ZoneTechPhần mềm quản lý kho miễn phí 2026: chọn đúng cho cửa hàng nhỏ
Phần mềm quản lý kho miễn phí dùng được cho cửa hàng nhỏ, với điều kiện số mã hàng, số đơn và số người dùng nằm trong giới hạn của gói free. Các gói miễn phí đã kiểm trong bài đều chặn ở 1 người dùng và giới hạn số đơn hoặc số mã hàng; theo dõi lô, hạn dùng thường nằm ở gói trả phí. Bài này dành cho chủ cửa hàng, hộ kinh doanh đang làm phần kho trong việc quản lý cửa hàng, muốn biết nên chọn công cụ nào và khi nào phải trả phí.
Tóm tắt nhanh
- "Miễn phí" có 3 kiểu: miễn phí vĩnh viễn nhưng giới hạn, dùng thử có hạn, và mã nguồn mở tự cài.
- Zoho Inventory bản Free giới hạn 50 đơn, 1 người dùng, 2 địa điểm và không có theo dõi lô; Sortly bản Free giới hạn 100 mã hàng và 1 người dùng (kiểm 13/10/2026).
- Dưới khoảng 100 mã, 1 người ghi và 1 kênh bán thì Excel hoặc Google Sheets còn đủ.
- Phần mềm chỉ chạy đúng khi đã có mã hàng thống nhất, tồn tối thiểu và lịch kiểm kê.
- Bán cả quầy và sàn thì cần công cụ trừ tồn chung, phần này hầu như chỉ có ở gói trả phí.
Phần mềm quản lý kho miễn phí là gì, có miễn phí hẳn không
Đây là công cụ ghi nhập, xuất, tồn theo từng mã hàng mà người dùng không phải trả thuê bao. Chữ "miễn phí" trên các trang top thường gộp 3 kiểu khác nhau:
| Kiểu | Mất gì | Hợp với |
|---|---|---|
| Miễn phí vĩnh viễn có giới hạn | Bị chặn số mã, số đơn hoặc số người dùng; tính năng nâng cao phải trả | Cửa hàng 1 người, ít mã |
| Dùng thử | Đủ tính năng trong vài ngày, sau đó trả phí hoặc bị khóa | Cửa hàng muốn thử trước khi mua |
| Mã nguồn mở tự cài | Không mất phí bản quyền nhưng cần máy chủ và người cài, bảo trì | Xưởng, doanh nghiệp có người làm kỹ thuật |
ERPNext là ví dụ của kiểu thứ ba: phần mềm ERP mã nguồn mở, giấy phép GPL-3.0 (GitHub ERPNext). Với cửa hàng nhỏ, chi phí thuê người cài và giữ máy chủ thường lớn hơn tiền thuê bao một phần mềm có sẵn.
Quản lý kho cho cửa hàng nhỏ cần làm đúng những việc gì
Phần mềm chỉ ghi lại những gì người dùng làm. Muốn số tồn đúng, cửa hàng cần 3 nhóm việc trước, rồi mới chọn công cụ. Các nguyên tắc quản lý kho cho người mới có trong bài riêng.
Mã hàng, đơn vị tính, tồn tối thiểu
Mỗi biến thể có một mã riêng, ví dụ trà 100g và trà 500g là hai mã. Đơn vị tính thống nhất (gói, hộp, thùng) và có quy đổi khi nhập thùng, bán lẻ gói. Mỗi mã có mức tồn tối thiểu để biết lúc nào đặt hàng.
Nhập, xuất, kiểm kê định kỳ
Ghi nhập và xuất ngay khi phát sinh, không ghi dồn cuối ngày. Mã bán chạy kiểm hằng tuần, mã còn lại kiểm hằng tháng.
Lô, hạn dùng với hàng thực phẩm
Hàng thực phẩm cần ghi số lô và hạn dùng khi nhập, xuất lô hết hạn trước. Đây là tính năng gói miễn phí hay thiếu nhất.
