Cấp lại mã số cơ sở đóng gói: khi nào phải làm và hồ sơ cần có

Cấp lại mã số cơ sở đóng gói là thủ tục xin UBND cấp xã ra thông báo mới cho một mã đã được cấp, khi thông tin của mã thay đổi. Theo Nghị quyết 36/2026/NQ-CP, có hai trường hợp nộp đơn cấp lại: đổi tên tổ chức, cá nhân đại diện mã số, hoặc do thay đổi địa giới hành chính. Đơn theo mẫu Phụ lục V, xã giải quyết trong 2 ngày làm việc. Bài này dành cho chủ xưởng, HTX, doanh nghiệp đã có mã; toàn bộ quy định về mã số cơ sở đóng gói năm 2026 có trong bài quy định về mã số cơ sở đóng gói.

Tóm tắt nhanh
Cấp lại khi đổi tên tổ chức, cá nhân đại diện mã số, hoặc khi địa giới hành chính thay đổi.
Hồ sơ: đơn đề nghị cấp lại theo Phụ lục V, nộp UBND cấp xã qua Cổng dịch vụ công quốc gia.
Thời hạn: 2 ngày làm việc; không cấp thì xã phải trả lời bằng văn bản, nêu lý do.
Thêm thị trường xuất khẩu không phải cấp lại: nộp đơn bổ sung, giữ nguyên mã.
Mã bị tạm dừng, thu hồi chưa có hướng dẫn “cấp lại” riêng; dự thảo nghị định sửa đổi đang bổ sung thủ tục phục hồi.

Khi nào phải xin cấp lại mã số cơ sở đóng gói?

Nghị quyết 36/2026/NQ-CP (hiệu lực từ 31/7/2026 đến khi nghị định sửa đổi Nghị định 38/2026/NĐ-CP có hiệu lực) quy định: trường hợp thay đổi thông tin liên quan đến tên tổ chức, cá nhân đại diện mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói hoặc do thay đổi địa giới hành chính thì nộp đơn đề nghị cấp lại theo Phụ lục V (Tạp chí Công Thương).

Tình huống	Phải làm gì
Doanh nghiệp, HTX đổi tên	Nộp đơn cấp lại (Phụ lục V)
Đổi người đại diện mã số	Nộp đơn cấp lại (Phụ lục V)
Xã, huyện sáp nhập làm đổi địa chỉ hành chính	Nộp đơn cấp lại (Phụ lục V)
Muốn xuất thêm sang thị trường mới	Nộp đơn bổ sung thị trường (Phụ lục II), giữ nguyên mã
Mã đã cấp trước 31/7/2026, không đổi thông tin	Không phải làm gì, mã vẫn dùng tiếp
Mã bị tạm dừng hoặc thu hồi	Liên hệ UBND cấp xã (xem mục dưới)

Hồ sơ cấp lại gồm gì?

Theo Nghị quyết 36/2026, hồ sơ cấp lại là đơn đề nghị theo mẫu Phụ lục V; UBND cấp xã căn cứ hồ sơ đang lưu để xem xét. Nên chuẩn bị sẵn để khai đơn nhanh và đúng:

Mã số đang có và thông báo cấp mã cũ.
Giấy tờ thể hiện thông tin mới: đăng ký doanh nghiệp, HTX sau khi đổi tên; văn bản cử người đại diện mới; văn bản về địa giới hành chính mới.
Thông tin liên hệ của người đại diện mới.

Người khai tự chịu trách nhiệm về thông tin đã khai, theo nguyên tắc tự khai, tự chịu trách nhiệm của Nghị quyết 36. Mẫu đơn đề nghị cấp mã cho lần đầu khác với đơn cấp lại; cách điền đơn cấp mới sẽ có trong bài đơn đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói.

Nộp ở đâu, mất bao lâu?

Nộp đơn: qua Cổng dịch vụ công quốc gia, gửi UBND cấp xã nơi có cơ sở đóng gói.
Xã xem xét: trong 2 ngày làm việc kể từ khi nhận đơn, căn cứ hồ sơ lưu.
Nhận kết quả: thông báo theo mẫu Phụ lục III hoặc IV; nếu không cấp, xã trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Khi cổng dịch vụ công lỗi: nộp bản giấy trực tiếp hoặc qua bưu điện; xã cập nhật lên cổng sau khi cổng hoạt động lại.

Sau khi nhận thông báo cấp lại, kiểm tra kỹ mã số và thông tin trên thông báo. Nếu có thay đổi, cập nhật ngay nhãn bao bì, sổ nhận hàng, sổ đóng gói và báo cho bên mua. Với mã xuất sang thị trường yêu cầu nước nhập khẩu phê duyệt, hỏi cơ quan chuyên môn cấp tỉnh xem có cần gửi lại thông tin cho phía nhập khẩu hay không trước khi xuất lô tiếp theo.

Mã bị tạm dừng hoặc thu hồi thì sao?

Nghị quyết 36/2026 chỉ nêu cấp lại cho hai trường hợp thay đổi thông tin ở trên. Theo Tạp chí Kinh tế Tài chính, Chủ tịch UBND cấp xã được giao cả việc hậu kiểm, quản lý, tạm dừng, thu hồi và khôi phục mã số. Báo Chính phủ ngày 11/9/2026 cũng cho biết Nghị định 38/2026 chưa có hướng dẫn cụ thể những trường hợp nào được và không được cấp lại mã; dự thảo nghị định sửa đổi đang bổ sung thủ tục cấp lại, tạm dừng, thu hồi và phục hồi mã do UBND cấp xã thực hiện trực tuyến (Báo Chính phủ).

Vì vậy, khi mã bị tạm dừng hoặc thu hồi, cách làm thực tế là:

Đọc kỹ thông báo tạm dừng hoặc thu hồi để biết lý do.
Khắc phục đúng điểm bị nêu (sổ sách, kho, bao bì, nguồn hàng từ vùng trồng có mã) và lưu bằng chứng.
Liên hệ UBND cấp xã để hỏi thủ tục khôi phục hiện hành, vì văn bản đang được sửa đổi.

Các lỗi hay khiến mã bị tạm dừng có trong bài lỗi thường gặp khi mã số cơ sở đóng gói.

Câu hỏi thường gặp

Cấp lại mã có mất phí không?

Nhà nước không thu phí cấp mã số cơ sở đóng gói. Chi phí nếu có chủ yếu là thời gian chuẩn bị giấy tờ thay đổi thông tin.

Chuyển xưởng sang địa điểm khác có được cấp lại không?

Nghị quyết 36 chỉ nêu cấp lại khi đổi tên, người đại diện hoặc địa giới hành chính. Chuyển xưởng là thay đổi địa điểm thực tế, nên hỏi UBND cấp xã nơi đặt xưởng mới về thủ tục cấp mã cho địa điểm đó.

Bao giờ thì quy định ổn định?

Nghị quyết 36 áp dụng đến khi nghị định sửa đổi Nghị định 38 có hiệu lực. Hãy theo dõi thông báo của Bộ Nông nghiệp và Môi trường; tổng quan mã số và cách giữ mã có trong bài mã số cơ sở đóng gói.

Nếu cơ sở cần sổ nhận hàng, sổ đóng gói theo lô và tem truy xuất để giữ mã khi hậu kiểm, xem giải pháp truy xuất cho nông sản của ZoneTech.

Cập nhật lần cuối: 24/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận