhóm trong cùng sheet 1 là đủ; tách tầng khi có từ 3 cấp quản lý trở lên.
Giải thích từng mục trong sheet OKR quý
Mỗi dòng là một kết quả then chốt, mục tiêu lặp lại ở cột B để lọc và tính trung bình.
| Cột | Ghi gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| A. Mã | O1-KR1, O1-KR2… | Dùng để nối với sheet cập nhật tuần |
| B. Mục tiêu | Một câu về thay đổi muốn có | Không có con số, có hướng rõ |
| C. Kết quả then chốt | Một câu có con số | Đo đầu ra, không đo việc đã làm |
| D. Người phụ trách | Một tên người | Không ghi “cả phòng” |
| E. Đầu quý | Số tại ngày bắt đầu quý | Chưa đo thì thống nhất một mức làm điểm 0 |
| F. Mục tiêu cuối quý | Số muốn đạt | Hơi khó, đạt 60-70% đã là cố gắng |
| G. Hiện tại | Lấy từ tuần mới nhất ở sheet 2 | Không gõ tay hai nơi |
| H. Điểm | Công thức, xem mục dưới | Từ 0 đến 1 |
| I. Mức tự tin | Cao, vừa, thấp | Người phụ trách tự đánh giá mỗi tuần |
Theo Google re:Work, OKR thường chấm từ 0,0 đến 1,0, chọn 3-5 mục tiêu và khoảng 3 kết quả then chốt mỗi mục tiêu (Google re:Work). Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với 1-2 mục tiêu. Cách viết mục tiêu và kết quả then chốt cho đúng có trong bài OKR.
Công thức tính điểm OKR trong Excel
Điểm kết quả then chốt đo phần đường đã đi từ số đầu quý tới mục tiêu. Với dòng 5, cột E là đầu quý, F là mục tiêu, G là hiện tại:
H5 = MIN(1; MAX(0; (G5 - E5) / (F5 - E5)))
Công thức này dùng được cho cả chỉ số tăng (số đại lý) lẫn chỉ số giảm (số ngày chờ đơn), vì cả tử và mẫu cùng đổi dấu. MIN và MAX giữ điểm trong khoảng 0 đến 1. Excel cài tiếng Việt thường dùng dấu chấm phẩy giữa các đối số; bản tiếng Anh dùng dấu phẩy.
Điểm mục tiêu là trung bình điểm các kết quả then chốt của nó:
= AVERAGEIF(B:B; "Đại lý mới bán đều"; H:H)
Cột G nên lấy tự động từ sheet 2 bằng hàm tra cứu theo mã (XLOOKUP hoặc INDEX kết hợp MATCH), để người cập nhật chỉ gõ số một lần.
Cuối cùng, tô màu cột điểm bằng định dạng có điều kiện (Microsoft Support). Một cách chia dễ đọc: dưới 0,4 tô đỏ, 0,4 đến dưới 0,7 tô vàng, từ 0,7 tô xanh. Mốc này là gợi ý của bài, bạn chỉnh theo nhóm mình.
Ví dụ đã điền: OKR quý của một HTX trà
Ví dụ giả định cho một HTX trà bán qua đại lý, cùng số với ví dụ trong bài OKR để bạn đối chiếu. Đây không phải số nội bộ của doanh nghiệp nào.
Mục tiêu O1: Đại lý mới ở các tỉnh phía Bắc bán được hàng đều đặn.
| Mã | Kết quả then chốt | Phụ trách | Đầu quý | Mục tiêu | Hiện tại | Điểm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| O1-KR1 | Số đại lý mới có đơn thứ hai | Phụ trách kênh đại lý | 0 | 10 | 7 | 0,70 |
| O1-KR2 | Số ngày từ đơn đầu tới đơn thứ hai | Chăm sóc đại lý | 40 | 30 | 35 | 0,50 |
| O1-KR3 | Tỷ lệ đại lý mới đặt lại trong quý (%) | Phụ trách kênh đại lý | 0 | 60 | 45 | 0,75 |
| O1 | Điểm mục tiêu | 0,65 |
KR2 chưa có số đầu quý nên nhóm thống nhất lấy 40 ngày làm mức 0 điểm. Thay vào công thức: (35 – 40) / (30 – 40) = 0,5. Điểm mục tiêu (0,70 + 0,50 + 0,75) / 3 = 0,65, nằm trong vùng 0,6-0,7 mà Google coi là hợp lý.
Ở sheet 2, mỗi thứ Hai người phụ trách gõ số vào cột tuần tương ứng và ghi một dòng vướng mắc nếu có. Họp 15 phút chỉ nhìn các ô đỏ và vàng.