Bảng so sánh phần mềm và app quản lý kho miễn phí
Bảng dưới chỉ ghi giới hạn đọc được trên trang giá chính thức, ngày 13/10/2026. Ô "chưa rõ" là trang giá không nêu, cần hỏi nhà cung cấp.
| Công cụ | Giới hạn gói miễn phí | Lô, hạn dùng ở bản free | Nối sàn | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Zoho Inventory | 50 đơn, 1 người dùng, 2 địa điểm (Zoho) | Không (theo dõi lô từ gói Professional) | Chưa rõ | Giao diện tiếng Anh |
| Sortly | 100 mã hàng, 1 người dùng, 1 trường tùy chỉnh (Sortly) | Chưa rõ | Không thấy trên trang giá | Mạnh về đếm và chụp ảnh hàng |
| Loyverse | Bán hàng miễn phí; kho nâng cao là gói thêm 25 USD/tháng mỗi cửa hàng (Loyverse) | Ở gói thêm | Chưa rõ | Hợp quán nhỏ có quầy |
| MISA eShop | Hãng công bố miễn phí cho hộ doanh thu ≤ 1 tỷ đồng/năm (MISA eShop) | Chưa rõ | Chưa rõ | Phần mềm bán hàng có module kho |
| Excel, Google Sheets | Không giới hạn, tự dựng | Tự thêm cột | Không | Phải nhập tay |
Các phần mềm Việt Nam như KiotViet, Sapo, Nhanh.vn có kho đi kèm nhưng là trả phí có dùng thử, xem mục chi phí ở dưới.
App quản lý kho hàng miễn phí trên điện thoại
Điện thoại hợp với việc đếm hàng và quét mã ngay tại kệ. Khi chọn app, thử 3 việc: quét mã vạch bằng camera, đếm khi mất mạng rồi đồng bộ, và xuất danh sách ra file. So sánh chi tiết từng app có trong bài app quản lý kho hàng miễn phí.
Quản lý kho bằng Excel: khi nào còn đủ dùng
Excel còn đủ khi cửa hàng có ít mã, một người ghi sổ và chỉ bán một kênh. Nhiều cửa hàng nên bắt đầu ở đây để quen việc ghi đúng trước khi trả tiền phần mềm.
Mẫu xuất nhập tồn cơ bản
File gồm 4 sheet: Danh mục (mã, tên, đơn vị, tồn tối thiểu), Nhập (ngày, mã, số lượng, lô, hạn dùng), Xuất (ngày, mã, số lượng, kênh) và Tồn, dùng hàm SUMIFS cộng nhập trừ xuất theo mã. Cách dựng từng sheet và file mẫu có trong bài quản lý kho bằng Excel.
Dấu hiệu Excel không còn đủ
Hai người trở lên cùng sửa file, bán từ 2 kênh, số dòng nhiều đến mức file mở chậm, hoặc cuối tháng kiểm kê lệch liên tục mà không tìm được lý do.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí có cần cho cửa hàng nhỏ
Phần lớn cửa hàng nhỏ chưa cần. Quản lý theo vị trí là ghi từng mã nằm ở kệ nào, ô nào, hợp với kho từ vài trăm mã trở lên hoặc kho có nhiều người lấy hàng.
Cửa hàng một gian kho thường chỉ cần dán nhãn kệ theo nhóm hàng. Khi nào nên chuyển sang quản lý theo kệ, ô và các phần mềm làm được việc này có trong bài phần mềm quản lý kho theo vị trí.
Checklist chọn phần mềm quản lý kho miễn phí
Trả lời 10 câu dưới đây trước khi đăng ký. Câu nào trả lời "không" là giới hạn sẽ gặp sớm.
- [ ] Số mã hàng của cửa hàng nằm trong giới hạn bản free?
- [ ] Số đơn mỗi tháng nằm trong giới hạn?
- [ ] Đủ số người dùng cho người nhập và người bán?
- [ ] Có ghi được lô và hạn dùng nếu bán thực phẩm?
- [ ] Có quy đổi đơn vị (thùng, hộp, gói)?
- [ ] Có app điện thoại quét được mã vạch?
- [ ] Có trừ tồn chung khi bán ở nhiều kênh?
- [ ] Xuất được toàn bộ dữ liệu ra Excel?
- [ ] Có hướng dẫn hoặc hỗ trợ tiếng Việt?
- [ ] Lên gói trả phí mà giữ nguyên dữ liệu?
Quy trình quản lý kho 6 bước áp dụng với mọi phần mềm
Dù dùng Excel hay phần mềm, kho chạy theo cùng 6 bước. Biểu mẫu chi tiết, phân quyền từng bước có trong bài quy trình quản lý kho.
| Bước | Việc làm | Ghi vào đâu |
|---|---|---|
| 1. Nhận hàng | Đếm, kiểm chất lượng, đối chiếu phiếu giao | Phiếu nhận |
| 2. Nhập | Ghi mã, số lượng, lô, hạn dùng | Phiếu nhập |
| 3. Sắp xếp | Để hàng theo nhóm, lô cũ ra trước | Nhãn kệ |
| 4. Xuất | Xuất theo đơn, ghi kênh bán | Phiếu xuất |
| 5. Đối soát | Cuối ngày so tồn trên sổ với đơn đã giao | Bảng đối soát |
| 6. Kiểm kê | Đếm thực tế, ghi chênh lệch và lý do | Biên bản kiểm kê |
Ví dụ: kho trà đóng gói theo lô, bán cả quầy và Shopee
Ví dụ minh họa: một cơ sở trà đóng gói theo mẻ, mỗi mẻ là một lô có ngày đóng gói. Hàng bán ở quầy và trên Shopee lấy từ cùng một kho. Cơ sở để tồn trên sàn thấp hơn tồn thực một mức an toàn, cuối ngày trừ đơn sàn vào sổ, và xuất lô cũ trước cho cả hai kênh. TRAVINA cũng bán song song qua website, Shopee và đại lý.
Kinh nghiệm quản lý kho vật tư cho xưởng nhỏ
Kho vật tư (bao bì, nhãn, nguyên liệu) cần thêm định mức: mỗi đơn vị thành phẩm dùng bao nhiêu vật tư, để biết khi nào phải đặt in bao bì. Cách lập định mức có trong bài kinh nghiệm quản lý kho vật tư.
Khi nào nên chuyển sang phần mềm trả phí
Nên chuyển khi cửa hàng chạm một trong các ngưỡng: vượt giới hạn đơn hoặc mã của bản free, có từ 2 người cùng nhập liệu, có từ 2 kho hoặc 2 kênh bán, hoặc cần theo dõi lô mà bản free không có.
| Phần mềm | Gói thấp nhất niêm yết | Cách tính |
|---|---|---|
| KiotViet | 270.000đ (gói hỗ trợ) | Theo chi nhánh/tháng (KiotViet) |
| Sapo | 170.000đ/tháng (StartUp) | Dùng thử 7 ngày (Sapo) |
| Nhanh.vn | 250.000đ/tháng (POS Basic), 150.000đ nếu mua từ 2 năm | Theo cửa hàng (Nhanh.vn) |
Giá đọc ngày 13/10/2026, có thể thay đổi. Chi phí năm đầu nên tính cả máy quét mã vạch và máy in tem.
ZoneTech hỗ trợ gì?
ZoneTech vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA. Gói ZoneOps cho việc quản lý chuỗi cửa hàng có 3 mức: 3,5 triệu đồng/tháng (họp, báo cáo tháng), 5,5 triệu (họp 2 buổi/tháng, KPI tuần), 10 triệu (họp tuần, kèm 1-2 nhân sự); giá chưa gồm VAT, tối thiểu 3 tháng, không cam kết doanh thu. Gọi 0828.229.666 hoặc 0976.179.886 để nhận tư vấn vận hành cùng từ 3,5 triệu/tháng.
Câu hỏi thường gặp
Có phần mềm quản lý kho miễn phí hoàn toàn, không giới hạn không?
Phần mềm mã nguồn mở như ERPNext không mất phí bản quyền, nhưng cần máy chủ và người cài. Phần mềm dùng ngay thì bản free gần như luôn có giới hạn về đơn, mã hàng hoặc người dùng.
Dùng phần mềm miễn phí có bị mất dữ liệu không?
Có rủi ro nếu nhà cung cấp đổi chính sách hoặc phần mềm cài trên một máy bị hỏng. Xuất dữ liệu ra Excel định kỳ mỗi tháng để giữ bản sao.
App quản lý kho trên điện thoại có đủ cho cửa hàng nhỏ không?
Đủ cho việc đếm, quét mã và tra tồn với kho dưới khoảng 100 mã. Báo cáo, đối soát và nhập hàng loạt vẫn nên làm trên máy tính.
Phần mềm quản lý kho có quản lý được hạn sử dụng, số lô không?
Có ở nhiều phần mềm, nhưng thường nằm trong gói trả phí. Ví dụ Zoho Inventory chỉ có theo dõi lô từ gói Professional.
Bán cả tại quầy và trên Shopee thì tồn kho có tự trừ không?
Chỉ khi phần mềm có kết nối sàn và đã liên kết shop. Nếu chưa, phải trừ tay đơn sàn mỗi ngày và để tồn trên sàn thấp hơn tồn thực.
Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?
Mã bán chạy kiểm hằng tuần, mã còn lại hằng tháng, toàn bộ kho ít nhất mỗi quý. Hàng thực phẩm kiểm thêm hạn dùng mỗi lần đếm.
Đọc tiếp: cách quản lý đơn hàng từ lúc nhận đến lúc giao, và cách giữ khách quay lại bằng chương trình khách hàng thân thiết.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.