ZoneTechCác bước lập kế hoạch kinh doanh: 7 bước, việc cụ thể và đầu ra từng bước
Các bước lập kế hoạch kinh doanh năm cho doanh nghiệp đang chạy gồm: nhìn lại số năm cũ, đặt mục tiêu, chia mục tiêu theo kênh và tháng, tính ngược ra kế hoạch bán hàng, lập kế hoạch sản xuất và nhân sự, lập bảng thu chi 12 tháng, rồi chốt lịch theo dõi. Mỗi bước có một đầu ra cụ thể, làm xong bước trước mới sang bước sau. Bài này đi sâu phần cách làm trong chủ đề kế hoạch kinh doanh, viết cho chủ cửa hàng, đại lý, xưởng và HTX.
Tóm tắt nhanh
- Doanh nghiệp đang chạy bắt đầu từ số liệu 12 tháng gần nhất, không bắt đầu từ phân tích SWOT hay tóm lược điều hành.
- Mỗi bước có một đầu ra: bảng số năm cũ, 1 trang mục tiêu, bảng chia tháng, kế hoạch bán, kế hoạch sản xuất và nhân sự, bảng thu chi, lịch họp.
- Tính ngược từ doanh thu ra số đơn, số khách và ngân sách quảng cáo là bước hay bị bỏ nhất.
- Doanh nghiệp nhỏ có thể gói vào khoảng 3 buổi họp, mỗi buổi 2-3 giờ (ước tính).
- Lập cho 1 sản phẩm mới cũng đi đủ 7 bước, chỉ thay số năm cũ bằng số bán thử.
Cần chuẩn bị gì trước khi lập kế hoạch?
Chuẩn bị số liệu trước buổi họp đầu tiên. Thiếu số thì buổi họp sẽ thành buổi đoán.
| Dữ liệu | Lấy ở đâu | Ai chuẩn bị |
|---|---|---|
| Doanh thu 12 tháng theo tháng, kênh, nhóm sản phẩm | Phần mềm bán hàng, sàn, sổ sách | Kế toán, bán hàng |
| Lãi gộp theo nhóm sản phẩm | Giá vốn, bảng giá | Kế toán |
| Chi phí cố định hằng tháng (thuê, lương, phần mềm) | Sổ chi | Kế toán |
| Số khách mới, khách mua lại, số đơn | Phần mềm bán hàng, sàn | Bán hàng |
| Chi phí quảng cáo theo kênh | Trang quản lý quảng cáo | Marketing |
| Năng lực sản xuất hoặc nhập hàng mỗi tháng | Xưởng, nhà cung cấp | Quản lý kho, xưởng |
| Công nợ phải thu, phải trả | Sổ công nợ | Kế toán |
Doanh nghiệp chưa tách được số theo kênh thì ghi tổng trước, năm sau sửa cách ghi sổ.
Các bước lập kế hoạch kinh doanh
Bảng dưới là cả quy trình, mỗi bước kèm đầu ra để biết đã xong hay chưa.
| Bước | Việc chính | Đầu ra | Người làm chính |
|---|---|---|---|
| 1. Nhìn lại năm cũ | Ghi tháng cao, tháng thấp, kênh tăng giảm, hàng bán chạy, hàng tồn | Bảng số năm cũ 1 trang | Chủ, kế toán |
| 2. Đặt mục tiêu | Doanh thu, lãi gộp, khách mới, 1-2 việc lớn | 1 trang mục tiêu | Chủ |
| 3. Chia mục tiêu | Theo kênh, nhóm sản phẩm, tháng | Bảng 12 cột tháng | Chủ, trưởng kinh doanh |
| 4. Kế hoạch bán hàng, marketing | Tính ngược số đơn, số khách, ngân sách; lịch khuyến mãi | Kế hoạch bán theo tháng | Trưởng kinh doanh |
| 5. Kế hoạch sản xuất, mua hàng, nhân sự | Sản lượng, nguyên liệu, người theo tháng | Bảng sản xuất, tuyển dụng | Quản lý xưởng, kho |
| 6. Ngân sách, dòng tiền | Thu chi 12 tháng, tháng thiếu tiền | Bảng thu chi | Kế toán |
| 7. Lịch theo dõi | Họp tháng, họp quý, người báo cáo số | Lịch họp trong năm | Chủ |
Nội dung từng phần trong bản kế hoạch có ở bài chủ đề. Dưới đây đi sâu ba chỗ khó làm nhất.
