ZoneTechBộ quy trình doanh nghiệp 14 phòng ban, 84 quy trình mẫu, để công ty chạy bằng hệ thống thay vì trí nhớ của chủ.
ZoneKit là bộ quy trình vận hành (SOP) viết sẵn cho 14 phòng ban, lấy từ cách đội ngũ ZoneTech đang vận hành doanh nghiệp của chính mình. Bạn chọn tự làm theo từng phòng ban, hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày để quy trình được dùng hằng ngày, không chỉ lưu thành file.
Tóm tắt nhanh
- 84 quy trình mẫu chia theo 14 phòng ban, 4 khối.
- Hai cách dùng: tự làm theo phòng ban, hoặc làm cùng 30 ngày.
- Chấm điểm vận hành 8 câu, miễn phí, có kết quả ngay.
- Báo giá theo số phòng ban bạn chọn, sau buổi khảo sát miễn phí.
Dành cho ai?
- Chủ doanh nghiệp đang ôm mọi việc. Nhân viên hỏi gì cũng phải hỏi chủ.
- Doanh nghiệp đang tăng người. Mỗi người mới vào làm một kiểu, đào tạo mất vài tuần.
- Trưởng phòng muốn chuẩn hóa phòng mình trước khi cả công ty làm.
Chạy bằng trí nhớ của chủ hay chạy bằng hệ thống?
| Khi chạy bằng trí nhớ của chủ | Khi chạy bằng hệ thống |
|---|---|
| Việc nằm trong đầu chủ, chủ nghỉ vài ngày là việc tắc | Việc có quy trình viết ra, ai cũng tra được |
| Nhân sự nghỉ là mất luôn cách làm | Người mới có tài liệu để tự tra, bớt phải hỏi chủ |
| Kế toán, kinh doanh, marketing mỗi phòng một mẫu | Biểu mẫu chung, số liệu khớp giữa các phòng |
| Sai sót lặp lại vì không ai ghi lại nguyên nhân | Lỗi được ghi vào quy trình để giảm lặp lại |
SOP là gì và khác gì một bộ mẫu tải miễn phí?
SOP (standard operating procedure) là quy trình thao tác chuẩn: ghi rõ ai làm, làm gì, theo thứ tự nào, dùng biểu mẫu nào và thế nào là xong. Trên mạng có nhiều bộ quy trình mẫu miễn phí. Chúng hữu ích để tham khảo, nhưng thường dừng ở file. Phần khó là sửa mẫu cho khớp cách công ty bạn đang làm, giao người chịu trách nhiệm và kiểm tra xem mọi người có làm theo không. ZoneKit cung cấp phần này: quy trình mẫu viết từ việc thật, kèm cách đưa vào áp dụng.
Bài giải thích chi tiết: sop là gì.
Bên trong ZoneKit có gì?
84 quy trình mẫu chia theo 14 phòng ban, gom thành 4 khối:
| Khối | Phòng ban | Ví dụ quy trình |
|---|---|---|
| Điều hành | Ban Giám đốc – Chiến lược (6 quy trình) Pháp chế – Rủi ro – Tuân thủ (6 quy trình) | Lập kế hoạch kinh doanh năm; Soạn thảo và duyệt hợp đồng |
| Tạo doanh thu | Marketing (6 quy trình) Kinh doanh – Sale (6 quy trình) Thương mại điện tử (6 quy trình) Chăm sóc khách hàng (6 quy trình) | Lập kế hoạch marketing tháng; Tiếp nhận và phân bổ lead; Đăng và tối ưu sản phẩm sàn |
| Sản phẩm và vận hành | Nghiên cứu – Phát triển sản phẩm (6 quy trình) Mua hàng – Cung ứng (6 quy trình) Sản xuất – Cung cấp dịch vụ (6 quy trình) Kho vận – Giao hàng (6 quy trình) Kiểm soát chất lượng (6 quy trình) | Thu thập ý tưởng sản phẩm; Đánh giá, chọn nhà cung cấp; Lập kế hoạch sản xuất / triển khai |
| Hỗ trợ | Hành chính – Nhân sự (6 quy trình) Tài chính – Kế toán (6 quy trình) Công nghệ thông tin (6 quy trình) | Tuyển dụng; Thu tiền và đối soát; Cấp và thu hồi tài khoản |
Xem thử một quy trình mẫu: QT-ECOM-05, xử lý đổi trả đơn Shopee
Mỗi quy trình trong bộ đều theo cùng khung đó, nên nhân viên đọc một quy trình là biết cách đọc các quy trình còn lại.
Chấm điểm vận hành miễn phí: 8 câu, có kết quả ngay
Trả lời 8 câu Có hoặc Chưa về cách công ty đang chạy. Kết quả hiện ngay, kèm gợi ý nên bắt đầu từ phòng ban nào.
