ZoneTechQuy trình mua hàng 7 bước cho doanh nghiệp nhỏ: từ đề nghị đến thanh toán
Quy trình mua hàng là chuỗi việc cố định mỗi khi doanh nghiệp cần mua một thứ gì đó: ai đề nghị, ai hỏi giá, ai duyệt, ai nhận hàng, ai trả tiền và giấy tờ nào phải lưu. Với doanh nghiệp nhỏ, 7 bước và một bảng hạn mức duyệt là đủ để tránh mua đắt, mua trùng và thất thoát. Bài này dành cho chủ cơ sở sản xuất, cửa hàng và người phụ trách mua hàng, nằm trong nhóm bài quy trình vận hành.
Tóm tắt nhanh
- Quy trình mua hàng gồm 7 bước: đề nghị, hỏi giá, duyệt, đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp.
- Nên có 3 mức duyệt theo giá trị đơn, để chủ doanh nghiệp không phải ký mọi tờ đề nghị.
- Người đặt hàng, người nhận hàng và người trả tiền nên là ba người khác nhau.
- Từ 1/7/2025, hàng mua từ 5 triệu đồng (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chấm nhà cung cấp theo 4 tiêu chí: giá, chất lượng, giao đúng hẹn, hóa đơn chứng từ.
Quy trình mua hàng là gì?
Là bản hướng dẫn ai làm gì, theo thứ tự nào, mỗi khi doanh nghiệp bỏ tiền mua hàng hóa, nguyên liệu, tài sản hay dịch vụ. Có quy trình thì nhân viên mới vẫn mua đúng cách, và chủ doanh nghiệp xem lại được vì sao một món hàng được mua với giá đó.
Hai cụm từ hay dùng lẫn: chu trình mua hàng nhìn từ góc kế toán và kiểm soát nội bộ, từ lúc phát sinh nhu cầu đến lúc trả hết tiền và ghi sổ; quy trình mua hàng nhìn từ góc người làm, tập trung vào các bước và biểu mẫu. Bài này đi theo góc người làm. Phần duyệt chi và thanh toán chi tiết thuộc quy trình thanh toán; khác biệt giữa hai cách nhìn có trong bài chu trình mua hàng.
7 bước trong quy trình mua hàng của công ty nhỏ
Bảy bước dưới đây áp dụng cho cả mua nguyên liệu lẫn mua thiết bị. Đơn nhỏ có thể gộp bước 2 và 3, nhưng không bỏ bước 5 và 7.
- Đề nghị mua hàng. Bộ phận cần hàng ghi phiếu đề nghị: tên hàng, quy cách, số lượng, ngày cần, lý do. Kho kiểm còn tồn hay không trước khi chuyển đi.
- Hỏi giá, so sánh báo giá. Người mua hàng xin báo giá, thường từ 3 nhà cung cấp với đơn lớn, rồi lập bảng so sánh giá, điều kiện giao, bảo hành, hình thức thanh toán.
- Phê duyệt. Người có thẩm quyền theo bảng hạn mức ký duyệt nhà cung cấp và giá.
- Đặt hàng hoặc ký hợp đồng. Gửi đơn đặt hàng bằng văn bản hoặc email, ghi rõ giá, số lượng, ngày giao, yêu cầu hóa đơn. Đơn lớn hoặc giao nhiều đợt thì ký hợp đồng.
- Nhận hàng, kiểm tra, nhập kho. Người nhận đối chiếu hàng với đơn đặt hàng, kiểm số lượng và chất lượng, ký biên bản giao nhận; hàng sai thì ghi rõ và báo ngay. Chi tiết bước này có trong bài quy trình nhập kho.
- Nhận hóa đơn, đối chiếu và thanh toán. Kế toán khớp ba thứ: đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, hóa đơn. Khớp thì trả tiền theo hạn đã thỏa thuận.
- Lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp. Bộ chứng từ của mỗi đơn lưu chung một chỗ; cuối quý chấm điểm nhà cung cấp.
Bảng hạn mức phê duyệt theo giá trị đơn mua
Bảng hạn mức trả lời câu hỏi "đơn này ai ký". Pháp luật không quy định mức cụ thể, nên doanh nghiệp tự đặt theo quy mô; bảng dưới là gợi ý để điều chỉnh.
| Giá trị đơn (ví dụ) | Người duyệt | Số báo giá cần có | Thời gian xử lý mục tiêu |
|---|---|---|---|
| Dưới 2 triệu đồng | Trưởng bộ phận tự quyết, ghi sổ | Không bắt buộc | Trong ngày |
| 2 đến 20 triệu đồng | Quản lý hoặc kế toán trưởng | 2 báo giá | 1 đến 2 ngày |
| Trên 20 triệu đồng hoặc mua tài sản | Giám đốc, chủ doanh nghiệp | 3 báo giá, có bảng so sánh | 3 đến 5 ngày |
Ba nguyên tắc khi dùng bảng: không tách nhỏ một đơn để lách hạn mức; đơn khẩn được mua trước nhưng phải bổ sung duyệt trong 24 giờ; mỗi năm xem lại các mức một lần.
Quy trình mua hàng của công ty: mua thường xuyên khác mua một lần
Mua lặp lại và mua phát sinh nên đi hai đường khác nhau, nếu không thì hoặc chậm, hoặc lỏng.
| Mua thường xuyên | Mua phát sinh | |
|---|---|---|
| Ví dụ | Nguyên liệu, bao bì, văn phòng phẩm | Máy móc, sửa chữa nhà xưởng, thuê dịch vụ |
| Cách làm | Chọn nhà cung cấp một lần, ký hợp đồng khung, đặt theo mức tồn tối thiểu | Đi đủ 7 bước cho từng lần |
| Duyệt | Duyệt hợp đồng khung và kế hoạch mua theo tháng | Duyệt từng đơn theo hạn mức |
| Rủi ro chính | Quen một nhà cung cấp, giá tăng dần không ai để ý | Mua vội, thiếu so sánh, thiếu hóa đơn |
Doanh nghiệp sản xuất còn phải tính lịch mua nguyên liệu theo kế hoạch sản xuất và mùa vụ. Cách làm riêng cho nhóm này có trong bài quy trình mua hàng của công ty sản xuất.
Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng: tách quyền để chống thất thoát
Kiểm soát mua hàng dựa trên một nguyên tắc: không ai một mình làm trọn từ đặt hàng đến trả tiền. Doanh nghiệp ít người vẫn tách được bằng cách để chủ doanh nghiệp giữ quyền duyệt chi.
| Vai trò | Được làm | Không nên kiêm |
|---|---|---|
| Người đề nghị | Nêu nhu cầu, số lượng | Tự chọn nhà cung cấp cho đơn lớn |
| Người mua hàng | Hỏi giá, đặt hàng | Nhận hàng, trả tiền |
| Người nhận hàng (kho) | Kiểm và ký nhận | Đặt hàng |
| Kế toán | Đối chiếu ba chứng từ, trả tiền | Đặt hàng, nhận hàng |
Chứng từ cần lưu cho kế toán gồm phiếu đề nghị, bảng so sánh báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Theo Thuế TP. Hà Nội, từ 1/7/2025 hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (VnEconomy).
Mua nông sản của người trực tiếp trồng không có hóa đơn thì lập bảng kê thu mua. Mẫu 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC thay Mẫu 01/TNDN cũ, áp dụng cho trường hợp mua nông, lâm, thủy sản do người sản xuất trực tiếp bán ra theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (MISA). Tổng mua của một người trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên cần chú ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt (Thư viện Pháp luật).
Các điểm kiểm soát cho từng bước và cách kiểm tra đột xuất có trong bài thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng.
Đánh giá nhà cung cấp bằng 4 tiêu chí
Chấm điểm nhà cung cấp mỗi quý giúp quyết định giữ, nhắc nhở hay thay, thay vì dựa vào cảm giác. Bốn tiêu chí đủ cho doanh nghiệp nhỏ.
| Tiêu chí | Trọng số gợi ý | Cách chấm (thang 5) |
|---|---|---|
| Giá | 30% | So với giá thị trường và báo giá của nơi khác |
| Chất lượng | 30% | Tỷ lệ lô đạt khi kiểm nhận |
| Giao đúng hẹn | 25% | Số lần giao đúng ngày trên tổng số lần giao |
| Hóa đơn, chứng từ | 15% | Xuất hóa đơn đúng, đủ, kịp thời |
Điểm trung bình từ 4 trở lên thì giữ; từ 3 đến dưới 4 thì nhắc và theo dõi; dưới 3 thì tìm nhà cung cấp thay. Doanh nghiệp làm theo ISO 9001 cần lưu bằng chứng đánh giá; cách làm có trong bài đánh giá nhà cung cấp.