Bước 2: đặt mục tiêu có mốc so sánh
Lấy mức tăng năm cũ làm nền, cộng phần tăng từ việc mới có thật: kênh mới, sản phẩm mới, giá mới. Hai mốc tham khảo vĩ mô: CPI bình quân năm 2025 tăng 3,31% (Tạp chí Công Thương) và GDP năm 2025 tăng 8,02% (VnExpress), cùng theo Cục Thống kê. Doanh thu tăng thấp hơn mức tăng giá thì tính theo sức mua là đi lùi.
Bước 4: tính ngược từ doanh thu ra số đơn và số khách
Ví dụ giả định, số liệu minh họa: một shop trà online đặt mục tiêu kênh website năm tới 600 triệu đồng.
| Chỉ số | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Doanh thu mục tiêu | Cho trước | 600 triệu đồng/năm |
| Giá trị đơn trung bình | Lấy từ năm cũ | 400.000 đồng |
| Số đơn cần có | 600 triệu ÷ 400.000 | 1.500 đơn/năm, khoảng 125 đơn/tháng |
| Tỷ lệ khách mua lại | Lấy từ năm cũ | 40% số đơn |
| Đơn từ khách mới | 1.500 × 60% | 900 đơn |
| Tỷ lệ chốt từ khách hỏi | Lấy từ năm cũ | 20% |
| Số khách hỏi cần có | 900 ÷ 20% | 4.500 lượt hỏi/năm |
Từ 4.500 lượt hỏi, nhóm marketing tính được cần bao nhiêu bài đăng, bao nhiêu tiền quảng cáo, dựa trên chi phí mỗi lượt hỏi năm cũ. Nếu ngân sách không đủ thì quay lại bước 2 hạ mục tiêu, hoặc tìm cách tăng giá trị đơn.
Bước 6: bảng thu chi 12 tháng
Mỗi tháng một cột, gồm tiền thu dự kiến (tính theo ngày tiền về, không theo ngày bán), tiền chi cho nhập hàng, lương, thuê, quảng cáo, và số dư cuối tháng. Tháng nào số dư âm là tháng cần vay, giãn công nợ hoặc lùi một khoản chi. Với doanh nghiệp bán sỉ cho đại lý, tiền thường về chậm hơn hàng đi; ghi đúng hạn công nợ thì mới thấy tháng thiếu tiền.
Lập kế hoạch kinh doanh cho 1 sản phẩm mới
Vẫn đi đủ 7 bước, chỉ khác bước 1: chưa có số năm cũ thì bán thử 1-2 tháng để lấy giá trị đơn, tỷ lệ chốt, chi phí mỗi đơn. Thêm phép tính hòa vốn: số đơn hòa vốn mỗi tháng = chi phí cố định riêng cho sản phẩm ÷ (giá bán – chi phí biến đổi mỗi đơn). Không đạt số đơn hòa vốn sau thời gian thử đã định thì dừng hoặc đổi cách bán.
Thời gian và chi phí ước tính
Doanh nghiệp nhỏ nên gói vào 3 buổi họp trong khoảng 2 tuần. Thời gian dưới đây là ước tính.
| Buổi | Bước | Người tham gia | Chuẩn bị trước |
|---|---|---|---|
| Buổi 1 (2-3 giờ) | Bước 1, 2 | Chủ, kế toán, trưởng kinh doanh | Bảng số 12 tháng |
| Buổi 2 (2-3 giờ) | Bước 3, 4 | Thêm marketing | Bảng mục tiêu đã chốt |
| Buổi 3 (2-3 giờ) | Bước 5, 6, 7 | Thêm kho, xưởng | Kế hoạch bán theo tháng |
Chi phí chủ yếu là thời gian của người tham gia. Bảng tính miễn phí như Google Sheets đủ dùng; mẫu dựng sẵn có trong bài kế hoạch kinh doanh mẫu.
Mẹo làm nhanh, làm đúng
- Bắt đầu từ tháng 10-11 để kịp chốt trước mùa bán Tết.