Lưu ý khi dùng OKR bằng Excel
Excel làm tốt phần lưu và tính, nhưng không tự nhắc ai cập nhật. Cần một người giữ nhịp mỗi tuần.
- Mở chia sẻ trên Google Drive hoặc OneDrive, không gửi file qua Zalo. Mỗi bản gửi đi là một phiên bản lệch.
- Khóa các ô công thức, chỉ mở cột “Hiện tại” và “Mức tự tin” cho người cập nhật.
- Không gắn điểm OKR với thưởng. Google re:Work ghi rõ OKR không đồng nghĩa với đánh giá hiệu suất. KPI và cách tính điểm có trọng số để làm căn cứ thưởng được giải thích trong bài KPI tính như thế nào.
- Mỗi quý tạo một file mới, giữ file cũ làm lịch sử.
Khi số nhóm đặt OKR lên 3-5 và việc nhắc cập nhật tốn nhiều công, đó là lúc cân nhắc chuyển sang phần mềm (xem bài ở cuối trang).
Gợi ý mẫu theo từng loại doanh nghiệp
Cấu trúc 3 sheet giữ nguyên, chỉ khác loại mục tiêu và nguồn số.
| Loại doanh nghiệp | Mục tiêu quý hay gặp | Nguồn số cho cột “Hiện tại” |
|---|---|---|
| Cửa hàng bán lẻ, shop online | Tăng khách mua lại, mở kênh bán mới | Phần mềm bán hàng, báo cáo sàn |
| Công ty thương mại, bán sỉ | Thêm đại lý hoạt động, rút ngắn thời gian thu công nợ | Sổ đơn sỉ, sổ công nợ |
| HTX, doanh nghiệp nông sản | Chuẩn hóa vùng nguyên liệu, tăng đơn ngoài mùa vụ | Sổ thu mua, sổ đơn theo tháng |
| Xưởng sản xuất nhỏ | Giảm hàng lỗi, giao đúng hạn | Phiếu kiểm hàng, sổ giao hàng |
Doanh nghiệp nông sản có thêm cột mùa vụ và nguồn số từ sổ thu mua; mẫu riêng có trong bài mẫu OKR Excel cho doanh nghiệp nông sản.
Checklist trước khi dùng mẫu
- [ ] Có 1-2 mục tiêu, mỗi mục tiêu khoảng 3 kết quả then chốt.
- [ ] Mỗi kết quả then chốt có số đầu quý (hoặc mức 0 điểm đã thống nhất) và mục tiêu.
- [ ] Mỗi dòng có đúng một người phụ trách.
- [ ] Cột điểm dùng công thức, có MIN và MAX.
- [ ] Ô công thức đã khóa, file đã chia sẻ đúng người.
- [ ] Đã hẹn lịch cập nhật mỗi thứ Hai.
Zonetech hỗ trợ gì?
OKR giúp đặt thay đổi trong quý; việc hằng ngày cần quy trình để chạy đều. Bộ giải pháp ZoneKit của Zonetech có 90 quy trình mẫu cho 15 phòng ban và bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí, giúp chọn phòng ban nên đặt mục tiêu thay đổi trước. Bạn tự làm theo phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Hãy làm bài chấm điểm vận hành miễn phí và xem bộ quy trình mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng Excel hay Google Sheets để theo dõi OKR?
Cả hai đều dùng được công thức trong bài. Google Sheets tiện hơn khi nhiều người cùng cập nhật từ điện thoại; Excel trên OneDrive hợp với nơi đã dùng Microsoft 365. Chọn công cụ cả nhóm đang quen.
Kết quả then chốt dạng “có hay không” thì chấm điểm thế nào?
Đặt đầu quý là 0, mục tiêu là 1, xong thì gõ 1. Nếu việc lớn, tách thành các mốc nhỏ có số, ví dụ 4 bước hoàn thành, để thấy tiến độ giữa quý.
Điểm OKR vượt 1 có được không?
Công thức trong bài giới hạn tối đa 1. Nếu nhiều kết quả then chốt đạt 1 sớm, mục tiêu có thể chưa đủ thách thức; ghi lại ở sheet tổng kết để đặt mức cao hơn quý sau.
Một file OKR Excel nên dùng cho bao lâu?
Một quý. Cuối quý chấm điểm, ghi bài học ở sheet 3, rồi sao chép cấu trúc sang file mới cho quý sau.
Có cần cột trọng số cho kết quả then chốt không?
Không bắt buộc. Trung bình cộng là đủ khi các kết quả then chốt quan trọng ngang nhau. Nếu cần trọng số, dùng hàm SUMPRODUCT nhân điểm với trọng số, tổng trọng số bằng 100%.
Đọc tiếp: phần mềm OKR
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.