ZoneTechHệ thống truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp nhỏ: từ mã lô đến thu hồi sản phẩm
Hệ thống truy xuất nguồn gốc là cách doanh nghiệp đặt mã cho từng lô hàng, ghi lại lô đó nhận từ ai, qua công đoạn nào, giao cho ai, để khi có sự cố có thể khoanh đúng lô và gọi đúng người. Nó không bắt đầu từ phần mềm hay con tem, mà từ quy ước đánh số lô và thói quen ghi chép ở kho, xưởng.
Bài này dành cho cơ sở sản xuất, đóng gói thực phẩm, hợp tác xã và cửa hàng có xưởng nhỏ, tập trung vào vận hành hằng ngày thay vì văn bản pháp luật.
Tóm tắt nhanh
- Một hệ thống truy xuất có 5 phần: cách định danh, điểm ghi dữ liệu, vật mang mã, nơi lưu và người chịu trách nhiệm.
- Nguyên tắc "một bước trước, một bước sau": mỗi cơ sở chỉ cần biết chắc nhà cung cấp trực tiếp và khách hàng trực tiếp của từng lô.
- Với nông, lâm, thủy sản, Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT yêu cầu báo cho chuỗi cung ứng trong tối đa 24 giờ khi tự thu hồi.
- Thực phẩm chế biến khó hơn hàng tươi vì nhiều lô nguyên liệu gộp vào một lô thành phẩm; cần phiếu mẻ ghi rõ tỷ lệ.
- Diễn tập truy xuất ít nhất mỗi năm một lần, như TCVN 12850:2019 yêu cầu, là cách duy nhất biết hệ thống có chạy hay không.
Tổng quan: truy xuất trong vận hành gồm những phần nào?
Một hệ thống truy xuất chạy được cần đủ năm phần dưới đây. Thiếu một phần, dữ liệu sẽ đứt ở đúng chỗ đó.
| Phần | Câu hỏi phải trả lời | Ví dụ ở cơ sở nhỏ |
|---|---|---|
| Định danh | Đặt mã ở mức nào: loại sản phẩm, lô/mẻ hay từng đơn vị? | Mã lô = ngày sản xuất + số mẻ |
| Điểm ghi dữ liệu | Ghi ở những khâu nào? | Nhận nguyên liệu, sản xuất, đóng gói, xuất hàng |
| Vật mang mã | Mã nằm ở đâu trên hàng? | Số lô in trên nhãn, mã QR, mã vạch trên thùng |
| Nơi lưu | Dữ liệu lưu ở đâu, lưu bao lâu? | Sổ kho, Google Sheets, phần mềm kho |
| Người và quy trình | Ai ghi, ai kiểm, bao lâu diễn tập một lần? | Thủ kho ghi, quản lý kiểm cuối ngày |
TCVN 12850:2019 xác định ba mức định danh: loại sản phẩm, lô/mẻ, hoặc đơn vị có số sê-ri (Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu). Mức định danh quyết định quy mô thu hồi: định danh theo loại thì một mẻ lỗi kéo theo thu hồi mọi sản phẩm cùng tên; định danh theo lô thì chỉ thu hồi lô đó. Với doanh nghiệp nhỏ, mức lô thường vừa đủ.
"Một bước trước, một bước sau" làm thế nào trong thực tế?
Nguyên tắc này nghĩa là mỗi cơ sở ghi được nhà cung cấp trực tiếp và khách hàng trực tiếp của từng lô, không cần biết cả chuỗi. Khi mọi mắt xích cùng làm, chuỗi tự nối lại được.
Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT về truy xuất, thu hồi thực phẩm nông, lâm, thủy sản (Điều 6) liệt kê thông tin phải lưu cho ba loại lô (văn bản gốc, Cục Bảo vệ thực vật):
| Loại lô | Thông tin cần lưu |
|---|---|
| Lô nhập vào | Tên, địa chỉ, mã của nhà cung cấp; thời gian, địa điểm nhận; thông tin lô |
| Lô sản xuất | Thời gian sản xuất, tên và loại sản phẩm, số lượng, mã lô hoặc mẻ ở từng công đoạn |
| Lô xuất ra | Tên, địa chỉ, mã của bên nhận; thời gian, địa điểm giao; thông tin lô |
Cơ sở nhập khẩu ghi thêm nhà sản xuất nước ngoài và nước xuất khẩu. Cơ sở bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng không phải lưu thông tin khách mua.
Thời gian lưu hồ sơ theo cùng Thông tư:
- Sản phẩm không bắt buộc ghi hạn dùng: 6 tháng với hàng tươi sống, 2 năm với hàng đông lạnh hoặc đã chế biến, tính từ ngày sản xuất.
- Sản phẩm có hạn dùng: ít nhất 12 tháng sau hạn dùng.
Thông tư này ban hành ngày 20/12/2021, hiệu lực từ 2/2/2022, khi Bộ còn tên là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Hàng thuộc phạm vi Bộ Công Thương hoặc Bộ Y tế có quy định riêng, nhưng cách ghi theo ba loại lô vẫn dùng được làm khung.
Ví dụ minh họa (số liệu giả định): một xưởng trà nhận 200 kg chè búp tươi từ hộ A sáng 5/10, sao thành mẻ 2510-05-01, đóng 300 gói, giao 120 gói cho đại lý B ở Lào Cai. Nếu đại lý B báo gói trà có mùi lạ, xưởng tra sổ: mẻ 2510-05-01 lấy chè hộ A, 300 gói đã giao cho 3 nơi. Việc khoanh vùng mất vài phút thay vì vài ngày.
Chọn công cụ: sổ tay, bảng tính hay phần mềm?
Công cụ nào cũng được, miễn ghi đủ và tìm lại được. Chọn theo số lô mỗi tuần và số người cùng ghi.
| Công cụ | Hợp khi | Rủi ro chính |
|---|---|---|
| Sổ tay, phiếu giấy | Dưới vài lô mỗi tuần, 1 người ghi | Mất sổ, chữ khó đọc, tra cứu chậm |
| Bảng tính dùng chung (Excel, Google Sheets) | Vài chục lô mỗi tuần, 2-3 người ghi | Sửa nhầm, trùng mã lô, không có lịch sử thay đổi |
| Phần mềm kho có quản lý lô | Nhiều kênh bán, cần in mã hàng loạt | Chi phí, cần thời gian đưa dữ liệu cũ vào |
| Phần mềm kết nối hệ thống nhà nước | Hàng thuộc diện bắt buộc hoặc muốn hiển thị dấu xác thực | Phải theo chuẩn dữ liệu của hệ thống đích |
Ở cấp quốc gia hiện có hai hệ thống doanh nghiệp nên biết. Hệ thống của Bộ Công Thương tại verigoods.vn vận hành từ 23/12/2025, xác thực sản phẩm bằng mã QR và tem điện tử (VnEconomy). Hệ thống truy xuất nguồn gốc nông sản Việt Nam của Bộ Nông nghiệp và Môi trường ra mắt ngày 30/6/2026, định danh theo chuẩn GS1 và mã QR theo GS1 Digital Link (Tạp chí Công Thương).
Khi chọn phần mềm, hãy hỏi có xuất dữ liệu theo chuẩn GS1 hoặc kết nối được với hệ thống nhà nước không, để khỏi nhập lại về sau.
Thu hồi sản phẩm theo lô: quy trình và thời hạn
Thu hồi là lúc hệ thống truy xuất bị thử thật. Nếu dữ liệu lô đầy đủ, bạn chỉ gọi đúng những nơi đã nhận lô lỗi; nếu không, phải thu hồi mọi thứ cùng tên.
Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT chia hai loại thu hồi với nông, lâm, thủy sản không bảo đảm an toàn (Luật sư Việt Nam): thu hồi tự nguyện khi cơ sở tự phát hiện hoặc nhận phản ánh, và thu hồi bắt buộc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Các mốc thời gian chính (văn bản gốc):
| Việc | Thời hạn | Căn cứ |
|---|---|---|
| Báo cho chuỗi cung ứng (điện thoại, email) khi tự thu hồi | Tối đa 24 giờ từ khi phát hiện, sau đó gửi văn bản | Điều 10 |
| Báo cáo kết quả thu hồi tự nguyện | Trong 3 ngày sau khi kết thúc | Điều 10 |
| Cơ quan ra quyết định thu hồi bắt buộc | Trong 24 giờ từ khi xác định thực phẩm không an toàn | Điều 11 |
| Báo cáo kết quả thu hồi bắt buộc | Trong 3 ngày làm việc sau khi kết thúc | Điều 11 |
| Hoàn thành xử lý sau thu hồi bắt buộc | Tối đa 3 tháng từ khi cơ quan đồng ý phương án | Điều 14 |
Sau thu hồi có bốn hình thức xử lý: khắc phục lỗi sản phẩm hoặc lỗi nhãn, chuyển mục đích sử dụng, tái xuất (với hàng nhập khẩu), và tiêu hủy.
Mốc 24 giờ là lý do cần danh sách khách hàng theo lô sẵn có, không phải lục lại hóa đơn. Một quy trình thu hồi tối thiểu ở cơ sở nhỏ gồm:
- Xác định lô bị ảnh hưởng từ phản ánh hoặc kết quả kiểm nghiệm.
- Tra sổ xuất hàng: lô đó đã giao cho ai, bao nhiêu, còn bao nhiêu trong kho.
- Khóa tồn kho lô đó, ngừng bán trên mọi kênh, gồm cả gian hàng sàn.
- Gọi và nhắn cho từng nơi nhận trong ngày, ghi lại giờ liên hệ.
- Thu gom, đếm số lượng thu về so với số đã giao.
- Chọn hình thức xử lý, lập báo cáo, lưu hồ sơ.
Mẫu thông báo thu hồi, bảng đối chiếu số lượng và cách diễn tập thu hồi giả định có trong bài về thu hồi sản phẩm.
Truy xuất thực phẩm chế biến: khi nhiều lô gộp thành một
Thực phẩm chế biến khó truy xuất hơn hàng tươi vì một lô thành phẩm có thể lấy từ nhiều lô nguyên liệu, và một lô nguyên liệu có thể chia vào nhiều lô thành phẩm. Cầu nối giữa hai đầu là phiếu mẻ (batch record).
Một phiếu mẻ cần có:
- Mã mẻ và ngày giờ sản xuất.
- Từng nguyên liệu đầu vào: tên, mã lô của nhà cung cấp, khối lượng dùng.
- Bao bì: mã lô của lô bao bì, vì bao bì lỗi cũng có thể gây thu hồi.
- Thông số chính của công đoạn (nhiệt độ, thời gian) nếu ảnh hưởng an toàn.
- Số lượng thành phẩm, mã lô thành phẩm, người phụ trách.
Một số tiêu chuẩn chuỗi cung ứng đã tính đến chuyện trộn lẫn. TCVN 13166-4:2020 cho thịt lợn yêu cầu sản phẩm thịt xay có nhiều loài phải công bố xuất xứ của từng loại thịt (Thư viện Pháp luật). TCVN 13814:2023 cho nước quả yêu cầu mã định danh nằm trên bao gói đến khi sản phẩm được tiêu dùng hoặc tiêu hủy (Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu).
Ví dụ minh họa: trà ướp hoa nhài dùng chè từ hai hộ và hoa từ một vườn. Phiếu mẻ ghi: chè lô A 60%, chè lô B 40%, hoa lô C. Nếu kiểm nghiệm phát hiện dư lượng ở hoa, bạn biết ngay mọi mẻ có dùng lô C, kể cả mẻ trà sen nếu cũng dùng chung hoa.
Chi tiết theo từng nhóm thực phẩm có trong bài về truy xuất nguồn gốc thực phẩm.