- Mỗi con số mục tiêu gắn tên một người chịu trách nhiệm ngay trong bảng.
- Viết kế hoạch trên một tệp dùng chung, không gửi qua lại nhiều phiên bản.
- Ghi kèm “giả định” bên cạnh số dự báo (giá trị đơn, tỷ lệ chốt) để họp tháng kiểm lại giả định nào sai.
- Doanh nghiệp có xưởng: lập kế hoạch bán trước, rồi mới lập kế hoạch sản xuất; kế hoạch sản xuất tổng hợp thường tính cho 3-18 tháng và cân nhu cầu với năng lực xưởng (Siemens).
Lỗi thường gặp ở từng bước
| Bước | Lỗi | Cách sửa |
|---|---|---|
| 1 | Chỉ nhìn tổng doanh thu năm | Tách theo tháng, kênh, nhóm hàng |
| 2 | Đặt mục tiêu theo mong muốn, không có lý do | Mỗi phần tăng ghi rõ đến từ việc gì |
| 3 | Chia đều 12 tháng | Chia theo tỷ trọng thật của năm cũ |
| 4 | Không tính ngược ra số khách cần có | Dùng bảng tính ngược như ví dụ trên |
| 5 | Kế hoạch sản xuất lập riêng, không theo số bán | Lấy số đơn ở bước 4 làm đầu vào |
| 6 | Tính tiền theo ngày bán thay vì ngày tiền về | Ghi theo hạn công nợ thật |
| 7 | Không có lịch họp | Ghi sẵn ngày họp tháng vào lịch cả năm |
Văn bản hoàn chỉnh trình bày cho ngân hàng hoặc cổ đông cần thêm phần mô tả công ty, thị trường; cách viết có trong bài kế hoạch công ty.
Checklist trước khi bắt đầu
- [ ] Đã có doanh thu 12 tháng theo tháng, kênh, nhóm sản phẩm.
- [ ] Đã có lãi gộp theo nhóm sản phẩm và chi phí cố định hằng tháng.
- [ ] Đã có số đơn, giá trị đơn trung bình, tỷ lệ mua lại.
- [ ] Đã có năng lực sản xuất hoặc nhập hàng mỗi tháng.
- [ ] Đã hẹn 3 buổi họp và người tham gia từng buổi.
- [ ] Đã chọn tệp dùng chung để làm kế hoạch.
Zonetech hỗ trợ gì?
Kế hoạch năm chỉ đi được khi việc hằng ngày có quy trình và có người báo cáo số đều đặn. ZoneKit có bộ quy trình mẫu cho 15 phòng ban với 90 quy trình (SOP), tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu tại trang SOP là gì và bộ quy trình ZoneKit, hoặc gọi 0828.229.666, 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Lập kế hoạch kinh doanh gồm mấy bước?
Với doanh nghiệp đang chạy, 7 bước là đủ: nhìn lại năm cũ, đặt mục tiêu, chia mục tiêu, kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất và nhân sự, dòng tiền, lịch theo dõi. Bản gọi vốn thêm phân tích thị trường và đối thủ.
Có cần phân tích SWOT khi lập kế hoạch năm không?
Không bắt buộc. Với doanh nghiệp nhỏ đang chạy, bảng số năm cũ cho biết điểm mạnh, điểm yếu rõ hơn. SWOT hữu ích khi mở hướng kinh doanh mới.
Lập kế hoạch kinh doanh mất bao lâu?
Khoảng 3 buổi họp trong 2 tuần nếu số liệu đã sẵn. Mất nhiều thời gian nhất thường là gom số năm cũ.
Sơ đồ kế hoạch kinh doanh nên vẽ thế nào?
Vẽ 7 ô theo thứ tự các bước, mỗi ô ghi đầu ra và người phụ trách. Sơ đồ chỉ để mọi người thấy thứ tự; con số nằm trong bảng tính.
Ai nên tham gia lập kế hoạch kinh doanh?
Chủ doanh nghiệp, kế toán, trưởng kinh doanh, và người phụ trách kho hoặc xưởng. Người chịu trách nhiệm một con số nên có mặt khi chốt con số đó.
Đọc tiếp: mẹo lập kế hoạch theo mùa vụ trong bài kinh nghiệm lập kế hoạch sản xuất.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.