Biểu mẫu quy trình mua hàng và lỗi thường gặp
Bộ biểu mẫu tối thiểu chỉ cần ba tờ: phiếu đề nghị mua hàng, bảng so sánh báo giá và đơn đặt hàng; cộng thêm biên bản giao nhận ở bước 5. File mẫu và cách điền có trong bài biểu mẫu quy trình mua hàng.
Checklist rà 5 lỗi hay gặp khiến mua đắt, mua thiếu:
- [ ] Mọi đơn đều có đơn đặt hàng ghi giá, không chỉ chốt qua tin nhắn
- [ ] Kho đã kiểm tồn trước khi phiếu đề nghị được chuyển đi
- [ ] Người đặt, người nhận, người trả tiền là những người khác nhau
- [ ] Đơn từ 5 triệu đồng được chuyển khoản, giữ quyền khấu trừ thuế GTGT
- [ ] Lỗi giao hàng được ghi lại để có số liệu khi đánh giá
Cách sửa từng lỗi và dấu hiệu nhận biết sớm có trong bài lỗi thường gặp khi làm quy trình mua hàng.
Ví dụ: cơ sở chế biến trà mua bao bì và nguyên liệu theo mùa
Ví dụ giả định: một cơ sở chế biến trà nhỏ mua chè búp tươi của các hộ quanh vùng vào vụ, và mua túi, hộp quanh năm.
- Bao bì là mua thường xuyên: chọn 2 xưởng in, ký hợp đồng khung giá theo năm, đặt khi tồn còn đủ dùng một tháng. Quản lý duyệt kế hoạch mua theo tháng.
- Chè búp tươi mua của hộ trồng: mỗi buổi cân có phiếu cân ghi tên hộ, khối lượng, đơn giá; cuối ngày lập bảng kê thu mua. Hộ nào bán trong ngày từ 5 triệu đồng thì chuyển khoản.
- Máy sao mới là mua phát sinh: đi đủ 7 bước, lấy 3 báo giá, chủ cơ sở duyệt.
- Cuối vụ, chấm điểm các hộ cung cấp theo chất lượng búp và giao đúng giờ, để ưu tiên đặt hàng vụ sau.
Zonetech hỗ trợ gì?
ZoneKit của Zonetech gồm bộ quy trình cho 15 phòng ban với 90 quy trình mẫu; doanh nghiệp tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Thông tin chi tiết có ở trang SOP là gì. Bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu; giá gói ZoneKit: liên hệ để nhận báo giá theo quy mô.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình mua hàng gồm mấy bước?
Với doanh nghiệp nhỏ, 7 bước là đủ: đề nghị, hỏi giá, duyệt, đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp. Đơn nhỏ có thể gộp bước hỏi giá và duyệt.
Doanh nghiệp nhỏ có cần nhiều người duyệt một đơn mua không?
Không cần nhiều người, nhưng cần đúng người theo giá trị đơn. Một bảng hạn mức ba mức giúp đơn nhỏ đi nhanh, đơn lớn vẫn qua chủ doanh nghiệp.
Mua hàng của nông dân không có hóa đơn thì lập chứng từ gì?
Lập bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn (Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC), kèm phiếu cân hoặc giấy biên nhận có chữ ký người bán. Mua của một người trong ngày từ 5 triệu đồng thì nên chuyển khoản.
Bao lâu nên đánh giá lại nhà cung cấp?
Mỗi quý với nhà cung cấp chính, mỗi năm với nhà cung cấp phụ. Nhà cung cấp có sự cố lớn (giao hỏng cả lô, sai hóa đơn) thì đánh giá ngay.
Nên hỏi giá ít nhất mấy nhà cung cấp?
Ba nhà cung cấp là mức phổ biến cho đơn lớn và mua tài sản. Đơn nhỏ hoặc hàng chỉ một nơi bán thì ghi lý do vào phiếu đề nghị.
Thanh toán bao nhiêu tiền thì bắt buộc chuyển khoản?
Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hàng mua từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt, áp dụng từ 1/7/2025. Nên chuyển khoản cả với đơn nhỏ hơn để dễ đối chiếu.
Đọc tiếp: cách viết quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng cho cơ sở nhỏ.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.