Năm lỗi khiến hệ thống có mà như không
Phần lớn hệ thống truy xuất ở cơ sở nhỏ hỏng ở khâu con người, không phải công nghệ.
| Lỗi | Hậu quả | Cách sửa |
|---|---|---|
| Ghi cuối tuần thay vì ghi ngay | Quên, ghi sai lô | Ghi tại chỗ, ngay khi nhận hoặc xuất |
| Trộn hàng tồn của hai lô vào một thùng | Không tách được khi thu hồi | Quy định "một thùng một lô" |
| Một mã QR cho mọi lô | Người mua quét không biết hạn dùng | In mã theo lô |
| Đổi nhà cung cấp không cập nhật | Dữ liệu sai nguồn gốc | Gắn việc cập nhật vào quy trình mua hàng |
| Chưa bao giờ diễn tập | Phát hiện lỗ hổng khi đã có sự cố | Diễn tập định kỳ, lập biên bản |
TCVN 12850:2019 yêu cầu diễn tập truy xuất trước khi áp dụng và định kỳ hằng năm (Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu). Cách diễn tập đơn giản: chọn ngẫu nhiên một lô đã bán, bấm giờ, xem mất bao lâu để có danh sách nơi nhận và số lượng còn tồn.
Bắt đầu từ đâu: 6 bước trong tháng đầu
Bắt đầu nhỏ, với một dòng sản phẩm bán chạy, rồi mở rộng.
| Bước | Việc | Đầu ra |
|---|---|---|
| 1 | Chọn 1 dòng sản phẩm, vẽ sơ đồ từ nhận nguyên liệu đến giao hàng | Sơ đồ công đoạn |
| 2 | Quy ước mã lô (ngày + số mẻ), in lên nhãn | Quy ước mã lô bằng văn bản |
| 3 | Lập 3 mẫu ghi: phiếu nhập, phiếu mẻ, phiếu xuất | 3 mẫu phiếu |
| 4 | Giao người ghi ở từng khâu, người kiểm cuối ngày | Bảng phân công |
| 5 | Chạy 2 tuần, sửa mẫu theo thực tế | Mẫu phiếu bản 2 |
| 6 | Diễn tập truy xuất một lô, đo thời gian | Biên bản diễn tập |
Khi dòng đầu chạy ổn mới in tem QR và kết nối hệ thống nhà nước, để mã trên tem luôn dẫn về dữ liệu thật.
Zonetech hỗ trợ gì?
Zonetech làm tem QR truy xuất nguồn gốc và chống giả, mã QR dẫn về Zalo OA, kèm gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT (VeriGoods). Cách làm dựa trên quy trình đội ngũ đang dùng cho TRAVINA; tài khoản và dữ liệu là của doanh nghiệp, mọi bàn giao có biên bản. Giá: liên hệ để nhận báo giá theo quy mô. Quét thử tem mẫu và nhận tư vấn gói tuân thủ tại trang quét mã vạch truy xuất nguồn gốc hoặc gọi 0828.229.666.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống truy xuất nguồn gốc có bắt buộc phải dùng phần mềm không?
Không. Quy định yêu cầu lưu và truy được thông tin, không bắt buộc công cụ. Sổ sách hoặc bảng tính vẫn được, miễn đủ trường và tìm lại nhanh. Riêng hàng thuộc diện bắt buộc của Bộ Công Thương phải khai trên VeriGoods hoặc hệ thống nội bộ có kết nối.
Nên đánh mã theo lô hay theo từng sản phẩm?
Với doanh nghiệp nhỏ, mã theo lô thường đủ. Mã theo từng sản phẩm (số sê-ri) hợp với hàng giá trị cao hoặc cần chống giả từng đơn vị.
Cửa hàng bán lẻ có phải ghi thông tin người mua không?
Theo Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT, cơ sở bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng không phải lưu thông tin khách hàng. Cửa hàng vẫn cần lưu thông tin nhà cung cấp của từng lô.
Hồ sơ truy xuất phải lưu bao lâu?
Với nông, lâm, thủy sản: 6 tháng cho hàng tươi sống, 2 năm cho hàng đông lạnh hoặc chế biến không bắt buộc ghi hạn dùng, và ít nhất 12 tháng sau hạn dùng với hàng có hạn dùng.
Khi phát hiện lô lỗi, phải báo trong bao lâu?
Khi tự thu hồi nông, lâm, thủy sản, phải báo cho chuỗi cung ứng tối đa trong 24 giờ, sau đó gửi văn bản. Báo cáo kết quả trong 3 ngày sau khi kết thúc thu hồi.
Đọc tiếp: dùng mã QR trên bao bì để chăm sóc khách sau bán với QR code marketing.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.