Nhân viên mới tự làm được việc trong tuần đầu mà không cần hỏi chủ?
Mỗi lead, mỗi khách hỏi đều được ghi lại và chăm lại đúng lịch?
Đơn hàng online được xử lý theo một checklist chung?
Marketing có kế hoạch tháng và đo được hiệu quả từng kênh?
Mọi khoản chi đều có người duyệt và chứng từ đi kèm?
Khiếu nại của khách được xử lý trong thời hạn cố định?
Mỗi phòng có 3-5 chỉ số được theo dõi hằng tuần?
Chủ doanh nghiệp nghỉ 1 tuần, công việc vẫn chạy bình thường?
Hai cách triển khai: tự làm hay làm cùng 30 ngày
- Hợp với công ty đã có người phụ trách, cần mẫu để sửa
- Bộ quy trình và biểu mẫu của phòng ban đã chọn, hướng dẫn sửa
- Người của bạn làm
- Hợp với công ty cần người dẫn từ đầu đến khi chạy
- Toàn bộ quy trình đã chọn, chỉnh theo công ty bạn, có buổi đào tạo và kiểm tra
- ZoneTech làm cùng người của bạn
Không gồm: phần mềm quản lý công việc (nếu bạn dùng), chi phí in ấn, đào tạo ngoài phạm vi đã thỏa thuận.
Lộ trình làm cùng 30 ngày
- Tuần 1, chẩn đoán: chấm điểm vận hành, phỏng vấn chủ và trưởng phòng, chọn phòng ban làm trước.
- Tuần 2, chỉnh mẫu: sửa quy trình mẫu theo cách công ty đang làm, chốt người chịu trách nhiệm từng quy trình.
- Tuần 3, chạy thử: nhân sự làm theo quy trình mới, ghi lại chỗ vướng.
- Tuần 4, đo và bàn giao: chỉnh lần cuối, đào tạo, bàn giao bộ quy trình và biên bản.
Bạn nhận được gì?
- Bộ quy trình đã chọn, ở dạng file sửa được.
- Biểu mẫu đi kèm từng quy trình.
- Với gói làm cùng: biên bản bàn giao và danh sách người chịu trách nhiệm từng quy trình.
Quy trình lấy từ đâu?
Bộ quy trình được viết từ việc vận hành TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt (Thái Nguyên) bán đa kênh với hệ thống đại lý, và trước đó áp dụng ở doanh nghiệp người sáng lập từng tham gia xây dựng. Các quy trình trong bộ đã dùng ở TRAVINA trước khi đưa vào ZoneKit. Xem thêm giới thiệu ZoneTech.
Câu hỏi thường gặp
SOP khác quy trình thường ở điểm nào?
Quy trình thường chỉ nói các bước. SOP ghi thêm ai làm, dùng biểu mẫu nào, thời hạn bao lâu và thế nào là xong, nên người mới làm theo được mà không cần hỏi.
Có bắt buộc phải viết quy trình ra văn bản không?
Không bắt buộc, đây là lựa chọn quản trị của doanh nghiệp. Tuy vậy, quy trình không viết ra thì khó đào tạo, khó kiểm tra và khó cải tiến.
Ai trong công ty nên chịu trách nhiệm quy trình?
Mỗi quy trình có một người chịu trách nhiệm, thường là trưởng bộ phận. Chủ doanh nghiệp duyệt và theo dõi qua báo cáo.
Quy trình mẫu có sửa theo ngành của tôi được không?
Được. Gói tự làm có hướng dẫn sửa; gói làm cùng thì ZoneTech sửa cùng bạn.
Bộ quy trình dùng được với phần mềm quản lý công việc không?
Được. Quy trình là nội dung, bạn đưa vào phần mềm đang dùng hoặc giữ ở dạng tài liệu. Nếu cần người kèm áp dụng vào bán hàng, xem ZoneOps.
Có được xem thử trước khi mua không?
Có. Xem quy trình mẫu QT-ECOM-05 trên trang này và làm bài chấm điểm 8 câu miễn phí.
Bắt đầu từ bài chấm điểm 8 câu
Làm bài chấm điểm để biết công ty đang hổng ở đâu, hoặc để lại số điện thoại để ZoneTech gọi tư vấn trong 24 giờ làm việc.
- Hotline, Zalo: 0828.229.666 · 0976.179.886
- Khảo sát 30 phút, báo giá trước khi làm
- Thông tin chỉ dùng để tư vấn, không chia sẻ cho bên thứ ba
Cần người kèm vận hành bán hàng hằng tuần sau khi có quy trình? Xem ZoneOps: dịch vụ vận hành bán hàng.
Tìm hiểu thêm: quy trình kinh doanh · quy trình vận hành · quy trình hành chính nhân sự · quản trị doanh nghiệp · quản trị nhân lực